Bunker aanvragen
Als studentenkring/vereniging aangesloten bij het Brussels studenten genootschap (BSG), richt je je verzoek tot gebruik van de bunker aan het BSG via e-mail. Je doet dit bij aanvang van het academiejaar. Definitieve toewijzing van de bunker gebeurt via lotingconvents. Het BSG doet dan de aanvraag voor het gebruik van de bunker bij Infradesk. Je moet ook steeds het reservatieformulier bij Infradesk indienen. Goed om te weten, de maximum geluidsintensiteit bedraagt 95 dB.
Ben je niet aangesloten bij BSG, dan doe je je aanvraag rechtstreeks via het onderstaande formulier.
Voor studentenkringen/verenigingen aangesloten bij BSG is de prijs van de bunker:
- Volledig: € 900 (geluid tot 5u00)
- Geluid en drankbedeling stopt om 4u00: € 600
- Geluid en drankbedeling stopt om middernacht: € 450
Alle info en richtlijnen over het gebruik van de bunker, vind je in het Lokalenreglement.
Benodigde documenten
Als organisator dien je volgende ingevulde documenten voor de datum van het evenement, via e-mail door te sturen naar Security VUB via infradesk@vub.be.
Het vrijwilligersdocument downloaden, invullen en tijdig versturen naar het kabinet van de Burgemeester voor ondertekening (cabinet.bourgmestre@ixelles.brussels ). De ondertekende versie van het document stuur je door naar infradesk@vub.be
Veiligheidsplan Grondplan Vrijwilligersregime
Zodra je een positief advies ontvangt, worden alle ondersteunende VUB-diensten op de hoogte gesteld van je veiligheids- en grondplan. Zo kan de nodige ondersteuning worden voorzien, indien deze werd aangevraagd. Op de dag van de fuif komt de bewaking een check doen of er aan de voorwaarden van het veiligheids- en grondplan wordt voldaan.
Facilitaire diensten aanvragen
Dienst Infrastructuur stelt materiaal en diensten ter beschikking aan organisatoren van activiteiten op de VUB campussen. Dit gaat om water, elektriciteit, bewaking, afvalverwerking of andere logistieke ondersteuning zoals tafels, stoelen en nadars. Om deze aan te vragen ga je naar de online rental shop of stuur je een mail naar infradesk@vub.be. Vermeld hierin duidelijk de naam en de datum van het evenement.
Instructies tijdens huur
Binnenkort kan je hier de specifieke instructies nalezen.
Bewaking
De organisatie van een evenement/TD vereist de aanwezigheid van een aantal bewakingsagenten op locatie. Deze agenten dienen opgeleid te zijn in persoonscontrole voor café en dansgelegenheden. De organisator staat zelf in voor de veiligheid in en rond de perimeter van zijn/haar evenement/TD. Bij ernstige incidenten zal de VUB bewaking natuurlijk hulp/assistentie bieden.