2022_Activiteit VUB Main Campus_Evenementen_VUB

Hoe doe ik een aanvraag? 

Een aanvraag doe je bij de dienst Lokalenbeheer. Zij zijn verantwoordelijk voor de planning van alle niet-onderwijsactiviteiten in leslokalen, auditoria, vergaderzalen en congreslokalen op de VUB Main Campus en VUB Usquare Campus.

Vul het online reservatieformulier in

Geef aan wat voor activiteit je wil organiseren, wanneer en met hoeveel personen. 

Opgelet: voor de verwerking van de aanvraag is het belangrijk dat het reservatieformulier volledig en correct is ingevuld.

Snel naar het reservatieformulier

Na indiening van je aanvraag
  • Het formulier wordt automatisch verstuurd naar de dienst Lokalenbeheer.
  • De medewerkers van Lokalenbeheer zullen je een voorstel doen voor een ruimte die geschikt is voor het aantal aanwezigen en met de gewenste accommodatie.

Let wel: jouw aanvraag impliceert geenszins de automatische toekenning van de gewenste lokalen. Aanvragen worden behandeld in de volgorde waarin wij ze ontvangen. 

Na goedkeuring van je aanvraag
  • Na goedkeuring van de aanvraag ontvang je een bevestiging via e-mail met een verwijzing naar het reglement en extra afspraken. De bevestigingsbrief geldt als overeenkomst voor het ter beschikking stellen van de gevraagde lokalen. De overeenkomst maakt ook melding van het toegepaste huurtarief, de gebeurlijke reinigingskosten en de na te leven veiligheidsvoorschriften. 
  • Als huurder moet je de overeenkomst ondertekend terugsturen naar de dienst Lokalenbeheer.

Aanvraagtermijnen 

  • Eenvoudige aanvraag: 1 lokaal voor 1 event op 1 tijdstip, geen voorbereidingstijd vereist.
    Vraag je reservatie minstens 3 werkdagen op voorhand aan.
  • Gecombineerde aanvraag: meerdere lokalen voor een één of meerdaags event of verschillende dagen binnen één periode.
    Vraag je reservatie minstens 10 werkdagen op voorhand aan.
  • Uitgebreide activiteiten: bijvoorbeeld een studiedag.
    Vraag je reservatie minstens 1 maand op voorhand aan.

Opgelet: als de termijnen niet gerespecteerd worden, kan de aanvraag geweigerd worden en kan een tijdige behandeling niet meer gegarandeerd worden.

Organiseer je een congres?

Voor congressen vragen we je via mail contact op te nemen met infradesk@vub.be zodat we de beschikbaarheid kunnen nagaan.

Let wel: congressen moeten eerst intern goedgekeurd worden. 

Reservatieformulier lokalen

Bent u intern of extern? *
Omschrijving van de activiteit en data
Dag activiteit

Gewenste lokalen

Opmerking: De meeste auditoria en leslokalen zijn enkel beschikbaar indien er geen onderwijsactiviteiten plaatsvinden.

Auditorium (vast meubilair)
Lokaal met los meubilair
Ontvangst-/receptieruimtes
U-residence
Andere
Heb je geplande cateringactiviteiten? *
Welke soort catering
Opgelet: Aanleveren van cateringmateriaal kan enkel in de voorbereidingstijd hierboven ingegeven en ophaling is enkel mogelijk in de aangegeven opruimtijd.
Opgelet: Het is verboden om te koken in de lokalen. Enkel opwarming van eten is mogelijk met elektrische bain maries. Deze regel geldt ook voor externe cateraars.
Wens je extra reiniging vooraf? *
Heeft u extra elektrisch vermogen nodig (>16A)? *
Opgelet: Inbreuken op voorschriften met betrekking tot elektrische installaties (zoals vermeld in het lokalenreglement) zijn ten titel van de huurder.
Wens je audiovisuele ondersteuning? *
Opgelet: Bij aanvraag ga je automatisch akkoord met het lokalenreglement. Je verklaart jezelf akkoord om de integrale verantwoordelijkheid voor de activiteit en de effecten ervan te dragen (bv. schade). De universiteit kan je hierop ten allen tijden aanspreken. Je laat de gevraagde locatie achter in de staat (properheid) waarin ze werd gevonden. Hou er rekening mee dat je verantwoordelijk bent voor het verwijderen van afval (glas, pmd, papier,rest ...) naar de verschillende afvalhaventjes. Als dit niet het geval is, zal er een extra reinigingskost aangerekend worden. Het is verboden de veiligheid van studenten, personeel en/of bezoekers in gevaar te brengen of de normale dagelijkse activiteiten van de universiteit te verstoren. Je volgt eventuele instructies van de betrokken verantwoordelijke of bewaking en aanvaardt dat zij te allen tijde kunnen beslissen de activiteit stop te zetten.

Vragen of opmerkingen?

Wil je een buitenactiviteit organiseren?

Buitenactiviteiten (op graspleinen of in een tent) worden beheerd door de dienst AV Services.

Doe een aanvraag voor een buitenactiviteit