Aanvraag activiteit VUB Main Campus

Hoe doe ik een aanvraag? 

Een aanvraag doe je bij Infradesk. Zij zijn verantwoordelijk voor de planning van alle niet-onderwijsactiviteiten in leslokalen, auditoria, vergaderzalen en congreslokalen op de VUB Main Campus en VUB Usquare Campus.

Na indiening van je aanvraag

• Het formulier wordt automatisch verstuurd naar Infradesk.
• De medewerkers van Lokalenbeheer zullen je een voorstel doen voor een ruimte die geschikt is voor het aantal aanwezigen en met de gewenste accommodatie.

Let wel: jouw aanvraag impliceert geenszins de automatische toekenning van de gewenste lokalen. Aanvragen worden behandeld in de volgorde waarin wij ze ontvangen. 

Na goedkeuring van je aanvraag

• Na goedkeuring van de aanvraag ontvang je een bevestiging via e-mail met een verwijzing naar het Lokalenreglement en extra afspraken. De bevestigingsbrief geldt als overeenkomst voor het ter beschikking stellen van de gevraagde lokalen. De overeenkomst maakt ook melding van het toegepaste huurtarief, de gebeurlijke reinigingskosten en de na te leven veiligheidsvoorschriften. Elke goedgekeurde aanvraag impliceert automatisch een aanvaarding van de bepalingen uit het Lokalenreglement.

Aanvraagtermijnen 

• Eenvoudige aanvraag: 1 lokaal voor 1 event op 1 tijdstip, geen voorbereidingstijd vereist.
  
  Vraag je reservatie minstens 5 werkdagen op voorhand aan.
• Gecombineerde aanvraag: meerdere lokalen voor een één of meerdaags event of verschillende dagen binnen één periode.
  
  Vraag je reservatie minstens 10 werkdagen op voorhand aan.
• Aanvraag buitenactiviteit: QTent, BBQ-plaats of Grasveld op campus
  
  Vraag je reservatie minstens 10 werkdagen op voorhand aan.
• Uitgebreide activiteiten: bijvoorbeeld een studiedag.
  
  Vraag je reservatie minstens 2 maanden op voorhand aan.
• Congressen
  • Let op: congressen moeten eerst intern worden goedgekeurd door Lokalenbeheer, in samenwerking met Centrale Roostering Onderwijs, op basis van beschikbaarheid van de lokalen en prioritisering van onderwijsactiviteiten.
  • Contacteer Lokalenbeheer voor evaluatie van de aanvraag.
  • Vraag je reservatie minsten 4 maanden op voorhand aan.

Opgelet: als de termijnen niet gerespecteerd worden, kan de aanvraag geweigerd worden en kan een tijdige behandeling niet meer gegarandeerd worden.

Aanvragen voor events in een volgend academiejaar kunnen niet bevestigd worden voordat de lessenroosters van dat academiejaar gekend zijn. Als universiteit waarborgen we immers een prioritaire boeking voor onze kerntaak onderwijs.

Vragen of opmerkingen?