Jeroen De Samblancx lag mee aan de basis van het initiatief rond de Compassionate University en is sinds het begin coördinator van de kerngroep. Noëmi Verreyen is teamcoördinator Welzijn binnen de directie Mens & Organisatie aan de VUB: “M&O werd vrij snel betrokken bij Compassionate University om een vertaling te maken naar het personeel van de VUB.”
Compassionate Week 2026: samen ruimte maken voor rouw en verlies
Van 16 tot en met 19 november nodigt de VUB studenten en medewerkers uit om stil te staan bij ernstige ziekte, mantelzorg, rouw en verlies. Op het programma staan filmvertoningen, gesprekken, creatieve workshops en poëzie. Schrijf een troostkaartje, neem deel aan het jaarlijkse Moment van Troost op 19 november of kom langs in het Compassionate Café.
Van de visie van Caroline Pauwels naar een zorgzame universiteit
“Een van de strategische doelen van M&O is namelijk het verhogen van engagement en welzijn bij personeel; dit is daar een onderdeel van. We zetten in op welzijnsbeleid, psychosociale ondersteuning (zoals het Employee Assistance Programme), ondersteunen initiatieven als de Compassionate Week en coördineren het proces bij overlijdens van (ex-)personeelsleden. Dit wil zeggen dat we een aanspreekpunt zijn, interne communicatie begeleiden en we hebben, dankzij het werk van COCO, brochures voor studenten en voor personeel waarin de tips beschreven staan hoe je als collega of leidinggevende met een overlijden kan omgaan.”
Jeroen: “Compassionate University is destijds begonnen op initiatief van toenmalig rector Caroline Pauwels. Een van de punten in haar beleidsplan was om van de VUB een warme, zorgende organisatie te maken. Ze kwam in contact met onze collega’s van de onderzoeksgroep Zorg rond het Levenseinde. Zij waren op dat moment al bezig met onderzoek naar compassionate communities. Dat concept bestond al in het buitenland. Onder de stimulans van rector Caroline Pauwels zijn we begonnen om dit concept te vertalen naar het niveau van een universiteit. Het was een lang traject om te bepalen wat een Compassionate University dan wel moet zijn. We merken – ook nu nog - dat mensen soms een verkeerd beeld hebben over wat daar wel en niet onder valt. We zijn voor de VUB tot de afbakening van ernstige ziekte, mantelzorg, sterven, rouw en verlies gekomen en de impact die zulke gebeurtenissen hebben binnen onze organisatie. De impact die een overlijden heeft op het leven van de mensen wanneer ze iemand verliezen waarmee ze samen werken of studeren is groot. Een goede omkadering bij ingrijpende gebeurtenissen heeft een positief effect op heel de organisatie.”
Verdriet stopt niet aan de deuren van de universiteit
“De pioniersfase waarin we sterk zoekende waren is intussen achter de rug”, zegt Jeroen. “We merken dat er binnen de organisatie meer openheid ontstaan is voor rouw en verlies. Dat merk je bijvoorbeeld aan het feit dat studenten of personeelsleden spontaan het Monument van Troost als plek van reflectie gebruiken bij een overlijden. Dat geeft aan dat men het idee heeft omarmd dat rouwen ook in een onderwijs- of werkcontext een plek moet hebben in onze organisatie.”
Noëmi: “We zijn inderdaad die eerste fase voorbij, toch willen we verder bouwen aan een warme en ‘caring’ universiteit. Daarom zetten we in op factoren die welzijn kunnen bevorderen zoals een feedbackcultuur, leiderschap, bekendmaking van de welzijnsactoren en proberen we regelmatig zaken te optimaliseren. Zo is mijn team bezig om het hele proces rond een overlijden te verbeteren. Ook onze collega’s van Onderwijs en Studentenzaken evalueren op tijd en stond hun proces. We evalueren ook bestaande initiatieven: vindt bijvoorbeeld de Compassionate Week nog wel op het juiste moment plaats? Hoe kunnen we grotere groepen bereiken? En willen we dat wel, of willen we meer kwaliteit? Ook houden we rekening met de wereld buiten de universiteit die snel verandert door de impact van sociale media, internationalisering, financiële uitdagingen, wetgeving die wijzigt, etc. Omdat collega’s helaas geconfronteerd worden met verlies, rouw en het opnemen van zorgtaken, en dit een zware impact kan hebben, willen we hen zo goed mogelijk ondersteunen en onderzoeken hoe we hier verder aan kunnen werken. Daarom werd er in de VUB-welzijnsbevragingen van 2022 en 2026 gepolst naar deze thema’s.”
Jeroen: “Dat is ook de essentie van wat destijds aan de basis van heel dit verhaal lag. Namelijk dat ernstige ziekte, mantelzorg, sterven, rouw en verlies onderdelen van het leven zijn. En dus moet je dat ook binnen onze organisatie een plaats kunnen geven.”
Wie met verlies wordt geconfronteerd, moet er niet alleen voor staan
Noëmi: “Bij een overlijden staat er een team ter beschikking voor zowel personeel als studenten. Binnen M&O ben ik het aanspreekpunt. Samen met Jeroen vanuit het Rectoraat, Naomi Beke vanuit Onderwijs en Studentenzaken en Ben Van Beeck vanuit Marcom voor alle communicatie, vormen we het crisisteam m.b.t. overlijdens voor de VUB. Het is een duidelijk ‘team effort’ en ‘all round’ aanpak. Zoals Jeroen aangeeft is ook (ernstige) ziekte deel van het leven. Daarom werken we aan een nieuw beleid voor ziekte en werkhervattingen en is team Well-Being een sparringpartner voor medewerkers en leidinggevenden wanneer een collega (langdurig) ziek is of het werk hervat.”
Jeroen: “Het is een van de elementen die merkbaar verbeterd zijn. Zeker in die eerste dagen na een overlijden hebben mensen nood aan steun. Wie plots een naaste collega verliest gaat door een intens rouwproces. Dan helpt zo’n uitgestoken hand om die eerste dagen door te kunnen komen.”
Noëmi: “We zetten in op de menselijke aspecten en de praktische rompslomp die bij deze gebeurtenissen komt kijken. Het laatste wat iemand wil die geconfronteerd wordt met verlies of ziekte, is paperassen invullen. Helaas hoort het erbij. Ook daarbij is het bieden van een houvast een enorme meerwaarde. Zowel voor de individuen als voor de organisatie: hoe vlotter die administratie verloopt, hoe meer tijd je in de mensen kunt steken.”
Wat is een Compassionate University?
Ernstige ziekte, mantelzorg, sterven, rouw en verlies maken deel uit van het leven. Ook aan de universiteit. Als Compassionate University wil de VUB een warme, zorgzame gemeenschap zijn waar studenten en medewerkers steun vinden bij ingrijpende gebeurtenissen.
Sinds 2018 werkt de VUB aan initiatieven die deze thema’s bespreekbaar maken. Van het Monument van Troost en de jaarlijkse Compassionate Week tot praktische rouwgidsen en ondersteuning bij een overlijden. Want zorg voor elkaar is een gedeelde verantwoordelijkheid.
Over You Are Not Alone
Bij de VUB sta je er niet alleen voor. Met You Are Not Alone (YANA) bundelt de VUB haar volledige aanbod rond psychosociaal welzijn in één overzichtelijk platform, zodat elke student en medewerker snel weet waar je terechtkan, wie je kan helpen en wat je kan verwachten. Onze ambitie: welzijn tegen 2030 het kloppend hart van de VUB maken.
