De wereld rond de VUB verandert in hoog tempo. Maatschappelijke verwachtingen verschuiven, financiële druk dwingt tot keuzes en technologie zoals AI zet bestaande rollen en processen op hun kop. Gewoon harder werken binnen dezelfde structuren volstaat niet meer. De universiteit moet ook durven onderzoeken hoe ze zich anders kan organiseren. Daar zet het nieuwe Transformatieteam zijn schouders onder als koevoet van een ongeziene transformatieoefening.
Virginia Geeraerts, adjunct-directeur Mens & Organisatie, neemt de rol van transformatiearchitect op. Katrien De Cnijf is aan de slag als transformatiemanager. Hun opdracht groeide uit concrete organisatie- en procesvraagstukken. In de context van de besparingen werd duidelijk dat kosten verminderen alleen niet volstaat. Ook de manier waarop mensen samenwerken en processen zijn ingericht, moet mee veranderen. De VUB koos daarbij bewust niet voor een klassiek, hiërarchisch programmateam, maar voor een wendbaar netwerk dat kennis opbouwt door aan concrete projecten te werken.
Wat verstaan jullie precies onder transformatie?
Katrien: “Transformatie gaat verder dan een proces hier of daar verbeteren. Ze dwingt ons een fundamentelere vraag te stellen: welk type organisatie wil de VUB in de toekomst zijn? De maatschappelijke en financiële realiteit verandert. Als we blijven doen wat we altijd deden, mogen we geen ander resultaat verwachten.”
Virginia: “Daar ligt ook het verschil met gewone change. Verandering verbetert vaak iets binnen het bestaande systeem. Bij transformatie bekijken we of dat systeem zelf nog geschikt is voor onze ambities. ASP 6 geeft binnen het grote transformatieproject de inhoudelijke richting aan, maar onze structuren, processen en capaciteiten moeten wel kunnen volgen.”
Waarom is dat nu zo dringend?
Virginia: “Omdat er de komende jaren veel op ons afkomt. Denk aan nieuwe maatschappelijke verwachtingen, de impact van AI en de nood om sneller nieuwe samenwerkingsvormen of onderzoeksgroepen op te zetten. Vandaag zijn nog veel processen handmatig en staat er veel druk op teams. We moeten daarom scherpe keuzes maken en beginnen met ingrepen die voelbaar zuurstof creëren.”
“Transformatie begint niet met harder werken, maar met de vraag of we het werk nog op de juiste manier organiseren”
Katrien De Cnijf
Hoe pakken jullie dat aan?
Katrien: “Het Transformatieteam is geen vast team dat van bovenaf een programma uitrolt. We werken met een functioneel team waarin verschillende profielen samenkomen: een transformatiemanager, een architect, businessanalisten en product- en changeprofielen. Afhankelijk van het project sluiten andere collega’s en expertises aan.”
Virginia: “Wie aan een transformatieproject meewerkt, wordt eigenlijk deel van het team. We willen mensen niet alleen betrekken, maar hen ook sterker maken in verandering en organisatieontwerp. Zo nemen ze nieuwe kennis mee naar hun eigen dienst of organisatieonderdeel. We bouwen aan een bibliotheek van methodieken en templates, maar vooral ook aan een netwerk waarin collega’s bij elkaar te rade kunnen gaan. Deze transformatiecapaciteit, het vermogen van zoveel mogelijk mensen om met verandering om te gaan, is een expliciet doel van het team.”
Een model zomaar overnemen van een andere organisatie is volgens Virginia geen optie. “Een transformatie kan alleen werken als ze aansluit bij het DNA van de VUB. We vertrekken van waar we zelf sterk in zijn en bouwen daarop verder.”
Aan welke projecten werken jullie vandaag?
Virginia: “Een voorbeeld van ons huidige portfolio is de vereenvoudiging van het aanstellingsproces. Een dossier gaat vandaag langs verschillende entiteiten, met veel overdrachtsmomenten en mogelijke breuken. We bekijken hoe we dat proces van begin tot einde eenvoudiger en consistenter kunnen maken.”
Katrien: “Daarnaast loopt een piloot rond de clustering van drie faculteitssecretariaten. We onderzoeken welke organisatievorm voldoende schaalgrootte en back-up kan bieden, maar ook een consistente dienstverlening aan verschillende klantengroepen.”
Ook de dienstverlening aan studenten, de samenwerking tussen faculteiten en centrale diensten en de impact van AI staan op de radar. AI zal volgens Virginia niet alleen individuele taken ondersteunen. Wanneer AI-systemen zelfstandig taken opnemen als een collega, veranderen ook rollen, verwachtingen en dienstverleningsmodellen. Daarom wil het team via pilootprojecten ervaring opbouwen en samen met de betrokken diensten leren. Het is wel de bedoeling om na één jaar al concrete resultaten op te leveren.
“De echte test is niet of we een mooi plan hebben, maar of medewerkers minder stappen, kortere doorlooptijden en meer ademruimte ervaren”
Met welke vragen kunnen medewerkers bij jullie aankloppen?
Katrien: “Met kleine of grote organisatievragen. Je hoeft vooraf niet zelf te beslissen of je idee wel ‘transformatief genoeg’ is. We willen vermijden dat goede ideeën stranden door zelfcensuur.”
Virginia: “We beginnen altijd met luisteren. Wat is het echte probleem? Wat is al geprobeerd? Waar loopt iemand vast? Daarna bekijken we wat nodig is. Soms begeleiden we een volledig project, soms helpen we de aanpak structureren of zijn we een klankbord.”
Het Transformatieteam neemt het eigenaarschap niet over. De leidinggevende of aanvrager blijft verantwoordelijk voor de beslissingen. “We zullen wel eerlijk challengen”, zegt Virginia. “Een beperkte procesverbetering is waardevol, maar daarom nog geen transformatieproject. Bij transformatie gaat het meestal om een complex vraagstuk dat verschillende diensten of processen raakt, veel impact heeft op stakeholders of een grondig herontwerp vraagt.”
Transformatie brengt per definitie onzekerheid mee. Hoe ga je daarmee om?
Virginia: “Je kunt niet wachten tot alles perfect is uitgewerkt. Soms moet je vooruitgaan voordat je je honderd procent klaar voelt. Je zet samen met stakeholders een stap, probeert iets in een piloot, leert en stuurt bij. Het eindresultaat ligt niet altijd volledig vast, maar de manier waarop je ernaartoe werkt moet wel gestructureerd zijn.”
Katrien: “Dat betekent niet dat alles vrijblijvend is. We halen input breed op, verwerken die op duidelijke momenten en maken vervolgens keuzes. Participatie betekent niet dat elke suggestie volledig wordt overgenomen. Transparantie over wie wat doet, wanneer beslissingen worden genomen en wat we van mensen verwachten, geeft juist richting en rust. Zodra je onderweg ook resultaten ziet, groeit het vertrouwen.”
Virginia Geeraerts
“Een woelige zee heeft avonturiers nodig. Niet om blind te springen, wel om te durven bewegen, leren en bijsturen”
Wat moeten medewerkers uiteindelijk van het Transformatieteam merken?
Virginia: “Dat processen vlotter verlopen en dat ze zich begeleid voelen wanneer hun werk verandert. Medewerkers moeten hun bezorgdheden kunnen uitspreken, begrijpen waar de organisatie naartoe wil en weten hoe we daar willen geraken.”
Katrien: “Het verschil moet tastbaar worden: minder stappen, kortere doorlooptijden en minder repetitief of arbeidsintensief werk. Zo ontstaat er meer ruimte om bij te dragen aan de echte waarde van je opdracht. Medewerkers moeten voelen dat er opnieuw zuurstof komt.”
Daarbij kijkt het team ook over de grenzen van afzonderlijke projecten heen. Verschillende initiatieven kunnen immers tegelijk bij dezelfde medewerkers terechtkomen. Door stakeholders vroeg te betrekken en meerdere perspectieven samen te brengen, wil het team de veranderbelasting beter op elkaar afstemmen, zonder uit te groeien tot een logge controlelaag.
Wanneer is de transformatie voor jullie geslaagd?
Katrien: “Als de essentiële fundamenten aanwezig zijn. Een huis bouw je ook niet zonder fundamenten. Voor een organisatie zijn heldere leiderschapsrollen en werkbare hefbomen daar voorbeelden van.”
Virginia: “We willen succesvolle transformaties kunnen tonen die vertrouwen geven. Maar minstens even belangrijk is dat veel meer medewerkers zelf weten hoe ze een verandering kunnen aanpakken. Het toekomstbeeld is een wendbare en lerende VUB die sneller kan schakelen en zich anders kan organiseren wanneer dat nodig is.”
Katrien: “We kennen het precieze eindresultaat vandaag nog niet. Dat is net eigen aan transformatie: je formuleert een ambitie, zet gestructureerde stappen, leert en bouwt verder.”
Transformatie @ VUB
De Vrije Universiteit Brussel (VUB) gaat een existentiële transformatie aan richting 2034. Het algemeen strategisch plan ASP6 is daarbij het inhoudelijke kompas. Naast een leiderschapstraject en agentic AI zal een Transformatieteam projecten begeleiden om de visie te vertalen naar concrete realisaties.
VUB-entiteiten kunnen het team contacteren via transformatie@vub.be of door transformatiearchitect Virginia Geeraerts of transformatiemanager Katrien De Cnijf aan te spreken. Ook via de M&O business partner kunnen projecten voorgesteld worden.