"Hoe gaat het écht met jou op het werk?"

Wat hopen jullie met deze welzijnsbevraging bloot te leggen? 
Noëmi: “We willen vooral een goed beeld krijgen van hoe onze medewerkers en PhD-studenten zich vandaag voelen op de VUB én waar we meer op kunnen inzetten, zowel voor de hele organisatie als bij de verschillende entiteiten. Standaard baseren welzijnsbevragingen zich op de 5 A’s uit de Codex voor Welzijn op het Werk: arbeidsorganisatie, arbeidsinhoud, arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en arbeidsrelaties. Uit onderzoek en onze eigen praktijk weten we dat welzijn samenhangt met uiteenlopende werkfactoren. Daarom doen we een brede bevraging en polsen we ook uitgebreid naar het psychosociaal welzijn.”

Wat verwachten jullie van deze gezamenlijke aanpak met andere universiteiten? 
Elly: “In 2022 organiseerden we ook een welzijnsbevraging, maar het is de eerste keer dat we dit samen met andere universiteiten doen. Deze gezamenlijke aanpak biedt ons de kans om onze resultaten voor het eerst te vergelijken met die van de Vlaamse universitaire sector. De meeste welzijnsbevragingen gebruiken de algemene werkende bevolking als benchmark, terwijl de universitaire sector een heel eigen context heeft. Zo krijgen we een relevanter vergelijkingspunt.”

Noëmi: “Universiteiten kunnen ook van elkaar leren. De bevraging kan verschillen zichtbaar maken, maar ook welke thema’s breder spelen. Als blijkt dat meerdere universiteiten tegen hetzelfde probleem aanlopen, kan dat bijvoorbeeld op het niveau van de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR) of met de overheid worden opgenomen.”

Welke specifieke VUB-accenten zitten er in de bevraging? 
Elly: “Er is de voorbije jaren hard gewerkt aan een sterk welzijnsbeleid voor de VUB. Wat voorheen wat versnipperd was, zit nu vervat in één visie en beleid met duidelijke doelstellingen. Een aantal belangrijke thema’s daaruit nemen we mee in de bevraging. Zo krijgen we een soort nulmeting en kunnen we binnen enkele jaren nagaan welke stappen er gezet zijn. Een belangrijk accent is leiderschap, zowel als leidinggevende als persoonlijk leiderschap. Daarnaast willen we binnen de VUB verder bouwen aan een sterke feedbackcultuur. We peilen daarom ook naar het geven, ontvangen én vragen van feedback.”

Noëmi: “We polsen ook naar onboarding en ontwikkeling van onze medewerkers én naar de bekendheid van het welzijnslandschap binnen de VUB. Er is een ruim aanbod aan ondersteuning, maar we merken dat het onvoldoende gekend is. Als je ergens mee zit, moet je weten waar je terechtkan.”

Hoe verloopt de bevraging concreet?
Elly: “Elk personeelslid en elke PHD-student van de VUB ontvangt een mail van Pulso, dat de bevraging organiseert, met een persoonlijke link naar de online vragenlijst. Pulso beheert die koppeling, niet de VUB. Wij kunnen je antwoorden dus niet aan jou linken. Je kan de vragenlijst zowel op je computer als op je smartphone of tablet invullen. Dat hoef je niet in één keer te doen: je kan op elk moment pauzeren en later verdergaan.”

Noëmi: “Voor wie daar nood aan heeft, voorzien we een computer op een rustige plek, eventueel met extra hulp in de buurt. Invullen duurt ongeveer een kwartier. Een welzijnsbevraging geeft een breed beeld, maar kan niet elk thema tot in detail onderzoeken. Waar nodig gaan we achteraf resultaten verder uitdiepen via focusgroepen.”

Hoe zit het met de privacy? 
Elly: “Je vult op vraag van je werkgever een vragenlijst in waarin best gevoelige onderwerpen aan bod komen, zoals de relatie met je leidinggevende en collega’s of grensoverschrijdend gedrag. Dan moet je erop kunnen vertrouwen dat je antwoorden niet naar jou terug te leiden vallen. Privacy is uiterst belangrijk. Bij de vorige bevraging merkten we dat daar bezorgdheid over was, dus we zetten hier extra op in. 

Alle ruwe data blijven bij Pulso. De VUB krijgt alleen resultaten op groepsniveau te zien. We vragen weliswaar enkele persoonlijke kenmerken, zoals je leeftijd, gender of statuut, maar die gegevens worden nooit gebruikt om individuele profielen te creëren. Ze zijn nodig om op groepsniveau patronen te herkennen. Als bijvoorbeeld blijkt dat een bepaalde leeftijdsgroep het moeilijker heeft, kunnen we daar nadien gerichter op inzetten. Bovendien krijgt de VUB pas resultaten te zien als binnen een dienst, faculteit of vakgroep minstens 10 mensen de vragenlijst hebben ingevuld. Zo blijven individuele antwoorden altijd onherkenbaar.”

Noëmi: “We voorzien een uitgebreide informatiepagina waarop we zo helder mogelijk uitleggen wat er wel en niet met je gegevens gebeurt. Bij de start van de bevraging krijg je opnieuw alle informatie over privacy en gegevens te zien. En als mensen vragen hebben, kunnen ze uiteraard altijd bij ons terecht.”

Wat gebeurt er met de resultaten?
Noëmi: “De algemene conclusies delen we VUB-breed via onze interne raden en kanalen. Nadien gaan we een niveau dieper en worden de resultaten gecommuniceerd met de faculteiten en directies. Zo krijgen zij zicht op wat er binnen hun entiteit leeft.

Het allerbelangrijkste is natuurlijk wat er daarna gebeurt. Wat goed loopt, willen we behouden en eventueel versterken. Waar er aandachtspunten zijn, moeten we actie ondernemen. Leidinggevenden kunnen daarover met Elly en mij sparren. We schakelen ook onze HR-businesspartners in. Uit de vorige bevraging hebben we geleerd hoe belangrijk opvolging is. In 2027 en 2028 worden de acties opgevolgd en in 2028 vindt er opnieuw een korte bevraging plaats.”

Waarom zou ik de tijd nemen om de bevraging in te vullen?
Elly: “Omdat je daarmee echt impact kan hebben op het welzijnsbeleid van de VUB. Je kan aangeven wat goed loopt, maar ook waar volgens jou verandering nodig is. Na het invullen krijg je bovendien een persoonlijk feedbackrapport dat jouw welzijn op het werk in kaart brengt. Dat rapport is alleen voor jou bestemd: de VUB krijgt het niet te zien. Het kan je waardevolle inzichten bieden en wijst de weg naar ondersteuning als dat nodig is.”

Noëmi: “Misschien voelt impact maken op het VUB-niveau groots aan, maar de resultaten worden ook per faculteit en directie bekeken. Je krijgt dus de kans om ook op je eigen werkomgeving een verschil te maken. Als we niet weten wat er leeft, kunnen we er ook moeilijk gericht op inzetten.”

Wat maakt de bevraging voor jullie geslaagd? 
Noëmi: “Een goede responsgraad is natuurlijk belangrijk om betrouwbare conclusies te kunnen trekken. Maar ook een goede vertegenwoordiging van de verschillende groepen is cruciaal. Als bijvoorbeeld weinig PhD-studenten deelnemen, weten we onvoldoende wat er specifiek bij hen speelt. Ik hoop ook dat bepaalde bezorgdheden uit het verleden, bijvoorbeeld rond privacy, deze keer minder spelen. Dan weten we dat we met onze communicatie beter hebben ingespeeld op de vragen en noden die er leven. En voor mij is de bevraging pas echt geslaagd wanneer medewerkers zien: we hebben iets gesignaleerd, het wordt opgepikt en het staat op de planning.”

Elly: “Ik sluit me daarbij aan. Een mooie respons is belangrijk, maar de resultaten moeten uiteindelijk de basis vormen om zowel binnen de verschillende diensten als VUB-breed verder te werken aan welzijn.”