COVID-19 brengt het ‘nieuwe werken’ van de personeelsorganisatie in stroomversnelling
De VUB keert een telewerkvergoeding uit aan al haar medewerkers van vijftig euro per maand, ze voorziet in extra verlofdagen voor campuswerkers, verzorgt extra trainingen en een babysitservice. Maar de organisatie verandert ook structureel door het telewerken. Ook om kosten te besparen door minder vierkante meters in te nemen.
Op de eerste ondernemingsraad van dit academiejaar werd een akkoord bereikt tussen de VUB en de vakbonden om de telewerkvergoeding te verhogen tot vijftig euro per maand. De VUB is de eerste universiteit in Vlaanderen en Brussel die dit als werkgever invoert. Maar het betreft geen extraatje: onze werknemers worden enkel vergoed voor de kosten die ze thuis maken, zoals internet, licht, verwarming en meubels.
Ook werd een akkoord gesloten voor extra verlof voor campuswerkers; mensen die niet kunnen telewerken, omdat bijvoorbeeld hun functie dat niet toelaat. Zo compenseert de VUB per maand hun verplichte aanwezigheid op de campus met een halve dag extra verlof tijdens de crisis.
Er worden ook extra trainingen en challenges voorzien voor personeel en studenten. Zo zijn er wekelijks digitale pilates-trainingen voorzien. We gaan ook de Millionaire Team Step Challenge aanmoedigen, om met een team van maximaal vijf collega’s op vier weken tijd een miljoen stappen te halen. Wie een zittend beroep uitoefent, blijft vaak steken op zo’n vierduizend stappen per dag, bij thuiswerk daalt het aantal stappen nog verder. In november en december 2020 zullen er ook dagelijks drie sessies mindfulness/meditaties worden georganiseerd.
Tenslotte wordt de babysitapp Bsit versneld uitgerold op de VUB. Sinds juli 2020 kunnen personeelsleden hun kinderen veilig in vol vertrouwen bij een erkende babysitter achterlaten. Een avondje uit zit er voorlopig misschien niet echt in, maar de babysit kan wel voor de kinderen zorgen als het werk alle aandacht vereist? De VUB geeft daarom een voucher van 50 euro aan alle VUB-ouders. Daarnaast wordt er een oproep gelanceerd bij de studenten om zich op te geven als babysit via de app en zo een centje bij te verdienen; een win-win situatie dus maar … wel coronaproof.
Het Nieuwe Werken
De corona-pandemie heeft de vernieuwing van de organisatie aan de VUB in een stroomversnelling gebracht. Het Nieuwe Werken gaat het om het flexibiliseren van het werk, zowel in tijd als in plaats. Daarbij wordt gebruik gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking. Het nieuwe werken vergt een omslag op vier onderwerpen, de vier B’s.
- Bricks: hoe gaan we onze gebouwen herinrichten? Gebouwen op de campus worden vooral ontmoetingsplaatsen om samen activiteiten te doen.
- Bits&bytes: hoe zorgen we voor adequate ondersteuning op vlak van IT en het omgaan met de nieuwe programma’s en systemen? We weten nu hoe het werkt, maar er is nog een lange weg te gaan om er efficiënt mee om te gaan.
- Business: we gaan na hoe we de ondersteuning van de kerntaken (onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening) kunnen optimaliseren. Dienen er in de toekomst bvb. evenveel fysieke permanenties voorzien te worden als vroeger?
- Behaviour: welk gedrag verwachten we van medewerkers en leidinggevenden bij het werken op afstand? Hoe kunnen we een flexibel mobiliteitsbudget aanbieden dat aansluit bij de noden van vandaag?
Directeur Mens&Organisatie Raf Devos: “We gaan er vanuit dat we in de toekomst slechts de helft van de tijd op de campussen zullen zijn. Waar en wanneer men werkt zal afhankelijk zijn van de activiteit. Telewerken biedt vele voordelen, maar ook nadelen. We gaan de eerste moeten maximaliseren en de laatste minimaliseren. Medewerkers moeten bijvoorbeeld ook het recht krijgen om offline te zijn. En leidinggevenden moeten zich niet meer laten gelden door een controlerende aanwezigheid op de werkvloer, maar ondersteuning op afstand dat is gebaseerd op vertrouwen.”
Investering die zich moet terugverdienen
Veel maatregelen kosten op korte termijn geld, maar deze dienen gecompenseerd te worden met minder uitgaven. Ze vormen dus een investering, maar er wordt aan de VUB hard gewerkt aan een nieuw plan om de kantoren van de toekomst in te richten. Dit moet leiden tot minder m2, minder uitbatingskosten en duurzamer gebruik van materiaal, licht en energie.
Raf Devos: “In januari 2021 verhuizen een aantal diensten naar de renoveerde plateau’s van het Braem-gebouw van de gelijknamige architect. Dat was in de jaren’60 reeds visionair ontworpen als ontmoetingsplaats en wordt nu in ere hersteld door alle ‘linelinebinnenkoterijen’ af te breken. Het wordt een laboratorium om personeel, studenten en bezoekers in dezelfde ruimte te laten werken.”