De Vrije Universiteit Brussel heeft zich stevig gepositioneerd als koploper binnen Vlaanderen op het gebied van Europese samenwerking, aangestuurd door de strategische ontwikkeling van het Erasmus+-projectteam van het International Relations Office (IRMO). Tijdens de huidige programmacyclus 2021–2027 is het team overgestapt van het bieden van algemene ondersteuning naar het uitvoeren van een datagestuurde strategie gericht op het vergroten van het volume, en het verbeteren van de kwaliteit en het beheer van internationale projecten. En wie vormt dat team? Jannes Motmans en Sushmita Bista, die hier wat meer uitleg geven over hun werk.
Een record aan groei en prestaties
De toewijding van de VUB om haar internationale aanwezigheid uit te breiden, blijkt duidelijk uit de indrukwekkende deelnamecijfers. Tijdens het huidige zevenjarige programma heeft de universiteit deelgenomen aan 280 projectaanvragen, hetzij als coördinator, hetzij als partner. Deze proactieve aanpak heeft sinds 2023 een aanzienlijke groei doorgemaakt, gestimuleerd door interne “roadshows” op verschillende faculteiten en grootschalige infosessies. In 2024 trok een door de VUB georganiseerde sessie voor de EUTOPIA-alliantie alleen al 90 deelnemers.
In de oproep van 2025 heeft de VUB 107 voorstellen ingediend. Dit was echter niet altijd even gemakkelijk; het team kreeg te maken met verschillende uitdagingen in de vorm van beperkte tijd en middelen, waardoor ze bijna een ware hindernisbaan moesten doorlopen om efficient en behulpzaam te kunnen zijn.
“Het vinden van die balans is niet altijd even gemakkelijk geweest, maar ons doel is om het aanvraagproces te verbeteren en de kansen van elke aanvrager om geselecteerd te worden te vergroten. We werken vooral hard aan het geven van directe feedback, maar met een klein team en een toenemend aantal aanvragen zijn we soms in een race tegen de klok verwikkeld. We zijn vastbesloten om onze processen te verfijnen om sneller en zinvollere hulp te bieden waar we maar kunnen,” legt Sushmita Bista uit.
Kwaliteit en datagestuurd succes
Hoewel het volume groot is, ligt het echte succes van het Erasmus+-projectenteam van de International Relations office in de strikte focus op kwaliteit. Door gespecialiseerde trainingen in het opstellen van projectvoorstellen en intensieve proofreadingservices aan te bieden die zijn afgestemd op de prioriteiten en projectlogica van Erasmus+, heeft het team de slagingspercentages aanzienlijk verhoogd. Voor de oproep van 2025 heeft het team tussen de 25 en 30 voorstellen beoordeeld.
De gegevens bevestigen de waarde van deze ondersteuning: “Wanneer een VUB-onderzoeker als coördinator optreedt, heeft hij of zij een kans van bijna 50% om een subsidieerbare score te behalen. Dit heeft geleid tot een stabiele output van 15 tot 17 ondertekende projecten per jaar, waardoor de VUB zich op gelijke voet bevindt met de grootste instellingen in Vlaanderen. Dit wordt ondersteund door een modern gegevensbeheersysteem dat in 2023 is geïmplementeerd en dat alles bijhoudt, van budgetten tot evaluatierapporten, om zo gerichtere ondersteuning en opleiding mogelijk te maken”, aldus Jannes Motmans.
Team Erasmus+ van de VUB International Relations office, met vertegenwoordigers van de 20 partneruniversiteiten tijdens de BREW-week van de VUB
De toekomst vormgeven: Erasmus+ 2028–2032
Voortbouwend op dit momentum organiseerde het VUB International Relations Office vorige week een mijlpaal-trainingsweek in Brussel, in navolging van een succesvolle sessie in 2025 aan de Universiteit van Ljubljana. Dit evenement, volledig gefinancierd door het Blended Intensive Programme (BIP) van de Babeș-Bolyai Universiteit, richtte zich op de toepassing en implementatie van de komende Erasmus+-periode (2028–2032).
Tijdens deze week kwamen vertegenwoordigers van 20 universiteiten uit diverse university alliances bijeen, waaronder EUTOPIA, SEA-EU en Una Europa. Dankzij de strategische ligging van de VUB in het hart van Europa stonden er exclusieve gesprekken met EU beleidsmakers op het programma. De deelnemers gingen in gesprek met vertegenwoordigers van de Europese Commissie (DG EAC), het Europees Parlement en de Raad van de EU om inzichten uit te wisselen over de koers van het nieuwe programma. Daarnaast gaven deskundigen van ICF – het bureau dat verantwoordelijk was voor de tussentijdse evaluatie van Erasmus+ en voor de volledige evaluatie van het Erasmus+-programma 2014-2020 – een kritisch ‘insider’-perspectief op prestatietrends.
Na afloop van de trainingsweek heeft het Erasmus+-projectteam een reeks conclusies opgesteld over het nieuwe Erasmus+-programma, gebaseerd op de discussies van vorige week en op hun eigen ervaringen als dagelijkse beheerders van het programma. Deze conclusies worden gedeeld met de EU-sprekers om de toekomst van het programma vorm te helpen geven.
Door de kloof tussen academici en Europese beleidsmakers te overbruggen, neemt de VUB niet alleen deel aan het programma, maar draagt zij ook actief bij aan het vormgeven van de toekomst van het Europese hoger onderwijs en de arbeidsmarkt, door ervoor te zorgen dat leertrajecten en opleidingsstelsels aansluiten bij de agenda voor concurrentievermogen, die momenteel centraal staat in Europa.
Wil je meer weten over het International Relations office Erasmus+-team en hun werkzaamheden? Neem dan een kijkje op hun webpagina.
Neem voor meer informatie contact met hen op via erasmusprojects@vub.be