Vanessa De Cock zit als directeur Rectoraat op de eerste rij om terug te blikken op vier jaar Jan Danckaert. De hervorming van het ZAP-loopbaanbeleid en het verbeteren van de aanpak van grensoverschrijdend gedrag zijn in haar ogen belangrijke verwezenlijkingen. Maar daar bleef het niet bij.
“We hebben met M&O een zeer intense samenwerking omdat een aantal punten in het beleidsplan van de rector gelieerd zijn aan ons HR-beleid. Ere-rector Caroline Pauwels had in 2020 al een commissie opgezet om na te denken over een hervorming van het ZAP-bevorderingsbeleid. Jan Danckaert heeft bij zijn aantreden deze ambitie in zijn beleid mee opgenomen en heeft dit verbreed tot een hervorming van het ZAP-loopbaanbeleid. In het voorjaar van dit jaar werd het gelanceerd. We stapten af van de periodieke evaluatie en installeerden feedbackgesprekken om tot een feedbackcultuur te komen. Voor elk ZAP-lid zal een duidelijke afsprakennota worden opgemaakt. De afsprakennota is de basis voor de feedbackcyclus. Het vastleggen van die nota’s bij elk ZAP-lid is gespreid over een periode van drie jaar omdat de verwachtingen en doelstellingen van iedereen uiteraard verschillen en, niet onbelangrijk, in samenspraak met de ZAP’er gebeurt. Bevorderingen verlopen nu ook eerlijker door de contingentering af te schaffen en iedereen gelijke kansen te geven. De focus ligt niet louter op prestaties, ook de wijze van de functioneren is een belangrijk element. Dit heeft ons de gelegenheid gegeven om ook leiderschap in het loopbaanbeleid te verankeren. We hebben dan ook het sponsorschap voor Engaged Leading opgenomen. Want inzetten op leiderschap is zeer belangrijk, in nauwe samenspraak met M&O werd er in deze beleidsperiode een pilootproject rond strategisch leiderschap opgezet dat nu geëvalueerd wordt.”
“De focus ligt niet louter op prestaties, ook de wijze van functioneren is een belangrijk element”
Toen de rector aantrad, was er de vraag om naar een meer performante instelling te evolueren. Hoe verloopt die evolutie?
“Die vraag naar meer performantie was gekoppeld aan de vereenvoudiging van onze werkprocessen, een stevigere organisatie en een hervorming van onze governance omdat die veel te complex was. We zijn gestart met twee aparte trajecten. Voor het traject rond processen en organisatie was het kerntakendebat het startpunt. We brachten in kaart wat vandaag nog relevant is, wat beter kan en wat we niet doen wat we wel zouden moeten doen. Het tweede traject keek met een open mind naar hoe we de governance beter en minder complex kunnen organiseren op centraal niveau en op dat van de faculteiten. Uit het traject rond processen kwamen veel optimalisaties naar boven, waarvan er reeds een aantal autonoom door bepaalde diensten opgenomen zijn, en een aantal die we in drie projecten hebben geclusterd. Dat is alles rond internationalisering, een project rond welzijn en een rond infrastructuur, in het bijzonder gerelateerd aan de roostering van examens en lesactiviteiten. Met die drie projecten zijn we nu volop aan de slag en de bedoeling is om die nog binnen de duur van dit rectoraat af te werken. De optimalisaties van de governance werden volledig uitgewerkt, maar helaas haalden we niet de vereiste meerderheid voor goedkeuring ervan in de Universiteitsraad. De werkzaamheden rond governance hebben ons echter relevante inzichten en expertise opgeleverd die we in andere trajecten kunnen meenemen. Het traject rond processen en organisatie, dat niet in die drie projecten vervat zit, blijven we opnemen. We gaan die nu, helaas noodgedwongen, moeten koppelen aan de besparingsoefening.”
Onlangs legde een Pano-reportage grensoverschrijdend gedrag aan onder meer de VUB bloot. In het verleden kwamen we daar ook al mee in het nieuws. Welk beleid wordt daarrond gevoerd?
“Met ‘You Are Not Alone’ (YANA), zet de universiteit maximaal in op preventie en, mocht grensoverschrijdend gedrag zich alsnog voordoen, een betere begeleiding van de melders zodat zij zich niet alleen voelen. Voor de rector blijft de aanpak van grensoverschrijdend gedrag een prioriteit. Het gaat daarbij zowel om preventie als om het optreden tegen grensoverschrijdend gedrag wanneer het zich voordoet, zoals het opstarten van een tuchtprocedure. Er was bij zijn aantreden net een nieuw tuchtreglement in gebruik genomen, we hebben dat na de eerste toepassingen ervan geanalyseerd. En nu gaan we daarmee aan de slag met werkgroepen om het grondig te hervormen.”
“Met YANA zet de universiteit maximaal in op preventie en, mocht grensoverschrijdend gedrag zich alsnog voordoen, een betere begeleiding van de melders zodat zij zich niet alleen voelen”
Op welke andere realisaties kijk je terug?
“Een andere belangrijke realisatie is de hervorming van het Ethisch Comité van de Raad van Bestuur naar samenstelling en opdracht. Het Ethisch Comité formuleert adviezen aan de Raad van Bestuur over ethische topics zoals defensie gerelateerd onderzoek of geopolitieke kwesties.
Verder hebben we ingezet op AI in onderwijs en onderzoek, maar ook op het gebruik ervan bij de ondersteuning van administratieve processen.
De samenwerking met de ULB werd ook hervormd: er was de Brussels University Alliance en andere entiteiten. We hebben de versnippering afgebouwd en de samenwerking gestructureerd onder een vzw, genoemd naar de Brusselse verzetsstrijdster Andrée Geulen. Die vzw faciliteert overkoepelend alle samenwerkingen tussen ULB en VUB.
De rector heeft sinds dit academiejaar het voorzitterschap van het Eutopianetwerk opgenomen. Het huidige project loopt tot eind 2026 en we werken momenteel aan een nieuw projectvoorstel dat we in het voorjaar moeten indienen.”
Zie je ook veranderingen binnen de samenwerking met Brusselse partners?
“Natuurlijk, het was een speerpunt van Caroline Pauwels. We evolueerden van project naar verankering in onze kerntaken. Een mooi voorbeeld is Usquare-campus waar beide universiteiten, zowel VUB als ULB, interactie gaan met de stad. Er is ook een onderzoekscentrum rond urban studies gevestigd. Het is een mooie veruitwendiging van onze ambitie als urban engaged university.”
Op welke manieren ondersteunen jullie de rector?
“We doen dat natuurlijk in al zijn werkzaamheden, onder meer door het beheer van zijn agenda, het voorbereiden van zijn dossiers, van vergaderingen, het geven van beleids- en juridische adviezen en het afstemmen van het crisisbeheer. Samen met het voorzitterschap ondersteunen we de vier centrale raden van de VUB: de Universiteitsraad, de Raad van Bestuur en de Academische Raad. Een belangrijke opdracht is om het door de rector uitgestippelde beleid naar een beleidsplan om te zetten en te zorgen voor de uitvoering ervan. We nemen eventueel de coördinatie van projecten op, zoals het loopbaanbeleid. Public Affairs zit ook in de portefeuille van het rectoraat. We dragen ook bij aan grote events als de Academische Opening die door MarCom, dat eveneens onderdeel van het Rectoraat is, wordt getrokken. Ook institutionele contacten worden in het Rectoraat mee opgevolgd.”
Je was voorheen directeur Onderwijs en Studentenzaken, zie je een groot verschil met je huidige functie?
“Bij Onderwijs en Studentenzaken heb je een zeer gestroomlijnde operationele werking. Het opleidingsaanbod moet vastgelegd worden, er zijn lopende kwaliteitsprocessen, inschrijvingen moeten gebeuren en zoveel meer. Op het Rectoraat is die operationele werking veel minder groot en kan je dat minder stroomlijnen. Er komt zoveel binnen en van een zodanige diversiteit en dat vraagt bij momenten veel ad-hocwerking. Een planning proberen aan te houden, is zeer moeilijk. Je moet meer op de actualiteit inspelen en daar proberen grip op te krijgen. Onderwijs daarentegen kan je beter plannen: je weet wat er in een academiejaar moet gebeuren.”
