Vanaf 25 mei start de VUB een nieuw Employee Assistance Programme (EAP) voor medewerkers. Volgens directeur Mens & Organisatie Elke Jorens moet dit initiatief de welzijnsondersteuning binnen de organisatie toegankelijker maken. “We willen welzijn expliciet centraal zetten. Niet als iets bijkomstigs, maar als een essentieel onderdeel van goed functioneren.”
Wat is het EAP precies?
Elke Jorens: “EAP staat voor Employee Assistance Programme. Dat is eigenlijk een vrijblijvend ondersteuningsaanbod voor medewerkers. De VUB financiert dat programma, waardoor werknemers er gratis gebruik van kunnen maken. Het belangrijkste onderdeel is psychologische ondersteuning, maar daarnaast biedt het programma ook praktische hulp en crisisondersteuning.
Concreet kunnen medewerkers 24 uur op 24 en zeven dagen op zeven contact opnemen met een externe dienst. Dat gebeurt volledig vertrouwelijk. De werkgever wordt daar niet van op de hoogte gebracht. Wij ontvangen enkel geanonimiseerde cijfers over het gebruik van de dienst, nooit persoonlijke informatie.”
“Alles wat impact heeft op je welzijn, kan besproken worden”
Wat voor hulp kunnen medewerkers daar precies krijgen?
“Dat is heel breed. Mensen kunnen terecht met werkgerelateerde vragen, maar evengoed met persoonlijke moeilijkheden. Denk aan stress, burn-outklachten, problemen met de work-lifebalans, relationele moeilijkheden of omgaan met veranderingen.
Ook rouw of moeilijke familiale situaties kunnen aan bod komen. Het hoeft dus absoluut niet uitsluitend professioneel gerelateerd te zijn. Alles wat impact heeft op je welzijn, kan besproken worden. Daarnaast is er ook een aparte vorm van crisisondersteuning, bijvoorbeeld na een onverwacht verlies, een ongeval of een andere ingrijpende gebeurtenis.”
Het aanbod richt zich ook op leidinggevenden?
“Ja. Leidinggevenden kunnen het EAP gebruiken als een soort externe sparringpartner. Bijvoorbeeld wanneer ze een moeilijke boodschap moeten brengen, een complexe situatie in hun team ervaren of advies willen over hoe ze iemand kunnen ondersteunen. Dat zijn situaties die in elke organisatie voorkomen. We vinden het belangrijk dat leidinggevenden daar niet alleen voor staan.”
Waarom beslist de VUB om nu met dit initiatief te starten?
“Toen ik bijna twee jaar geleden aan de VUB begon, viel mij op dat welzijn en organisatie vaak nog als twee aparte zaken werden bekeken. Terwijl die net sterk met elkaar verbonden zijn. We verwachten van een universiteit dat ze excellent onderwijs en onderzoek aanbiedt. Maar dat kan niet los gezien worden van de mensen die dat werk doen. Welzijn is geen bijkomstigheid, het is een fundament.”
Hoe past dit binnen de bredere visie van Mens & Organisatie?
“Wij willen als Mens & Organisatie de verbinding maken tussen mens en organisatie. Dat betekent dat we medewerkers én leidinggevenden willen activeren om eigenaarschap op te nemen en samen die organisatie vorm te geven.
De context verandert voortdurend. Ook universiteiten krijgen te maken met financiële druk, reorganisaties en maatschappelijke veranderingen. Dat heeft impact op mensen. Je kan niet verwachten dat leidinggevenden of medewerkers dat allemaal alleen dragen. Daarom willen we welzijn expliciet centraal zetten. Niet als iets bijkomstigs, maar als een essentieel onderdeel van goed functioneren.”
“Mensen moeten zich constant aanpassen. Dat vraagt veel energie”
Bestond er voordien al geen psychologische ondersteuning aan de VUB?
“Er waren zeker al initiatieven. We werken bijvoorbeeld met een freelance psycholoog en binnen BRUCC Welzijn zijn er ook psychologen beschikbaar. Dat zijn waardevolle initiatieven met goede resultaten.
Maar tegelijk merkten we dat die ondersteuning te kleinschalig was voor een organisatie van ongeveer vierduizend medewerkers. We wilden een structureler en schaalbaarder aanbod creëren dat voor iedereen toegankelijk is.”
Het EAP belooft 24/7 bereikbaarheid en snelle hulp zonder wachtlijsten. Dat zijn stevige beloftes. Is dat realistisch?
“Ja, absoluut. Het systeem werkt met een externe partner die daarin gespecialiseerd is. Wanneer iemand contact opneemt, wordt gekeken welke psycholoog het best aansluit bij de specifieke situatie of vraag van die persoon. Als je vandaag zelf op zoek gaat naar psychologische hulp, bots je vaak op lange wachtlijsten. Dit aanbod verlaagt die drempel aanzienlijk. Daarna wordt een begeleidingstraject opgestart. Dat zijn meestal meerdere sessies. Het grote verschil met de reguliere zorg is natuurlijk de snelheid waarmee mensen geholpen kunnen worden.”
"Ondersteuning zoeken, betekent niet dat je zwak bent”
Is welzijn op de werkvloer volgens u vandaag een grotere uitdaging dan vroeger?
“Ik denk dat organisaties vandaag veel meer geconfronteerd worden met voortdurende verandering. Mensen moeten zich constant aanpassen: aan nieuwe structuren, technologieën, verwachtingen of maatschappelijke evoluties. Dat vraagt veel energie. Tegelijk zien we dat de grens tussen werk en privé soms vervaagt. Daarom is het belangrijk dat organisaties daar bewust mee omgaan en ondersteuning voorzien.”
Wat hoopt u dat het EAP op lange termijn zal betekenen voor de VUB?
“Dat medewerkers sneller hulp durven zoeken wanneer ze vastlopen. En dat welzijn meer bespreekbaar wordt binnen de organisatie. Het gaat niet alleen over problemen oplossen wanneer het fout loopt. Het gaat ook over preventie en ondersteuning. Soms helpt het al enorm dat iemand even met een externe professional kan praten.”
Is er nog een misvatting die u graag wil wegwerken?
“Misschien het idee dat psychologische ondersteuning alleen bedoeld is voor zware problemen. Dat klopt niet. Mensen mogen ook hulp zoeken bij kleinere moeilijkheden of gewoon wanneer ze nood hebben aan begeleiding. Het feit dat je ondersteuning zoekt, betekent niet dat je zwak bent. Integendeel: het toont dat je verantwoordelijkheid neemt voor jezelf en je functioneren.”
Bio
Elke Jorens is directeur Mens & Organisatie (M&O) aan de Vrije Universiteit Brussel. Ze is verantwoordelijk voor het HR-beleid van de VUB en werkt rond welzijn, leiderschap en organisatieontwikkeling.