VUB bouwt aan sterker welzijnsbeleid voor personeel

Elke, hoe zie jij de rol van M&O binnen de VUB? 
“HR moet zorgen voor een omgeving waarin mensen zich veilig, betrokken en ondersteund voelen. Onze missie is dan ook duidelijk: leiderschap versterken en mensgerichte beslissingen stimuleren. 

Het sleutelwoord is voor mij ‘partner’. We moeten teams actief helpen om zelf juiste beslissingen te nemen. We willen mens en organisatie duurzaam met elkaar verbinden. Dat is een groot statement, maar vandaag staan die twee dingen nog vaak los van elkaar.

Neem het ticketingsysteem Service Now. Voor sommige vragen werkt dat prima. Iemand die zwanger is en wil weten wat er moet gebeuren rond zwangerschapsverlof, zou snel geholpen moeten kunnen worden via een soort kennismachine. Maar voor andere zaken voelt zo’n systeem afstandelijk en onpersoonlijk aan. Denk aan een team dat vastloopt en nood heeft aan coaching en dan gewoon via een ticket geholpen wordt. Dat ligt ver van wat ik versta onder een strategische partner.

Een mogelijke oplossing zijn strategische HR-business partners die aanwezig zijn op faculteitsniveau en in onderzoeksdiensten. Zij kunnen teams persoonlijk begeleiden en zo partnering, welzijn en leiderschap verbinden, met echte impact en verandering als resultaat.”

Hoe past welzijn daarbinnen? 
“Welzijn zit in de kern van ons personeelsbeleid. Het is geen losstaand thema of een hippe kreet, maar het fundament om mensen en teams hun kerntaken optimaal te laten uitvoeren. Dat betekent dat welzijn doorgetrokken moet worden in alle HR-processen. Neem bijvoorbeeld het loopbaanbeleid. Vroeger werden gesprekken vaak op papier of op lange termijn ingepland. Nu moeten echte dialoog, feedback en ontwikkeling centraal staan.

Een van de belangrijkste hefbomen voor welzijn is leiderschap. Leidinggeven moet een basistaak zijn voor iedereen in een leidinggevende positie. Vandaag merk ik dat veel mensen niet goed weten wat hun rol als leidinggevende inhoudt. Te vaak ligt de focus alleen op expertise, en te weinig op het ondersteunen van mensen. 

Daarnaast is er nog onvoldoende bewustzijn rond toxisch leiderschap en grensoverschrijdend gedrag. Het begrip ‘GOG’ wordt vaak beperkt geïnterpreteerd, terwijl het breder gaat dan enkel seksuele intimidatie. Verwachtingen verankeren, evalueren, tools aanbieden en HR-business partners inzetten om te coachen zijn cruciale elementen die vandaag nog te weinig aanwezig zijn.”

Is welzijn dan vooral de verantwoordelijkheid van de leidinggevende? 
“De rol van medewerkers is even belangrijk. Iedereen heeft een gedeelde verantwoordelijkheid voor persoonlijke groei en ontwikkeling. In tijden van AI en levenslang leren is het essentieel dat mensen zichzelf blijven ontwikkelen om relevant en duurzaam inzetbaar te blijven op de arbeidsmarkt.

Ik geloof sterk in persoonlijk leiderschap, zowel in de organisatie als in de maatschappij. Dat betekent dat ieder van ons verantwoordelijkheid neemt voor zijn of haar eigen ontwikkeling, maar ook actief ingrijpt wanneer iets niet goed gaat bij collega’s. Niemand heeft alle antwoorden, maar samen kunnen we sterker zijn.

Leiderschap leer je door ervaring, maar inspiratie en kapstokken zijn nodig om dit effectief te doen. Dit is niet enkel de taak van M&O, maar van iedereen binnen de organisatie.”

Hoe wil je die cultuurverandering op vlak van welzijn teweegbrengen binnen de VUB?
“De VUB draait vandaag op volle kracht, en dat heeft gevolgen voor het welzijn van medewerkers en doctoraatsstudenten. Binnen het welzijnsproject hebben we daarom een nieuwe visie ontwikkeld, met de ambitie om welzijn tegen 2030 het kloppend hart van de universiteit te maken. Onze kerntaken (cfr. onderwijs, onderzoek en maatschappelijk engagement) blijven daarbij centraal staan. Maar we verschuiven de aandacht: leidinggevenden focussen niet langer alleen op de uitvoering van taken, maar ook op het welzijn van hun medewerkers. Zo wordt welzijn een kernonderdeel van het beleid, waarin M&O een ondersteunende rol kan opnemen om deze ambitie waar te maken. De plannen liggen klaar en moeten nog door de stuurgroep worden bekrachtigd.”

Hoe ga je die plannen implementeren? 
“Om de omschakeling naar mensgericht leidinggeven te realiseren, zijn fundamentele veranderingen nodig. Binnen het nieuwe ZAP loopbaanbeleid, en zo ook het toekomstige ATP loopbaanbeleid, worden afspraken gemaakt over output, meetbare resultaten en attitudes verbonden aan Engaged Leading, en er wordt gekeken hoe dit geïntegreerd kan worden in feedback, promotiecriteria en evaluaties. Het idee is dat dit op termijn een norm geworden in de organisatiecultuur. Dat zal tijd kosten, maar het proces is gestart. 

Op termijn zullen we ook inzetten op 360° feedback, zodat leidinggevenden deels door hun team geëvalueerd worden. Medewerkers zullen zelf kunnen aangeven van wie ze feedback willen ontvangen, zodat leidinggevenden een breder beeld krijgen van hun functioneren en waar ze kunnen groeien. We zitten daar trouwens grotendeels op één lijn met de vakbonden, die ook betrokken zijn in de werkgroepen rond welzijn. 

Daarnaast worden alle welzijnsprocessen herzien, van stress tot rouw en andere psychosociale situaties. We brengen duidelijk in kaart waar mensen terechtkunnen, wie welke rol heeft en wat de volgende stappen zijn. Dit wordt in een soort canvas uitgewerkt, zodat medewerkers helder kunnen zien hoe ondersteuning verloopt. 

Tegelijk horen we soms reacties als: ‘Moeten we nu braaf zijn?’ Ik benadruk dat vrije meningsuiting altijd een kernwaarde van de VUB blijft, maar dat er manieren zijn om dingen te zeggen. Maar het feit dat dit zo op flessen getrokken wordt, vind ik verontrustend.”

Elke, het is duidelijk dat de rol van een leidinggevende binnen het nieuwe welzijnsbeleid cruciaal is om het te doen slagen. Wat is jouw oproep aan hen?  
“Mijn oproep is simpel: neem je sleutelrol in welzijn serieus en wees aandachtig voor je team, met de waarden van de VUB in het achterhoofd. Denk bewust na over waarom je leidinggevende bent en wat je concreet kunt betekenen voor het welzijn van je medewerkers. Door een veilige en warme werkomgeving te creëren, kunnen we onze gezamenlijke missie van onderwijs, onderzoek en engagement succesvol realiseren. Laten we samen bouwen aan een cultuur waarin mensgericht leidinggeven en welzijn vanzelfsprekend zijn.”

*Via Engaged Leading zet de universiteit in op preventie en teamwelzijn, waarbij leidinggevenden ondersteund worden om een gezonde en veerkrachtige werkcultuur te creëren.