Inschrijvingsproces buitenlands diploma
Online aanmelden
Meld je aan, doorloop alle stappen en stuur je aanmelding in.
Voor sommige programma's moet je eerst op een verschillend platform aanmelden.
Programma's met verplichte prescreening
Application fee
Voor wie?
Studenten die willen inschrijven met een niet-Belgisch diploma betalen een application fee van ā¬ 90 (vroeger ā¬ 50, maar vanaf 2025-2026 werd dit bedrag verhoogd). Dit geldt dus niet voor Waalse studenten, maar wel voor alle studenten met een buitenlands diploma. Het gaat om een administratieve kost voor het verifiĆ«ren van je diploma. PhD en gaststudenten moeten geen application fee betalen.
Hoe betalen?
Je kan de application fee online betalen met Visa, Mastercard of bancontact wanneer je je online aanmelding indient. Je kan ook je aanmelding al indienen en later nog terugkomen om je application fee te betalen, maar let op: we starten pas met het screenen van je aanmelding nadat we je application fee ontvangen hebben. De application fee moet binnen de 30 dagen na het indienen van je aanmelding betaald worden. Doe je dat niet, dan wordt je aanmelding geannuleerd.
Als je aanmelding aanvaard wordt, zal de application fee niet worden afgetrokken van je studiegeld (dit was vroeger wel zo, maar ons beleid werd aangepast vanaf 2025-2026). De application fee wordt nooit terugbetaald.
- Dien je een aanmelding in voor verschillende programma's, dan betaal je voor elke aanmelding een aparte application fee.
- Heb je voor een verkeerd programma aangemeld, maar wel al een application fee betaald? Doe dan een aanmelding voor het correcte programma, en betaal opnieuw de application fee.
Stuur ons aub geen bewijs van de betaling. Je krijgt automatisch een update van je aanmeldingsstatus via e-mail zodra je de betaling hebt uitgevoerd.
Aanmelding wordt verwerkt
Je kreeg een mail ter bevestiging dat we je aanmelding goed ontvingen. Onze studentenadministratie controleert of alle gevraagde documenten in je aanvraag zitten.
Ontbreken er nog documenten? Mail ze dan naar de Studentenadministratie en vermeld je volledige naam, geboortedatum en de opleiding waarvoor je je aanmeldt. Hoe sneller we al je documenten hebben, hoe sneller we je aanmelding kunnen verwerken. Zorg ervoor dat je alle documenten hebt aangeleverd tegen de aanmeldingsdeadline. De enige documenten die na de deadline nog mogen worden ingestuurd zijn je taalbewijs en het APS certificaat (indien van toepassing).
Overzicht benodigde documenten
We starten met het screenen van je aanmelding zodra:
- je aanmelding correct ingediend is (voor de deadline)
- alle nodige documenten aanwezig zijn (voor de deadline)
- we je application fee ontvangen hebben
De Studentenadministratie verzorgt, samen met andere betrokken diensten, de academische screening van je aanmelding. Dit proces kan tot 10 weken duren.
Je wordt via e-mail op de hoogte gebracht zodra er een beslissing is genomen. Wil je tijdens het screeningsproces je status al eens checken? Je vindt je status in het overzicht in de aanmeldingstool.
Indien je aanmelding aanvaard wordt, ontvang je een conditional letter of acceptance (voorwaardelijke toelatingsbrief).
Conditional letter of acceptance
Je ontvangt een voorwaardelijke toelating via e-mail, als je aanmelding werd goedgekeurd. Indien gevraagd, dien je nu je diploma te verifiƫren.
Hoe verifieer ik mijn diploma?
- Dit is het moment om je visum-aanvraag te starten indien nodig. Laat ons zo snel mogelijk weten bij welke ambassade of consulaat je je aanvraag zal doen, zodat we je aanvaarding rechtstreeks kunnen bevestigen.
Visum info - Als je (nog) geen verblijfplaats hebt in Belgiƫ, kan je nu ook naar accommodatie beginnen zoeken.
Accommodatie regelen - Buitenlandse studenten kunnen vanaf nu ook een beurs aanvragen.
Beursprogramma's
Inschrijving uitstellen?
Als je toegelaten bent, maar je beslist om je studies pas in een volgend academiejaar aan te vatten, dan zal je opnieuw moeten aanmelden voor het desbetreffende academiejaar (zodra dit mogelijk is). Je toelating geldt dus enkel voor het huidige academiejaar, en kan niet worden uitgesteld of overgezet naar een later academiejaar. Je zal opnieuw een application fee moeten betalen, maar je aanmelding zal wel sneller verwerkt worden.
Diploma verifiƫren
Wanneer je je voorwaardelijke toelatingsbrief ontvangt, zal je ook je diploma moeten verifiƫren voordat je verder kan gaan met je inschrijving. Dit dient om te verifiƫren dat het (eerder behaalde) diploma waarmee je aanmeldt bij de VUB authentiek is. Je kan je diploma pas verifiƫren als je je diploma behaald hebt. We aanvaarden geen verificaties als je nog bezig bent met je opleiding.
Hoe verifieer ik mijn diploma?
Toegelaten: contract ondertekenen
Je aanmelding is goedgekeurd en je krijgt bericht dat je studiecontract klaar staat om te ondertekenen.
Het contract moet worden ondertekend tegen ten laatste 8 oktober. Na deze datum kan er niet meer worden getekend, en wordt de aanmelding geannuleerd.
Indien je een visum nodig hebt om in Belgiƫ te studeren raden we je aan het studiecontract pas te tekenen wanneer je je visum hebt ontvangen. Wanneer je het studiecontract hebt ondertekent, ben je verplicht een deel van het studiegeld te betalen.
Log in, kijk bij 'overzicht' en teken je online studiecontract
Achteraf ontvang je een bevestigingsmail met een kopie van je ondertekende contract.
Als je hebt aangemeld via de SelfService Studenten (voor huidige studenten), is dit hoe je je studiecontract online kan ondertekenenen.
Volgende stappen: bereid je voor
Je verblijf in Belgiƫ
Heb je een visum nodig? Waar ga je verblijven? En hoe zit het met je ziekteverzekering? Zorg ervoor dat je op tijd begint met het voorbereiden van je verblijf in Belgiƫ!
De start van het academiejaar
Na het ondertekenen van je contract ben je officieel ingeschreven! Ontdek hier welke attesten je krijgt, hoe je je vakken registreert en wanneer we je verwachten in de Onthaalweek!
Info voor vluchteling studenten
Deadline
Als je erkend bent als vluchteling in Belgiƫ, dan heb je dezelfde deadline als studenten met een Belgisch diploma, zelfs als je een buitenlands diploma hebt. Verblijf je in Belgiƫ onder het statuut van tijdelijke bescherming, dan volg je de deadline van niet-EER-studenten die reeds in Belgiƫ verblijven. Als je in Belgiƫ verblijft met een oranje immatriculatiekaart, dan val je onder de deadline voor niet-EER-studenten.
Wordt je aanmelding automatisch geweigerd omdat ons systeem je een vroegere deadline toekent op basis van je nationaliteit, contacteer dan studentenadministratie@vub.be met een duidelijke scan of foto van je verblijfsvergunning (voor- en achterkant), tijdelijke bescherming en/of andere documenten die je vluchtelingenstatuut staven, om te vragen of je aanmelding heropend kan worden.
Hou er rekening mee dat de verwerking van je dossier enkele weken kan duren, ook als je je nog vrij kort voor de start van het academiejaar mag aanmelden. Dien je aanmelding dus zo snel mogelijk in, om zeker te zijn dat je de start van het academiejaar niet mist.
Aanmeldkost
Als je erkend bent als vluchteling in Belgiƫ of je verblijft in Belgiƫ onder tijdelijke bescherming, hoef je geen aanmeldkost te betalen. Wanneer je wordt gevraagd om de aanmeldkost online te betalen, mag je studentenadministratie@vub.be contacteren met een duidelijke scan of foto van je verblijfsvergunning (voor- en achterkant), tijdelijke bescherming en/of andere documenten die je vluchtelingenstatuut staven, om te vragen of je aanmeldkost kan worden kwijtgescholden.
Studiegeld
Erkende vluchtelingen betalen de studiegeldtarieven voor EER-studenten. Krijg je toch de tarieven voor niet-EER-studenten aangerekend? Contacteer dan studentenadministratie@vub.be met een duidelijke scan of foto van je verblijfsvergunning, erkenningsaanvraag (voor- en achterkant) en/of andere documenten die je vluchtelingenstatuut staven tegen 31 december ten laatste, om te bekijken of ze je factuur kunnen aanpassen. Wordt je vergunning niet aanvaard of je erkenningsaanvraag afgewezen, dan kan je ingeschreven blijven zonder dat de tarieven verlaagd worden. Zolang je aanvraagprocedure nog niet is afgerond, blijft het verlaagde tarief van toepassing. Telkens je herinschrijft zal er opnieuw een actueel bewijs van je verblijfsstatus worden gevraagd.
Documenten
Zelfs als je geen toegang hebt tot bepaalde documenten of geen nieuwe kopieƫn kan voorzien, raden we je aan om je aanmelddossier zo volledig mogelijk in te dienen. Extra documenten kunnen worden opgevraagd en we kunnen je ook helpen om andere oplossingen te zoeken indien nodig. In het uitzonderlijke geval dat er echt geen andere oplossing gevonden kan worden, volgen we de procedure beschreven staat in het OER (artikel 29).
Diplomaverificatie
Als je geen contact meer kan opnemen met je vorige universiteit, contacteer dan studentenadministratie@vub.be en leg uit waarom je geen digitale verificatie kan aanleveren via de gebruikelijke methodes. We kunnen dan bekijken of er andere opties mogelijk zijn.