Welke documenten heb je nodig?

Check in dit overzicht welke documenten je nodig hebt om aan te melden bij de VUB


Deze zijn verschillend per type programma, en er zijn enkele extra vereisten voor Chinese burgers en studenten met een Nederlands diploma

Lager op deze pagina vind je meer gedetailleerde informatie over welke documentatie we exact nodig hebben.

Bachelor

Studenten met (gelijkgesteld) diploma secundair onderwijs

Overzicht van gelijkgestelde niet-Vlaamse diploma's secundair onderwijs

  • Identiteitskaart (voor- en achterkant) of paspoort
  • Recente foto voor je studentenkaart
  • Diploma secundair onderwijs*
  • Puntenlijst* - Officieel document met stempel en handtekening van de school of digitaal verifieerbaar
  • Taalbewijs (indien nodig)

* we hebben zowel het origineel als een beëdigde vertaling nodig, als de documenten niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn

Als je in je laatste jaar zit (en je hebt je diploma nog niet behaald), upload dan een inschrijvingsbewijs opgesteld door de administratie met daarop:
- bevestiging van je huidige inschrijving 
- verwachte afstudeerdatum
- titel van het diploma dat je zal behalen

Studenten met ander diploma secundair onderwijs

Diploma staat niet in lijst gelijkgestelde diploma's (zie hoger)

  • alle bovenstaande documenten +
  • Motivatiebrief (Engels)

Master & MaNaMa

Algemene benodigde documenten
 
  • Identiteitskaart (voor- en achterkant) of paspoort
  • Recente foto voor je studentenkaart
  • Diploma Hoger onderwijs*
  • Puntenlijst* - Officieel document met stempel en handtekening van de school of digitaal verifieerbaar
  • Taalbewijs (indien nodig)

* we hebben zowel het origineel als een beëdigde vertaling nodig, als de documenten niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn

Als je in je laatste jaar zit (en je hebt je diploma nog niet behaald), upload dan een inschrijvingsbewijs opgesteld door de administratie met daarop:
- bevestiging van je huidige inschrijving 
- verwachte afstudeerdatum
- titel van het diploma dat je zal behalen

Extra documenten per programma
  • alle bovenstaande documenten +
  • Motivatiebrief (aangeraden lengte: 1pg A4)
  • 2  aanbevelingsbrieven

(check de toelatingsvoorwaarden van je programma om te checken of dit nodig is)

Postgraduaat

EER-burgers
  • Identiteitskaart (voor- en achterkant) of paspoort
  • Recente foto voor je studentenkaart
  • Diploma Hoger onderwijs* (of, als je in je laatste jaar zit, je inschrijvingsbewijs dat aangeeft wanneer je zal afstuderen en met welk diploma)
  • Puntenlijst* - Officieel document met stempel en handtekening van de school of digitaal verifieerbaar
  • Taalbewijs (indien nodig)

* we hebben zowel het origineel als een beëdigde vertaling nodig, als de documenten niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn.

Als je in je laatste jaar zit (en je hebt je diploma nog niet behaald), upload dan een inschrijvingsbewijs opgesteld door de administratie met daarop:
- bevestiging van je huidige inschrijving 
- verwachte afstudeerdatum
- titel van het diploma dat je zal behalen

Niet-EER-burgers
  • alle bovenstaande documenten +
  • Motivatiebrief

Chinese burgers

Extra documenten vereist voor Chinese burgers
 
  • APS certificaat (meer info) - dit document moet je niet toevoegen bij je aanmelding, dit wordt opgevraagd nadat je aanmelding is aanvaard
  • CHSI verificatie verslag van je diploma (mag je uploaden in plaats van je normale diploma document)

Nederlands diploma

Extra documenten vereist voor studenten die aanmelden met een Nederlands diploma

(uit Nederland)

  • Digitaal DUO certificaat van je diploma ('Uittreksel diploma') - dit mag je uploaden in plaats van je reguliere diploma

PhD

Afgestudeerd aan een niet-Vlaamse instelling?
 
  • Identiteitskaart (voor- en achterkant) of paspoort
  • Recente foto voor je studentenkaart
  • Onderzoeksonderwerp, onderzoeksvoorstel en onderzoeksplan
  • Formulier aanvraag inschrijving doctoraat (buitenlands diploma)’.
  • CV
  • Diploma en puntenlijsten van je masteropleiding*
  • Puntenlijst (transcript of records) van je bacheloropleiding**
  • Indien joint-PhD: vermeld dit in je aanvraagformulier

* we hebben zowel het origineel als een beëdigde vertaling nodig, als de documenten niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn.
** enkel nodig voor de faculteit Ingenieurswetenschappen of Wetenschappen en Bio-Ingenieurswetenschappen.

Als je in je laatste jaar zit (en je hebt je diploma nog niet behaald), upload dan een inschrijvingsbewijs opgesteld door de administratie met daarop:
- bevestiging van je huidige inschrijving 
- verwachte afstudeerdatum
- titel van het diploma dat je zal behalen

Afgestudeerd aan een Vlaamse instelling na 2004?
 

Documenten nasturen

Tijdens het aanmeldingsproces dien je de verschillende documenten op te laden. Niet iedereen heeft elk document nodig om aan te melden.

Ontbrekende documenten doorsturen na aanmelding

Is je aanmelding al ingediend, maar wil je nog documenten toevoegen? Mail ze dan door naar studentenadministratie@vub.be met vermelding van je (volledige) naam en geboortedatum, zodat we ze kunnen toevoegen aan je dossier. Hoe sneller we al je documenten hebben, hoe sneller we je aanmelding kunnen verwerken.

Let er op dat alle nodige documenten zijn ingestuurd tegen de aanmeldingsdeadline

anders wordt je dossier niet (meer) verwerkt.

Uitzondering: taalbewijs

Enkel Niet-EER studenten mogen het taalbewijs nog na de deadline (31 maart) inleveren, en ten laatste op 30 juni (voor 1 juli).

2022_Studente stopt documenten in een enveloppe_S_321712487.

Details

Wat hebben we exact nodig?

Ontdek wat elk document betekent en wat we exact nodig hebben van jou. Niet iedereen moet elk document toevoegen in de aanmelding. Check welke documenten jij moet aanleveren in het overzicht hierboven.

Kwaliteitsvereisten

We hebben telkens duidelijke scans of deftige foto's nodig van het volledige, originele document. Het document moet volledig zichtbaar zijn, en voorzien van een stempel en handtekening (of digitaal verifieerbaar).

Pasfoto

Upload een recente foto

van jezelf, die we kunnen gebruiken om je te identificeren en je studentenkaart aan te maken.

Identiteitsbewijs

We hebben je ID of paspoort nodig om je te identificeren


EER-studenten
Upload aub een foto van je identiteitskaart (voor- en achterkant), internationaal paspoort of geldige verblijfsvergunning.

Niet-EER-studenten
Upload aub een kopie van je internationaal paspoort (of Belgische verblijfsvergunning, als je die al hebt).

Je aanmelding kan niet worden verwerkt zonder dit document.

Diploma secundair onderwijs

Als je aanmeldt voor een Bachelorprogramma, hebben we je diploma van de middelbare school nodig

Als je aanmeldt voor een Master, MaNaMa, Postgraduaat of PhD kan je dit toevoegen om je dossier te versterken, maar dit is niet vereist.

Als je in je laatste jaar zit (en je hebt je diploma nog niet behaald), upload dan een inschrijvingsbewijs opgesteld door de administratie met daarop:
- bevestiging van je huidige inschrijving (inclusief type curriculum en/of stream)
- verwachte afstudeerdatum
- titel van het diploma dat je zal behalen (in de originele taal + vertaling) 

We hebben zowel het origineel als een beëdigde vertaling nodig, als de documenten niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn.

Diploma hoger onderwijs

We hebben je Bachelor- en/of Masterdiploma nodig als je aanmeldt voor een Master, MaNaMa, Postgraduaat of PhD programma

Als je in je laatste jaar zit (en je hebt je diploma nog niet behaald), upload dan een inschrijvingsbewijs opgesteld door de administratie met daarop:
- bevestiging van je huidige inschrijving 
- verwachte afstudeerdatum
- titel van het diploma dat je zal behalen

We hebben zowel het origineel als een beëdigde vertaling nodig, als de documenten niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn.

Toelatingsexamen Geneeskunde

Enkel vereist als je aanmeldt voor de opleiding Geneeskunde

Upload hier het bewijs dat je deelgenomen hebt aan het ingangsexamen voor Geneeskunde, georganiseerd door het Ministerie van Onderwijs (je krijgt dit document als je deelneemt aan het examen). Onze studentenadministratie kijkt dan je resultaat na.

Meer info over het toelatingsexamen

Als je een aanmelding wil indienen voordat je het ingangsexamen hebt afgelegd, om bvb een VUB kot aan te vragen, dan mag je een leeg pdf'je of bewijs dat je ingeschreven bent voor het examen uploaden. Zo kan je toch je aanmelding al indienen, en dan stuur je het bewijs van deelname later nog door (via e-mail naar studentenadministratie@vub.be).

Bewijs ijkingstoets

Enkel vereist indien dit nodig is voor jouw opleiding

In dit geval upload je bewijs dat je aan de ijkingstoets hebt deelgenomen (je krijgt dit document wanneer je de toets aflegt).

Ijkingstoetsen zijn nooit vereist voor Engelstalige programma's, enkel voor een aantal Nederlandstalige programma's.

Welke programma's hebben een (verplichte) ijkingstoets?

Als je een aanmelding wil indienen voordat je de ijkingstoets hebt afgelegd, om bvb een VUB kot aan te vragen, dan mag je een leeg pdf'je of bewijs dat je ingeschreven bent voor de toets uploaden. Zo kan je toch je aanmelding al indienen, en dan stuur je het bewijs van deelname later nog door (via e-mail naar studentenadministratie@vub.be).

Bewijs taalvoorwaarden

Elke student moet voldoende taalkennis van het Nederlands of Engels kunnen aantonen (afhankelijk van de onderwijstaal van je gekozen opleiding)

Meer over de taalvoorwaarden en hoe je voldoende taalkennis kan bewijzen 

Vorige opleiding

Om te bewijzen dat je reeds in de onderwijstaal gestudeerd hebt, zorg je ervoor dat de onderwijstaal van je vorige opleiding duidelijk vermeld staat op de documenten die je aanlevert, of je vraagt hiervoor extra documentatie (met stempel en handtekening) op bij je vorige school. In dit geval hoef je geen extra taalbewijs toe te voegen, en zien we aan je diploma dat je aan de taalvoorwaarden voldoet.

Taaltest

Als je je taalkennis met een taaltest wil bewijzen, upload je hier de officiële testresultaten.

Wacht je nog op je test(resultaten)? Geen probleem: je kan je aanmelding al indienen zonder het taalbewijs, en de faculteit kan je aanmelding al screenen. Zorg ervoor dat je het taalbewijs nog nastuurt voor de aanmeldingsdeadline. Enkel niet-EER studenten mogen het taalbewijs na de deadline (31 maart) insturen, en ten laatste op 30 juni (voor 1 juli). Je krijgt geen acceptance letter as het taalbewijs nog niet aanwezig is.

Diploma van een Belgische middelbare school
  • Studenten met een diploma van een Vlaamsemiddelbare school hoeven geen taalbewijs aan te leveren voor een Engelstalig of Nederlandstalig programma. 
  • Studenten met een diploma van een Waalse middelbare school hoeven geen taalbewijs aan te leveren voor een Engelstalig programma. Voor een Nederlandsalig programma moet dit wel.

Puntenlijst

Upload alle academische resultaten van je vorige opleiding

Dat betekent alle academische resultaten van je vorige programma, niet enkel van het laatste jaar. Als je in je laatste jaar zit, upload je alle resultaten die je tot op heden al behaald hebt. We hebben een officieel document nodig met stempel en handtekening van de school, of digitaal verifieerbaar.

We hebben zowel het origineel als een beëdigde vertaling nodig, als de documenten niet in het Nederlands, Engels, Frans of Duits zijn.
 

Aanbevelingsbrief 1 & 2

Enkel nodig als je aanmeldt voor een Master of MaNaMa
 
  • Aanbevelingsbrieven hoeven niet voor de opleiding Master in Management and Communication Studies.
  • Voor wetenschappelijke opleidingen (Biologie, Geografie,...) moeten deze door een academicus worden geschreven.
  • Voor andere opleiding is het best om deze te laten schrijven door iemand je die in academische of professionele context als overste of mentor heeft begeleid (een docent, werkgever,...).
     

Template (optioneel)

Aanbevelingsbrief indienen

Bij voorkeur voeg je de aanbevelingsbrief gewoon zelf toe in de online aanmeldingstool. Als de aanbeveler de brief graag vertrouwelijk wil aanleveren, kunnen ze deze per uitzondering rechtstreeks mailen naar admissions@vub.be.

Motivatiebrief

Enkel indien dit nodig is voor jouw opleiding

Check hier welke documenten jij nodig hebt

Motiveer waarom je aan de VUB wil studeren en waarom je deze specifieke opleiding kiest. Volgende onderwerpen kunnen aan bod komen:

  • Waarom wil je aan de VUB studeren?
  • Waarom kies je voor deze opleiding?
  • Op welke manier is deze opleiding belangrijk voor jouw toekomstplannen?
  • Welke kennis of skills hoop je in deze opleiding op te doen?
     

We adviseren een lengte van maximum 1 pagina A4.

Onderzoeksvoorstel

Enkel voor PhD kandidaten

Upload hier je onderzoeksonderwerp, onderzoeksvoorstel en onderzoeksplan.

Template onderzoeksplan

Aanmeldingsformulier PhD

Enkel voor PhD kandidaten

Als je een aanvraag indient als doctoraatstudent heb je een formulier aanvraag inschrijving doctoraat nodig. Zonder dit document kan je dossier niet gescreend worden.

Aanvraag inschrijving doctoraat met een Belgisch diploma (English) 

Aanvraag inschrijving doctoraat met een buitenlands diploma (English)

Meld je aan met een Vlaams diploma, laat het aanvraagformulier dan ook handtekenen door je decaan, om eventueel de facultaire screening over te slaan. 

  • De goedkeuring van de faculteit gebeurt op basis van je onderzoeksvoorstel. Dit aanmeldingsformulier is een extra document dat je ingevuld moet uploaden. Contacteer je supervisor of facultitssecretariaat voor meer informatie.
  • De correcte terminologie ifv je doctoraatsdiploma vind je in annex 1 van de Doctoral Regulations. Wil je starten met een interdisciplinair doctoraat, contacteer dan de PhD department.
  • Zodra het document wordt afgetekend door de faculteit en je supervisor, kan je inschrijven als PhD student.

CV

Upload hier je CV

Credit- en examencontract

Enkel nodig als je aanmeldt voor een credit- of examencontract

De meeste studenten melden aan voor een gewoon 'diplomacontract' en hoeven dit document niet toe te voegen. Als je vakken volgt van verschillende faculteiten, upload je een document per faculteit. Zonder dit document wordt je aanmelding niet verwerkt.

Creditcontract

Als je aanmeldt voor een creditcontract, upload dan onderstaand ingevuld formulier:

 Creditcontract formulier

Examencontract

Als je aanmeldt voor een examencontract, upload dan onderstaand ingevuld formulier:

Examencontract formulier

Het is belangrijk de juiste naam, het catalogusnummer, het semester en de faculteit van elk vak te vermelden.
Deze informatie vind je in de opleidingsfiche

Vertaling van documenten

Documenten moeten niet vertaald worden indien ze beschikbaar zijn in het Nederlands, Frans, Engels of Duits.

Van documenten in een andere taal, hebben we zowel het origineel als een beëdigde of gezworen vertaling nodig. Dit betekent dat het document in kwestie vertaald moet worden met rechtskracht. Documenten moeten voor je inschrijving niet worden gelegaliseerd.

Beëdigde vertaling