logo

Hoe/Wat

De dienst Lokalenbeheer is verantwoordelijk voor de roostering van alle niet onderwijsactiviteiten in leslokalen, auditoria, vergaderzalen en congreslokalen op campus Etterbeek en U-Square. 

Uitzondering beheer:  

  • Buitenactiviteiten (op graspleinen of in tent) worden beheerd door de dienst AV Services. Meer informatie kan je terugvinden op de pagina Evenementen
  • Studenten kunnen les- of vergaderlokalen voor informele studieactiviteiten reserveren via Web Room Booking. Meer informatie kan je terugvinden op de pagina https://student.vub.be/lokalen-reserveren/evenementen . Bekijk deze pagina voor praktische tips om een succesvol event te plannen aan de VUB.

Voor de reglementering betreffende het gebruik/toekenning van onze lokalen kan je ons leslokalenreglement (English version) nalezen. Hierin staan onder andere de reinigings- en annulatievoorwaarden alsook de gehanteerde tarieven. 

 

Hoe doe ik een aanvraag?

Een aanvraag doe je bij de dienst Lokalenbeheer.  

Opgelet: Het is noodzakelijk voor de verwerking van de aanvraag dat het reservatieformulier volledig en juist is! 

  • Het formulier wordt automatisch verstuurd naar de dienst Lokalenbeheer.   
  • De medewerkers van Lokalenbeheer zullen je een voorstel doen voor een ruimte die geschikt voor het aantal aanwezigen en met de gewenste accommodatie. 

Let wel: Jouw aanvraag impliceert geenszins de automatische toekenning van de gewenste lokalen: aanvragen worden in chronologische volgorde behandeld.  

  • Na goedkeuring van de aanvraag ontvangt de huurder een bevestiging via email met verwijzing naar dit reglement en extra afspraken. De bevestigingsbrief fungeert als overeenkomst voor het ter beschikking stellen van de gevraagde lokalen. De overeenkomst maakt ook melding van het toegepaste huurtarief, de gebeurlijke reinigingskosten en de na te leven veiligheidsvoorschriften…  
  • De huurder dient de overeenkomst ondertekend terug te sturen naar de dienst Lokalenbeheer. 

Bemerk: Wanneer een reservatie bevestigd wordt, krijgt jouw ticket de status ‘gereed’ en wordt dit afgesloten. Zodra een ticket afgesloten is, kan je niet meer op dit ticket reageren. Indien gewenst kan je wel je steeds een nieuwe aanvraag sturen via Infradesk of je kan een e-mail sturen naar infradesk@vub.be refererend naar ‘job nr. …’. 

Bij verdere vragen of opmerkingen: neem contact op via Infradesk

Studentenkringen: meer informatie op de studentenwebsite student.vub.be

Personeel: U vult het reservatieformulier in (zie link hierboven)

 

De prijzen van de lokalen zijn beschreven in het Lokalenreglement.

 

Aanvraagtermijnen

  • Eenvoudige aanvraag = 1 lokaal voor 1 event op 1 tijdstip, geen voorbereidingstijd vereist (3 werkdagen op voorhand)
  • Gecombineerde aanvraag = meerdere lokalen voor één of meer -daags event of verschillende dagen binnen een periode (10 werkdagen op voorhand)
  • Uitgebreide activiteiten  = bijvoorbeeld een studiedag minstens 1 maand vooraf
  • Congressen = Stuur een mail naar infradesk@vub.ac.be zodat de beschikbaarheid kan worden nagegaan. Let wel dat congressen eerst intern moeten goedgekeurd worden.

Opgelet: Indien de termijnen niet gerespecteerd worden, kan de aanvraag geweigerd worden en kan een tijdige behandeling niet meer gegarandeerd worden. 

Overzicht lokalen VUB

De VUB beschikt over verschillende mogelijkheden:

 

Lokalen Aantal lokalen
Q uitgebreid 1280 plaatsen 1
QA 580 plaatsen 1
QC 300 plaatsen 1
Aula 200 plaatsen 3
Aula 100 tot 172 plaatsen 7
Aula 60 tot 96 plaatsen 11
Lokaal 38 tot 48 plaatsen 37
Lokaal 20 tot 35 plaatsen 19
Lokaal 8 tot 18 plaatsen 7
Receptieruimtes Aantal plaatsen
Foyer 100
Nelson Mandela 500
D.2 trappenhal 90
D0 gang naar E + D004 Onthaalbalie 200

Vragen?


Als je vragen hebt in verband met een reservering/aanvraag of je wenst meer informatie te verkrijgen kan je steeds een e-mail sturen naar infradesk@vub.ac.be of bellen naar 02/629.31.11. (weekdagen permanentie van 8u tot 12u en van 12u30 tot 16u)

Contacteer onze diensten via Infradesk

Zalen

Op zoek naar een geschikte ruimte voor uw event? Of het nu om een workshop, een bedrijfsbijeenkomst, een congres of een netwerkevent gaat, bij U-Residence zit u altijd goed.

De U-Residence beschikt over een grote zaal voor 120 personen met aanpalend een polyvalente ruimte (voor recepties, koffiepauzes ...) en 2 kleine zalen voor 40 personen, lobby met balie en opwarm keuken. De apart vorm gegeven vensters en grote glaspartijen zorgen voor lichte, heldere ruimtes.

De zalen zijn voorzien van alle moderne audiovisuele mogelijkheden om uw presentaties vlot te laten verlopen (beamer, projectiescherm, spreekstoel, ...).  Er is eveneens een garage beschikbaar met 45 parkeerplaatsen. De ruime lobby, compleet met mooie balie is dan weer het ideale decor voor een geslaagde receptie. En natuurlijk geniet u overal van een snelle, draadloze verbinding met het internet.

  • Groene zaal:

° Conferentie opstelling max. 120 personen (zonder tafels, enkel stoelen)

° Vergaderopstelling in U-vorm, 30-45 personen (met tafels en stoelen)

  • Lobby voor recepties, koffiepauzes
  • Polyvalente ruimte voor recepties, koffiepauzes (max. 120 personen)
  • Rode zaal/Zwarte zaal

° Conferentie opstelling max. 40 personen (zonder tafels, enkel stoelen)

° Vergaderopstelling max. 16 tot 24 personen (met tafels en stoelen)

Reservatie en prijzen

De zalen kunnen worden gereserveerd via het reservatieformulier. Vergeet ook niet de gewenste opstelling door te geven.

De prijzen van de zalen zijn beschreven in het Lokalenreglement.

Catering is eventueel mogelijk via de diensten van het VUB-restaurant: catering@vub.ac.be. Het staat u natuurlijk vrij een eigen cateraar te kiezen. 
Als je verdere informatie wenst of het congrescentrum eerst wil bezoeken, contacteer ons dan via Infradesk.

Vergaderlokalen

Web Room Booking is een webapplicatie waarbij je zelf vergaderlokalen voor vergaderingen kan reserveren in gebouw M of gebouw C.

Wat is het voordeel? Je ziet onmiddellijk het resultaat van je eigen boeking.

Wie kan een lokaal boeken via WRB?

- Ieder personeelslid in gebouw M kan op eenvoudige vraag aan Erwin Van de Velde toegevoegd worden aan dit systeem. Voeg in je verzoek je VUB NetID toe.

Hoe gebruik ik WRB?

bekijk de werkwijze

Voor een vlot verloop van de boekingen vragen wij volgende tips te gebruiken

Ga direct naar Web Room Booking

Het lopende academiejaar 2019-2020 heet "ONEVENJR"

Studieactiviteiten

Via Web Room Booking kunnen studenten leslokalen in gebouw D en vergaderlokalen in gebouw M reserveren voor informele studieactiviteiten.

Welke activiteiten komen hiervoor in aanmerking?

  • Groepsopdrachten
  • Oefenpresentaties
  • Samen oefeningen maken
  • Papers of projecten bespreken met begeleiders of medestudenten
  • Focusgroepen, interviews, ... en dergelijke die nodig zijn voor studieprojecten
  • Kleinschalige vergaderingen in het kader van een opleidingsonderdeel

Reserveer zelf een lokaal voor jouw studieactiviteit


Klik op volgende button voor meer informatie

Reserveer een lokaal

Lokalen 2018-2019

Bezetting lokalen 

Lokalen 2019-2020

Bezetting lokalen

 

Met opmerkingen en suggesties kan je terecht bij erwin.van.de.velde@vub.be

 

Boven het congrescentrum is er mogelijkheid tot overnachten. Deze voorziening wordt niet door de Vrije Universiteit Brussel uitgebaat. Reservatie van een kamer kan gebeuren via http://www.u-residence.be/. Contact opnemen met het management kan via info@u-residence.be of (+32) 2 647 07 40.

U-Residence verhuurt naast 64 long-stay studio’s (12 maanden) ook 31 short stay kamers met hotelservice (1 nacht tot max. 3 maanden). Vanaf een verblijf van 1 maand spreekt men van mid stay. Hiervoor kan men contact opnemen met het management van U-residence via info@u-residence.be.

De prijs van een overnachting bedraagt 75 euro voor een single kamer en 100 euro voor een double.  De kamers zijn uitgerust met eigen sanitair, douche en kitchenette. Er is Wifi, TV en dagelijkse housekeeping. Ontbijt is niet inbegrepen, maar men kan ontbijten in de VUB cafetaria van 7u30.

Lid VUB gemeenschap? Recht op korting met een voucher.

Omdat er een samenwerking bestaat tussen U-Residence en de VUB heeft onze universiteit jaarlijks recht op een aantal kortingsvouchers van 15 euro per persoon per nacht op bovenvermelde prijzen. Deze kunnen binnen een bepaald kader worden aangevraagd. Hieronder een overzicht van de criteria:

In de overeenkomst die de VUB met U-Residence heeft afgesloten, is voorzien dat onze universiteit jaarlijks recht heeft op 3.500 kortingsvouchers van 15 euro op bovenvermelde prijzen (tot en met 2029). De criteria die recht geven op een voucher werden recent uitgebreid: personeel en studenten kunnen in geval van bijzondere omstandigheden zoals staking, examen, … een kortingsvoucher aanvragen voor overnachting in U-Residence. Hieronder een volledig overzicht van de criteria die recht geven op kortingsvouchers:

Wie kan gebruikmaken van een voucher van 15 euro?

Door de Directie Infrastructuur worden vouchers toegewezen aan:

  • door de faculteit/vakgroep uitgenodigde (gast)professoren;
  • deelnemers aan een congres, symposium, … georganiseerd door de faculteit/vakgroep;
  • externe projectmedewerkers aangesteld door een dienst/faculteit/vakgroep;
  • personeelsleden of studenten die in geval van bijzondere omstandigheden ( staking, examens, ...) wensen te overnachten; 

In het kader van de internationalisering worden vouchers beschikbaar gesteld door IRMO, het International Relations and Mobility Office, aan:

  • deelnemers van internationale delegaties in het kader van een bezoek aan onze universiteit;
  • partners van door VUB gecoördineerde internationale projecten (projecten waarvoor IRMO het centrale VUB-portaal is);
  • deelnemers aan workshops/seminaries georganiseerd door IRMO, al dan i.s.m. derden (Consortium meetings, seminaries van de Brussels Diplomatic Academy, UNICA, ...);
  • internationale studenten bij wijze van transitiehuisvesting bij aankomst in Brussel;
  • activiteiten georganiseerd door IES en VECO;

Hoe vraagt u één of meerdere vouchers aan?

Praktisch gezien zijn de vouchers aan te vragen door de verantwoordelijke van de dienst/faculteit/vakgroep of de betrokken student door een e-mail te sturen naar international.relations@vub.ac.be of infradesk@vub.ac.be met vermelding van het aantal personen, aantal nachten en de reden van verblijf. Het totale aantal vouchers dat jaarlijks wordt toegekend is evenwel beperkt.  

Hoe gebruikt u de voucher bij de reservatie van een verblijf?

Na toekenning krijgt de aanvrager de promotiecode toegestuurd via e-mail. Vervolgens kan hij die gebruiken bij het reserveren van de kamer(s) via de site van U-residence. Reservaties dienen online betaald te worden tijdens de boeking, bvb. via creditcard of bancontact. Opgepast! In geval van annulering van je online booking wordt er geen terugbetaling voorzien. Gelieve hiermee rekening te houden. Voor de reservatie van verschillende gelijktijdig beschikbare kamers voor groepen gelden andere voorwaarden. Hiervoor neemt de betrokkene tijdig contact op met het management van U-Residence via info@u-residence.be.

Het principe ‘first come, first served’ is van toepassing: beschikbaarheid van de kamers is dus niet gegarandeerd. Tijdig een voucher aanvragen en een kamer reserveren is dus de boodschap.

Problemen gebruik voucher code?

In het verleden werden er problemen gesignaleerd met het gebruik van vouchercodes via de website van U-Residence. Indien er zich problemen zouden voordoen, bijvoorbeeld wanneer de site blokkeert, vraagt U-Residence om 1 uur te wachten en nadien opnieuw te proberen met dezelfde code (die normaliter bruikbaar blijft indien niet gebruikt tijdens een effectieve betaling). Dit houdt ook in dat de bancaire sessie na 1 uur verloopt en men opnieuw moet beginnen met de boeking als de betaling niet tijdig is afgerond.

Indien er zich andere problemen voordoen, of toepassing van bovenstaande het probleem niet oplost, neemt men best contact op met het management van U-Residence via info@u-residence.be of (+32) 2 647 07 40.

Welke faciliteiten kan je huren bij een zaal?

Je kan verschillende faciliteiten huren bij een zaal. Denk aan diverse audiovisuele middelen, catering, meubilair en flipovers.  

De evenementencoördinator van de dienst AV Services kan je daarin adviseren in een persoonlijk gesprek. De coördinator neemt contact met je op na het invullen van het Reservatieformulier of na contact via Infradesk

Voor meer informatie zie Hoe organiseer ik een evenement.

Voor alle vragen hieromtrent, contacteer Infradesk.