Jarne Verelst, voorzitter van de studentenraad, en Michael Spronck, oud-ondervoorzitter, waren vanaf het begin nauw betrokken bij het Office 365 project. “Al was dat bij mij vooral door mijn vakantiejob bij de IT-afdeling”, vult Michael aan. “Voor studenten is het eigenlijk helemaal niet zo moeilijk. Ze moeten nauwelijks meer doen dan hun NetID vernieuwen in de PAM, de personal access manager. Maar dat wordt uitgelegd in de e-mail die ze ontvangen.”
 
Samenwerking, opslag en 5 gratis Officelicenties
 
“Wij zijn als studentenraad in het project gestapt, omdat we onmiddellijk zagen welke mogelijkheden Office 365 bood voor studenten.”, vertelt Jarne. “Bovendien konden we zo bewaken dat alle belangrijke zaken voor studenten werden meegenomen in de migratie. We hebben erop aangedrongen dat er zeker geen twee e-mailadressen zouden ontstaan. Het ‘vub.ac.be’ moest blijven werken, maar door een automatische forward kunnen de studenten zeker geen belangrijke mails mislopen.”
 
“Office 365 biedt fantastische mogelijkheden”, vertelt Michael enthousiast. “Je kan van op de client, je eigen computer dus, met verschillende studenten gesynchroniseerd samenwerken in één document. Dat is toch veel handiger dan Google Docs of het gepruts met verschillende offline versies. Aan de andere kant kan je via de Office 365 portal ook altijd en overal aan je documenten. De voordelen liggen ook in de opslagcapaciteit, van zowel de OneDrive als de mailbox, tot zelfs 150 gigabyte. Outlookmail is ook veel professioneler dan de huidige webmail.”
 
“Voor actieve studenten is de outlookagenda inderdaad een enorme meerwaarde in planning en samenwerking met de universiteit.”, vult Jarne aan. “Ik had vroeger ook een digitale agenda in Gmail, maar nu kan ik rechtstreeks uitnodigingen van officiële vergaderingen opslaan. En dat zijn er tegenwoordig toch heel wat. In de toekomst zal Skype For Business ook meetings van op afstand toelaten. Samen vergaderen met je projectgroep dus, over de campussen heen, desnoods vanop je eigen kot.”
 
“Ik denk dat studenten vroeger vooral de oplossingen zochten in gratis tools, zoals OpenOffice, met zijn voor- en nadelen.”, pikt Michael terug in. “Voor het Microsoftpakket bestonden er wel kortingspakketten voor studenten, maar ik denk dat er toch nog redelijk wat studenten hun Word, Excel en Powerpoint aankochten, of desnoods illegaal downloadden. Nu kan je per student volledig legaal dit pakket gratis op 5 plaatsen installeren: je laptop, computer thuis, smartphone, tablet, … . Iedereen heeft ook steeds dezelfde versie. Dat lost ook wel wat problemen op.”
 
“Office 365 heeft ook een handige app voor je smartphone. Ideaal om je mails te checken op dode momenten.”, aldus Jarne. “Ik hoor van collega-studentenvertegenwoordigers dat het bij andere onderwijsinstellingen in elk geval een groot succes is.”
 
En wat met Microsoftallergieën?
 
Microsoft blijft natuurlijk een product met een bepaalde eigenheid die sommige niet appreciëren. Studenten schrijven ook heel wat studiegegevens weg bij een commerciële partner.
“Door de serverspreiding bij Microsoft is de gegevensopslag op zich stabieler. Als er nu iets misloopt op het rekencentrum van de VUB, ligt alles plat.”, verduidelijkt Jarne het voordeel van een externe partner. “En ik wil niet weten wat het zou het kosten om een dergelijk aanbod voor studenten zelf te organiseren.”
 
“Naar privacy toe zie ik ook geen probleem”, zegt Michael. “Toch zeker niet in vergelijking met wat de meeste studenten nu gebruiken. Microsoft kan het zich gewoon niet permitteren om de gegevensopslag te mismeesteren.”
 
“Zelf heb ik een Mac, en gebruik ik bij voorkeur Linux”, getuigt Jarne. “Vroeger gaf dit soms problemen met compatibiliteit. Nu weet je dat je altijd nog de portal kan openen, op eender welke machine. Maar wie echt niet met Microsoft wil werken, is natuurlijk vrij om zijn eigen systemen te blijven gebruiken.”
 
Instructies en ondersteuning
 
De studenten krijgen dus alle instructies via mail. Ze moeten wachten tot ze in de migratiewave zitten, waarvan de volgorde willekeurig bepaald is. Volledig zelfstandig migreren is helaas niet mogelijk. Gemotiveerde studenten die al absoluut sneller willen starten met de migratie, kunnen dit wel laten weten via MY.VUB. Dan neemt de IT-dienst hen mee in de volgende wave.
Sinds vorige donderdag heeft de IT-dienst trouwens een eigen hulpportaal opgezet. Hierop kan je altijd terecht voor hulp.
 
Over Office 365 en de migratie