1. Vraag je altijd af of mail het juiste medium is.
Het medium moet aangepast zijn aan het doel dat je wil bereiken, de doelgroep die je wil aanspreken en de boodschap die je wil brengen. Concreet wil dit zeggen: voor je een mail verstuurt, vraag je je best even af wat precies het doel is van je communicatie. Bijvoorbeeld: wil je iemand informeren, dan kan een mail geschikt zijn, wil je een ruzie bijleggen of wil je gevoelige informatie delen dan doe je dat beter face-to-face. Stel dat je iets wil delen met een grote groep mensen, dan kan een bulkmail een oplossing zijn. Maar wil je graag met diezelfde groep in interactie gaan, dan boek je misschien beter een aula. Als je iemand wil verrassen met chocolaatjes, dan is een mail misschien minder geschikt. En wil je binnen de 5 minuten een antwoord op je vraag, dan bel je beter of ga je even langs.
Als je dus communiceert, sta dan even stil bij volgende 4 vragen:
- Wat is mijn doel?
- Wie is mijn doelgroep?
- Wat is mijn boodschap?
- En pas dan: via welk medium doe ik dat het beste?
2. Mail overlast heb je zelf in de hand: verstuur er minder, dan ontvang je er ook minder.
Toegegeven, we gaan wat kort door de bocht, want mail overlast is een organisatieprobleem. En toch. Als we allemaal wat minder mails versturen, bedenken of dit het juiste medium is voor onze communicatie (zie tip 1) en onze mailbox goed beheren (zie zeker alle andere tips!) ontvangen we op termijn ook minder mails. Het komt er dus op aan om elk onze verantwoordelijkheid te nemen en daarvoor niet naar onze buurman/-vrouw te kijken.
3. Val niemand lastig mails tijdens weekends of vakanties.
Verstuur geen mails tijdens het weekend of wanneer je weet dat de ontvanger met vakantie is. Doe je dit toch, verwacht dan niet dat de ontvanger je mail zal lezen of beantwoorden.
4. Lees of beantwoord niet continu mails.
Wist je dat we gemiddeld elf keer per uur onze mailbox checken en dat dat gemiddeld twee uur per dag aan productiviteit kost? Voortdurend beschikbaar zijn voor inkomende mails zorgt voor stress, een verlies aan creativiteit en productiviteit.
Nog snel een mailtje beantwoorden tijdens de vergadering? Hiermee erger je niet alleen collega’s, je bent psychisch niet aanwezig in de vergadering. Ons denkbrein kan namelijk niet multitasken. Dat betekent als we de hele tijd gestoord worden door binnenkomende mails het geconcentreerd denken moeilijker wordt. Door gebruik te maken van tijdsblokken voor mails (zie mailmanual) kunnen we ons op één taak tegelijk concentreren, daardoor kunnen we sneller en efficiënter werken.
5. Gebruik out of office
“Out of office” gebruik je alleen wanneer je meer dan 24 uur afwezig zal zijn. Het is niet de bedoeling dat je vermeldt waar je naartoe gaat of waarom je er niet bent. Het is wel handig dat je aangeeft wie jou eventueel vervangt voor dringende zaken. Vermeld ook de functie, het mailadres en het telefoonnummer van de vervanger. Vergeet vooral niet de “out of office” uit te zetten wanneer je opnieuw bereikbaar bent.
6. Stop de cc-terreur: het is paraplugedrag.
Als je je collega’s of je baas in “cc” zet omdat je denkt dat je op die manier je verantwoordelijkheid voor je actie niet hoeft te nemen – de baas is bij deze immers op de hoogte – dan ben je fout bezig. Dat heet paraplugedrag. “Cc” gebruik je alleen maar als je een goede reden hebt om iemand te informeren. Soms is het zelfs goed om in je mail even uit te leggen waarom iemand in “cc” staat. “Cc” betekent dat de persoon in kwestie de mail wel leest, maar er wordt van hem of haar geen reactie verwacht.
We raden je aan een “cc” map te maken om daar al je “cc” mails in te verzamelen (dit kan ook automatisch in Outlook: via “Bestand” en “Regels”) zodat je ze kan doornemen als je even wat meer tijd hebt.
Een leesbevestiging vragen, is niet meer van deze tijd: het is geweldig opdringerig en geeft je geen enkele garantie dat de ontvanger effectief je mail gelezen heeft.
7. Push-berichten of geluidjes jagen je op stang: zet ze uit.
Beeps en notificaties zijn er om je op de hoogte te brengen van nieuwe mailberichten. Op zich is dat fijn. Als je echter in een vergadering zit of geconcentreerd wil werken, kunnen die geluidjes erg storend zijn. Indien je met tijdsblokken werkt (zie tip 4), dragen die beepjes niet meer bij tot je comfort. Zet ze daarom op stil of gewoon uit, zowel op je laptop, je smartphone als je tablet.
8. Hanteer een redelijke antwoordtijd.
Laat mails niet onbeantwoord. Ze blijven vaak onbewust door je hoofd spoken en zijn nefast voor een goede nachtrust. In principe beantwoord je mails binnen de 24 uur. Als dit niet haalbaar is, laat de verzender dan even weten wanneer hij of zij jouw antwoord mag verwachten.
9. Hou je mail kort en bondig.
Beperk je tot één onderwerp per mail. Hou het kort en bondig: wat is het probleem, wat verwacht je en wanneer is de deadline? Scrollen is niet meer in de mode, tracht daarom je bericht te beperken tot één schermlengte. Wil je grote bestanden toevoegen aan je mail, zet ze dan in de “cloud”, dat werkt vlotter.
10. Scheid werk- en privé-mail
Een privé-mail versturen via je werkaccount, het gebeurt weleens. Maar als je werk- en privémails voortdurend vanuit één mailaccount beheert, wordt het op de duur moeilijk beide nog te scheiden, ook tijdens het weekend en op vakantie. Maak daarom naast een werkaccount, ook een privéaccount aan en hou beide strikt gescheiden.