Na maandenlange lockdown heeft de ‘Zoommoeheid’ bij menigeen toegeslagen. Thuis, op het werk, op school: overal zijn videogesprekken het communicatiemiddel geworden. Programma’s als Skype, Discord en Zoom en vragen echter veel meer concentratie dan gewone telefoongesprekken. We zien gezichtsuitdrukkingen en andere verbale communicatie, maar we moeten meer moeite voor doen om deze te verwerken dan bij een ‘normale’ ontmoeting. We missen ook informatie, zoals het gebruik van handen in een gesprek, of een afwachtende verdedigende houding bij het kruisen van de armen, om maar enkele voorbeelden te noemen. Tegelijkertijd krijgen we ook meer prikkels: alle collega’s samen in beeld, de interieurs die we te zien krijgen, interessante boeken op de boekenplank, een hond die voorbij wandelt… Niet eenvoudig om te blijven focussen. En dan zijn er vaak ook nog verschillende vergaderingen of lessen na elkaar.
Vier tips van VUB-professor Veerle Hermans, gespecialiseerd in ergonomie:
- 1. Doseer, beheers je agenda
Plan geen meetings vlak na elkaar, maar reserveer tijd voor het voorbereiden van een andere meeting, het afwerken van een project, etc. Wanneer het niet noodzakelijk is om onmiddellijke interactie te hebben, stuur dan een e-mail. En boek vaste tijd in je agenda om e-mails te sturen en te lezen, blijf niet continu online. Werk van tevoren samen aan gedeelde documenten en spreek vervolgens af om de resterende elementen te bespreken.
- 2. Beeld en klank: aan of uit?
Bij een presentatie door één persoon, kun je het best de andere camera’s en micro’s uit zetten. Vragen kunnen eventueel in de chat worden gesteld, zodat de voorzitter na de presentatie personen aan het woord kan laten. Is interactie bij een kleine groep noodzakelijk, zet dan alles aan, maar let erop om niet door elkaar te praten. Laat ook toe dat er eens een stiltemoment is, dat heb je ook in een normale vergadering (Het hoeft niet altijd de wifi te zijn die blokkeert).
- 3. Varieer
Als individu voelen we ons goed bij variatie. En nu, is het allemaal hetzelfde. Prof. Petriglieri[i], beschrijft dit als volgt:
“Imagine if you go to a bar, and in the same bar you talk with your professors, meet your parents or date someone, isn’t it weird? That's what we're doing now… We are confined in our own space, in the context of a very anxiety-provoking crisis, and our only space for interaction is a computer window.”
Breng dus variatie in je presentatie, ook al zijn die beperkter dan bij een live ontmoeting. Voer polls uit tijdens een presentatie. Vraag reacties in de chat. Zet vragen op een wit bord of flipchart naast je en wanneer je deze vragen behandelt tijdens je les, vink je deze af. Sommige programma’s voorzien groepsindelingen waarbij toehoorders aan elkaar worden gekoppeld worden om een opdracht te maken.
Moet je zelf een tijd luisteren en verlies je je aandacht? Hou pen en papier bij de hand en noteer wat, zo blijf je beter bij de les.
- 4. Pauzeer
Continu naar het scherm kijken, zeker naar dat cameraatje bovenaan, zorgt ervoor dat je ogen zich voortdurend op korte afstand op een punt concentreren. Een beetje zoals je naar het puntje van je neus kijkt. Dit kan leiden tot oogvermoeidheid. Het beste is na elke twintig minuten gedurende twintig seconden wat verder weg te kijken. Hou sowieso na vijftig minuten pauze en wandel wat rond. Zorg er ook voor dat virtuele bijeenkomsten niet langer duren dan een twee uur.
[i] https://www.bbc.com/worklife/article/20200421-why-zoom-video-chats-are-so-exhausting