logo

AV Services

Ons AV-team ontfermt zich over de audiovisuele technologie op onze universiteit. Het beheert de vaste en mobiele infrastuctuur, realiseert en archiveert producties en biedt opleiding en ondersteuning.

AudioVisuele Services (AV Services) is een onderdeel van Facility Services en valt onder te verdelen in 3 segmenten: 

  • Audiovisuele en logistieke ondersteuning voor onderwijs en administratie 
  • Eventondersteuning 
  • Audiovisuele producties 

Doe al je aanvragen via infradesk. Je kan er ook terecht met vragen of feedback.

Audiovisuele en logistieke ondersteuning voor onderwijs en administratie

  • Audiovisuele uitleendienst en logistieke uitleendienst (posterpanelen, tijdelijke signalisatie)
  • Audiovisuele assistentie onderwijs
  • Lesopnames (levering camera, micro, …), teleclassing, videoconferencing, proeftuin
  • Printservice (posters, stickers, banners , ….)

Audiovisuele eventondersteuning

Onze AV-services bij evenementen omvatten captatie, regie, transport, signalisatie, audiovisueel materiaal, logistiek materiaal, ...  

We doen ook het agendabeheer van de evenementen.

Audiovisuele producties

  • Videoopnames
  • Audio-opnames
  • Postproductie
  • Animatie en grafiek
  • Digitaal beeldarchief (CATdV)

Door de snelle ontwikkeling van internet, sociale media, andere communicatiekanalen en stijgende impact van beeldvorming is dit segment enorm gegroeid gedurende de laatste jaren.

Uitleendienst van materiaal

Je kan audiovisueel en logistiek materiaal ontlenen via onze AV-uitleendienst.

  • audiovisueel: projectoren, Pc’s, opnameapparatuur, camera’s, geluidsinstallaties, kabels, pointers, webcam, ... .
  • logistiek: stoelen, receptietafels, flip-charts, posterpanelen, beachvlaggen, roll-ups, stoepborden, verplaatsbare wegwijzers, ... .

Hoe kan ik materiaal ontlenen en afhalen?

  • Doe je aanvraag via Infradesk. Kies “Audiovisuele dienstverlening” of “Logistieke ondersteuning” en vul het meldformulier grondig aan.
  • Meld je aan op de dienst AV Services in lokaal E2.02. De openingsuren zijn van 09u00 tot 12u00 en van 12u30 tot 16u00.
  • De medewerker van deze dienst kan je assisteren om de juiste oplossing voor jouw vraag aan te bieden. De medewerker zal ook een korte uitleg geven over hoe het toestel te gebruiken en wijzen op de maximale uitleentermijn per item.
  • Neem uw personeels- of studentenkaart mee. Alles verloopt digitaal.

Bemerk: Wij kunnen niet garanderen dat het gevraagde materiaal beschikbaar is op het gevraagde moment. Reservaties worden in chronologische volgorde afgewerkt.

  • Een medewerker gaat mee om de materialen mee te geven en tekent de uitlener voor akkoord voor uitleen. Je haalt ze zelf af en vervoert ze zelf. AV Services brengt de materialen NIET ter plaatse op de campus, je zorgt zelf voor het transport en de mankracht.

Hoe breng ik het materiaal terug?

  • Breng de audiovisuele middelen tijdens de openingsuren terug naar lokaal E2.02. Terugname goederen kan gebeuren tussen 9u-12u en 12u30-16u. 
  • Zet logistieke goederen aan de vipruimte (parking gebouw E -1, rechtover het wagenpark). Stapel alles mooi op en breng ze in hun oorspronkelijke staat terug. Meld je aan de receptie E2.02. De medewerker van de uitleendienst gaat mee en controleert op schade en noteert voor OK. 
  • De uitleen eindigt nadat een medewerker van de uitleendienst de goederen heeft gecontroleerd en geaccepteerd. Indien je niet voldoet wordt aan deze voorwaarden, kunnen we je in de toekomst de uitleen weigeren. merk op dat de bewaking de goederen niet in ontvangst mag nemen. Je blijft dus verantwoordelijk tot de uitleen beëindigd is.

Hoeveel kost het ontlenen van materiaal?

Aan de uitlening van AV materiaal is geen kost verbonden.

Bemerk wel dat je schade of diefstal moet vergoeden. Bij laattijdige teruggave rekenen we een boete aan.

Voor logistiek materiaal (tafels, stoelen, doeken,...) wordt er een huurbedrag aangerekend.

Lokalen openen en apparaten bedienen

Audiovisuele assistenten geven bijstand bij het gebruik van audiovisuele apparatuur en infrastructuur onderwijs. 

Er zijn 2 ploegen die zorgen voor een allround service van 07u00 tot 22u00.

Waarvoor kan je onze audiovisuele assistenten oproepen?

  • Leslokalen openen en sluiten 
  • Klaarzetten logistiek materiaal en audiovisueel materiaal  
  • Assistentie ter plaatse bij problemen in het lokaal of niet werking van Audiovisuele middelen 
  • Eventuele schadeopname  
  • Ondersteuning evenementen/regie 

Hoe kan je onze audiovisuele assistenten oproepen?

Er zijn 2 ploegen die zorgen voor een allround service van 07u00 tot 22u00.

Vraag je op voorhand ondersteuning aan via Infradesk.

Voor dringende interventies: lokaal E2.02 – Tel. (+32 2 629) 2798 of +32 (0)474 88 12 21. 

Printen van bijzondere formaten

Deze dienst beschikt over groot- formaat kleurenplotters en snijmachines om zo een variëteit aan drukwerk te kunnen leveren, zowel op papier, vinyl, bache als voor roll-ups en gelamineerd. 

Deze printservice is bestemd voor de personeelsleden en studentenverenigingen van de VUB  en voor iedereen die een activiteit op de VUB campus organiseert.

Aanvragen kan je plaatsen via Infradesk.

Per activiteit kunnen er 5 sandwichborden worden gehuurd.  

De Pdf-bestanden dienen ten laatste 10 werkdagen voor de aanvang van het event aangeleverd worden.

Tip: Wist je dat je voorbedrukte vlaggen en beachvlaggen met het algemene VUB-logo erop bij AV Services kan uitlenen? Op diverse plaatsen op de campus staan vaste houders waar je je beachvlag tijdens de periode van je evenement in kan plaatsen. 

Signalisatie

Signalisatie is een specifieke opdracht van Facility Services.

Het ontwerp van de signalisatie gebeurt door een medewerker van de dienst AV Services. Het drukwerk en het ter beschikking stellen gebeurt ofwel door de interne printservice ofwel door een externe firma.

(Aan)vragen gebeuren via “Signalisatie” via Infradesk:

  • signalisatie voor evenementen
  • aanvragen over de buiten- of binnensignalisatie.
  • een offerte voor een digitaal scherm in jouw gang of gebouw
    • Publieke ruimtes : scherm + player door AV Services volgens planning (gebruiker betaalt licenties)
    • Private ruimtes : scherm + player + licentie door dienst, configuratie (player, platform, users en opleiding) door AV Services

Wil je een event of mededeling gepubliceerd zien op de digitale schermen, dan kan je dit aanvragen via MarCom.

teleclassing, lesopnames, videoconferencing

Voor technische ondersteuning bij didactische video- of audiotoepassingen, of virtuele meeting rooms, kan je beroep doen op AV-services.

  • Lesopnames: waarbij er beeld en geluid opgenomen worden om later als een filmpje ter beschikking te stellen
  • Teleclassing: waarbij in 1 lokaal de prof live lesgeeft en in andere lokalen de studenten via scherm kunnen volgen
  • Videoconferencing: waarbij er technieken ter beschikking gesteld worden om een virtual meeting room te realiseren

Een lesopname, teleclassing of videoconferencing aanvragen

Je kan je aanvraag doen via Infradesk. Ook voor meer informatie over onze dienstverlening, kan je er terecht.

Niet alle lessen kunnen zonder meer opgenomen kunnen worden. Wanneer je een aanvraag doet, geef dan ook duidelijk de motivatie weer. Vervolgens bekijken we je aanvraag en bij goedkeuring kan je samen met een medewerker overleggen.

Voor het maken van filmpjes, neem je best 1 maand op voorhand contact op.

Opleiding en ondersteuning voor opnames

We ondersteunen de Master Journalistiek aan de VUB. Deze studenten maken gebruik van onze montageruimtes en we bieden de nodige opleidingen en ondersteuningen in praktijk.

Daarnaast loopt er ook een project waarin we studenten als personeel steunen om zelfstandig beeld- en geluidsopnames te doen met semiprofessionele apparatuur. Hiervoor voorzien we een opleiding en bieden we certificering om de apparatuur uit te gebruiken.

Een wandeling in onze proeftuin?

Innovatie is erg belangrijk voor ons. Al enkele jaren testen we apparatuur in onze “proeftuin” met de collega's van onderwijszaken.

We zoeken constant naar betere audiovisuele methodes en middelen. We bezoeken beurzen en testen apparatuur uit. Vervolgens initiëren we ze in de proeftuin en nodigen we professoren uit om ze te testen. Ten slotte passen we ze toe in de lokalen.

Audiovisuele eventondersteuning

Voor evenementen kan je captatie, regie, transport, signalisatie, audiovisueel materiaal en logistiek materiaal aanvragen.

Hoe kan je een evenement aanvragen?

Als je een event wil organiseren, start je procedure ook bij de dienst AV Services voor de aanvraag. Deze dienst zorgt namelijk ook voor het agendabeheer van evenementen op de VUB campus.  

Alle aanvragen gebeuren via Infradesk.

Opgelet: alle aanvragen moeten minstens 14 dagen voor aanvang van het evenement gebeuren.

Voor het maken van filmpjes, neem je best ruim op voorhand (1 maand) contact op.

Geef duidelijk weer wat voor een evenement je wil organiseren, waar en wanneer je dit wil doen en met welk een doelgroep en capaciteit. De dienst behandelt de events die georganiseerd worden op het grasveld, in het restaurant, in de Nelson Mandela zaal en in de Tent. Deze dienst doet ook de logistieke organisatie van de jaarlijkse VUB BBQ.

Bemerk:

  • Indien je een esplanadeactiviteit wenst te organiseren op de Esplanade, dien je goedkeuring te vragen aan Infopunt.
  • De goedkeuring van aanvraag lokalen wordt behandeld door de dienst Lokalenbeheer

Hou alvast bij elke activiteit volgende basisregels in het achterhoofd:

  • Zorg dat je activiteit de onderwijsactiviteiten op de campus niet verstoort
  • Hou rekening met geldende veiligheidsvoorschriften.
  • Hou de campus proper door voldoende tijd te voorzien om na je activiteit de locatie terug op te ruimen

Welke documenten heb je nodig voor een fuif?

Een fuif organiseren op de campus (en met name in de tent) kan een uitdaging zijn voor elke organisator.

Meer info over de aanvraag vindt u hier.

Hoe organiseer je een BBQ / Kampvuur?

Campus Etterbeek is een aangename omgeving om een zomerse BBQ te organiseren.

  • Hoe organiseren?
  • Vul het aanvraagformulier in.
  • Materiaal voor de BBQ dien je zelf te voorzien
  • Het is verplicht een geldig brandblusapparaat aanwezig te hebben; dit kan je ten alle tijden afhalen bij de Bewaking.
  • Als er een kampvuur gehouden wordt is het verplicht er een rooster over te plaatsen; deze kan je afhalen bij de Bewaking.
  • Geschikte locaties
  • BBQ's worden enkel toegelaten op open ruimtes op de campus. Het is niet toegelaten BBQ's te organiseren in gebouwen, (af)daken van gebouwen, studentenkoten of daken van studentenkoten.
  • Een kampvuur is enkel toegelaten op de BBQ plaats in de vuurschotel.
  • Richtlijnen
  • U ontvangt alle veiligheidsrichtlijnen rond het organiseren van een BBQ/kampvuur van de Eventcoördinator.

 

Audiovisuele producties

Je kan video- of audio-opnames, Post-productie, animatie en grafiek aanvragen. We beheren ook een digitaal beeldarchief van alle VUB-producties.

Hoe kan ik een productie aanvragen?

  • Doe je aanvraag via Infradesk. Bemerk dat een productieaanvraag minstens 3 maanden vooraf moet aangevraagd worden.
  • Indien je aanvraag haalbaar is, word je gecontacteerd om duidelijk af te stemmen wat gewenst en mogelijk is.
  • Vervolgens wordt jouw aanvraag geëvalueerd door Marcom en wordt er een prijsbepaling uitgevoerd.
  • Als er een akkoord is over de uitvoering, volgt er een inleidend gesprek en wordt het scenario verfijnd.
  • Zodra de planning vast ligt, kan er gestart worden met de video- en geluidsopnames.
  • In samenwerking tussen de aanvrager en de dienst Audiovisuele producties wordt de montage uitgevoerd.
  • Tenslotte worden de opnames ter beschikking gesteld.

Bemerk: Indien na de oplevering van de productie nog aanpassingen en her-montage gewenst worden, dient hiervoor een nieuwe aanvraag via Infradesk te gebeuren.

Ter info: AV Services werkt vaak intensief samen met Marcom voor grote corporate evenementen van de VUB (Academische opening, Fellows, Doctor Honoris Causa, Nieuwjaarshappening, Kick-off, Graduation ceremonies, ... ), éénmalige evenementen, vox-pop filmpjes, sfeerbeelden, korte interviewtjes en reacties, ... .

In de communicatiecatalogus van Marcom vind je op meer info over film- en videoservice, en de prijzen.

Hoe vraag ik beelden op van het digitaal beeldarchief?

We beheren een digitaal beeldarchief (CATdV). Alle opnames die tot voor kort nog op allerlei dragers bewaard werden, zijn overgezet naar een archiefsysteem. Op deze manier zijn alle beelden centraal beschikbaar en zijn ze voorzien van metadata zodat opzoekingen eenvoudig kunnen gebeuren.

Indien je op zoek bent naar een bepaalde opname of beeld, kan je steeds een aanvraag doen via Infradesk.