logo

Logistieke diensten aan de VUB

Logistiek omvat de opslag en het transport van goederen tot de juiste bestemming. Facility heeft twee magazijnen en enkele 'mobility' services met een wagenpark, dienstfietsen, verzendingen en sjouwers.

Centraal Magazijn
Etterbeek

locatie
gebouw F 0, ingang aan de straatzijde naast rotule 5

openingsuren
8:00-12:00 & 12:30-16:00

Vragen?


via mail of telefoon

Contacteer infradesk
Wagenpark
Etterbeek

Openingsuren
7:00-16:00

Fleet manager
+32 2 629 10 93

Centraal magazijn

  • Beheer, opslag en distributie van kantoorbenodigdheden voor de administratie van het VUB-personeel
  • Het vullen van stikstofvaten
  • De stockage en distributie van geleverde gasflessen

Technisch magazijn

  • Materialen voor de techniekers van de Technische dienst:
    • Stock van materialen voor werkopdrachten
    • Goederen voor het onderhoud van de gebouwen
    • Ontvangen goederen van leveranciers buiten het standaard assortiment van het technisch magazijn
  • Informatie en assistentie

Verzendingen

  • postophaal en -verdeling van de externe post (1x/dag), de interne post (2x/dag) en de pakjesdienst (1x/dag).

Mobility Services

  • Verhuur van VUB-voertuigen
  • Chauffeurdienst
  • Verhuizingen van materiaal via de Sjouwers

Kantoorbenodigdheden

VUB-personeel kan kantoorbenodigdheden aanvragen bij het Centraal Magazijn.

Hoe kan je kantoormateriaal bestellen?

Er is een vaste stock van artikelen (papier, pennen, gadgets, ...) in het Centraal Magazijn. Je kan het assortiment doorlopen en jouw bestelling doorvoeren via Racsweb. Bij elk artikel staat de stukprijs vermeld. Bemerk wel dat je deze artikelen enkel kan bestellen volgens de opgegeven verpakkingseenheid.

Tip: Wanneer je in RACS de productnaam + je bestelgegevens intypt, kan je onderaan zien hoeveel exemplaren er van dit product nog in voorraad zijn (zie ‘AANTAL IN VOORRAAD’)?

Is de voorraad ontoereikend voor je doel? Heb je een specifieke vraag over een bepaald artikel? Contacteer dan Infradesk.

Hoe ontvang je jouw gekochte artikels?

Indien je artikelen besteld hebt via de RACS-toepassing, worden deze - na goedkeuring door de rekeninghouder en daarna door de dossierbeheerder van de gebruikte PKC-rekeningnummer op de boekhouding - via orderpicking door een medewerker van het Centraal magazijn verzameld.

De distributie van al deze artikelen gebeurt vervolgens via de Verzendingen op campus Etterbeek, Campus Jette, Pleinlaan en Fritz Toussaintstraat

Uitzonderingen:

  • Diensten die zich in gebouw E,F & G bevinden, worden niet aangeleverd en dienen bijgevolg hun leveringen zelf op te pikken in het Centraal magazijn.
  • Indien de goederen ter uitlevering klaarstaan (gepickt en gepackt) kan je bij hoogdringendheid uiteraard zelf je goederen komen oppikken.

Gassen en stoffen

Het Centraal Magazijn beheert een voorraad aan gassen en stoffen voor wetenschappelijk onderzoek.

Alcoholhoudende vloeistoffen

Vloeistoffen of gassen op basis van alcohol (aceton, pure alcohol, ...) bevinden zich in een apart lokaal, voorzien van de nodige brandveiligheid. Er is een wettelijk verplicht register voor alcohol-stockage.

Stikstofvaten aanvullen

Wie stikstofvaten moet aanvullen kan deze voor 16u afleveren aan het Centraal magazijn. De volgende morgen worden deze gevuld door een medewerker van het Centraal magazijn. De grote citerne naast de ingang wordt standaard 3 maal per maand gevuld.

Stockage en distributie van geleverde gasflessen

In het Centraal Magazijn is er een specifiek lokaal voor de opslag van gasflessen, die voldoet aan alle wettelijke voorschriften. Via een systeem wordt alle nodige info zoals inhoud, datum, leverancier en dienst gekoppeld aan een ID-nummer, zodat steeds opgevolgd kan worden welke gasfles zich waar bevindt.

Werkmateriaal en machines

Het Technisch Magazijn stelt zo'n 1500 items aan werkmateriaal ter beschikking. Het betreft vooral onderhoudsmateriaal, maar ook enkele zware machines.

Hoe kan ik materiaal ontlenen?

De techniekers komen met de werkbon de benodigde materialen afhalen in het Technisch magazijn, alvorens aan hun werk te beginnen. 

De medewerkers van het Technisch magazijn hebben de nodige kennis om de techniekers correct te assisteren. 

Ze kunnen je ook bijstaan in het zoeken van geschikte leveranciers, evaluatie van prijzen, kwaliteit en volume voor materiaal dat niet in stock is. Ze assisteren met de administratieve afhandeling van de bestelling.

Wagenpark en dienstvouwfietsen

Voor dienstverplaatsingen kan je beroep doen op het wagenpark.

De VUB heeft een interne verhuur van voertuigen. Hier kan je bestelwagens huren, maar eveneens aanhangwagen en gps-toestel. Deze zaken worden enkel intern verhuurd aan de faculteiten, administratieve diensten en studentenverenigingen binnen de VUB. De openingsuren van het wagenpark zijn maandag tot en met vrijdag van 07u00 tot 16u00.

(Vice)rectoren kunnen beroep doen op een chauffeur.

Verhuizen en sjouwen

Voor kleine verhuizingen of het verplaatsen van materiaal kan je de hulp inroepen van de sjouwers. Voor grote verhuizingen doe je best beroep op een externe firma.

Waarvoor kan je beroep doen op de sjouwers?

Op campus Etterbeek kan je de Sjouwers oproepen voor kleine verhuizingen, ophalen van afvalpapier, ophalen van oud computermateriaal, print cartridges ...

De Sjouwers ledigen ook de vuilbakken buiten, strooien zout bij vriesweer, verzamelen groot vuil (b.v. achtergelaten paletten) om dit dan naar het containerpark te brengen. Ze doen ook het onderhoud van het containerpark.

Indien het om een groot of zwaar item gaat, komt een van de medewerkers eerst ter plaatse om in te schatten of de verhuis door 2 sjouwers haalbaar is. Indien het om te veel materiaal gaat, moet je zelf een verhuisfirma contacteren.

Daarnaast worden er door de sjouwers geen verhuizen gedaan tussen verschillende gebouwen. De sjouwers verhuizen enkel materiaal binnen hetzelfde gebouw op dezelfde verdieping. Uitzonderlijk (bv. 2 kastjes) wordt de verhuizing van klein materiaal binnen hetzelfde gebouw op een andere verdieping toegestaan. Dit gebeurt steeds in samenspraak met henzelf.

Hoe kan je beroep doen op de sjouwers?

Indien je iets verhuisd of opgehaald wenst te zien, kan je een aanvraag doen via Infradesk. Vermeld steeds duidelijk wat, waar, wanneer, ... .

Post en pakketjes

Alle interne en externe verzendingen van post en pakjes verloopt via de verzendingsdienst.

De dienst Verzendingen zorgt voor de postophaal en -verdeling van de externe post (1x/dag), de interne post (2x/dag) en de pakjesdienst (1x/dag).

We spreken dan over een gemiddelde van 15.000 leveringen per jaar en van 50.000 pakjes per jaar.

Hoe gaan de verzendingen in hun werk?

  • Zodra Bpost en de pakjesdienst de post en pakjes leveren aan het Centraal magazijn, wordt alles gesorteerd.
  • De medewerkers van de dienst Verzendingen leveren de externe post en pakjes (indien mogelijk) vervolgens ter plaatse, uitgezonderd gebouw E, F en G.
  • De verantwoordelijke van elk secretariaat verzamelt alle uitgaande post en pakjes, inclusief het ingevulde verzendingsformulier.
  • De medewerkers van de dienst Verzendingen halen ter plaatse de interne post en de te versturen externe post en pakjes op en brengen deze naar het Centraal magazijn.
  • De te frankeren post wordt zoveel mogelijk gesorteerd aangeboden (gebundeld binnenland, Europa, rest van de wereld), liefst ook in dezelfde richting zodat zonder extra werklast kan over worden gegaan tot frankering met behulp van een frankeermachine.
  • Tweemaal per dag komt Bpost de uitgaande post ophalen en éénmaal per dag komt de pakjesdienst de stukken ophalen die verstuurd moeten worden.

Hoe kan ik post of pakjes verzenden?

Op elk secretariaat worden de uitgaande zendingen verzameld in de postzak.

  • Interne zendingen dienen in een daarvoor voorziene gele enveloppe gestoken te worden en op de enveloppe dien je dan de nodige gegevens te plaatsen (naam contactpersoon mét vermelding van dienst!). Mogen wij vriendelijk verzoeken zeker volgende gegevens te vermelden bij de adressering:
    • Academische diensten: Naam bestemmeling – Faculteit – Vakgroep
    • Administratieve diensten: Naam bestemmeling – Hoofdeenheid – Dienst
  • Externe zendingen dienen vergezeld te zijn van een verzendingsformulier, met hierop een duidelijke vermelding van het de gegevens van de dienst, het PKC nummer, hoeveel stuks er verzonden dienen te worden, met een onderscheid tussen binnenland en buitenland en tussen Prior (dag +1), Non prior (dag +3), Kilopost en aangetekende zending.

De verzendingsformulieren zijn voorgedrukte formulieren die op de secretariaten ter beschikking gesteld worden door de dienst Verzending. Voor poststukken die als Prior dienen behandeld te worden, verzoeken wij dit duidelijk te vermelden op het verzendingsformulier. Alle andere te frankeren poststukken zullen door de dienst Verzending als Non Prior behandeld worden.

  • Aangetekende zendingen dienen daarenboven vergezeld te zijn van een ingevuld “Afgiftebewijs voor (nationaal of internationaal) aangetekend schrijven” (beschikbaar op de verschillende secretariaten).
  • De posttarieven zijn terug te vinden op de website van Bpost.
  • Indien je een pakje wenst te versturen dat meer weegt dan 4,70 kg, dan kan dit niet via de Verzendingsdienst van Bpost, maar dient dit te gebeuren via een koeriersbedrijf. De Verzendingsdienst heeft een exclusiviteitscontract met een 1 specifieke koeriersdienst. Je kan jouw pakje via de interne postophaling meegeven, tezamen met een ingevuld verzendformulier. Indien jouw expres-zendingen vóór 14.00u overhandigd worden aan de dienst Verzendingen, worden deze stukken nog dezelfde dag door het koeriersbedrijf verzonden.

Cubee

Via de Cubee-lockers op de campus in Etterbeek (aan ingang 6 - tegenover de bewaking ) kan je via verschillende leveringsdiensten pakjes ontvangen en verzenden wanneer je wil (24/24 beschikbaar).

Voor meer info : https://student.vub.be/pakjes-ontvangen-verzenden

 

Indien je vragen of klachten hebt in verband met jouw zending, kan je steeds contact opnemen via Infradesk.