Beroepsprocedure

De informatie met betrekking tot de ‘Beroepsprocedure Studievoortgangsbeslissing’ op de website wordt louter verstrekt voor informatieve doeleinden en kan geen rechten doen ontstaan, enkel de bepalingen van het Onderwijs-en examenreglement zijn bindend.

We raden je aan te handelen naar de beslissing van de examencommissie. Kreeg je een weigering tot herinschrijving voor je huidige opleiding? Denk dan na over een andere studiekeuze en informeer je goed. Deze website kan je hierbij helpen. Weet ook dat het nodig kan zijn om je al voor de uitspraak van de interne beroepscommissie in te schrijven voor je nieuwe opleiding om de geldende inschrijvingsdeadlines te respecteren.  

Alvorens een intern beroep aan te tekenen, is het belangrijk na te denken over de redenen die je wil aanhalen in je verzoekschrift. De redenen of omstandigheden dienen weloverwogen, geldig, uitzonderlijk en aantoonbaar te zijn. Indien er zo geen redenen zijn, dan heeft het geen zin om een beroep aan te tekenen. Indien er wel sprake is van zo’n omstandigheden, dan kan je verder met het indienen van je beroep.

De eerste stap van de beroepsprocedure is een intern beroep aantekenen. Pas als je niet akkoord gaat met de uitkomst van je intern beroep, kan je tegen de beslissing een externe beroepsprocedure starten. 

TIP: overweeg je om een intern beroep in te dienen tegen een examenresultaat, dan is het belangrijk om het examen eerst in te kijken en/of toelichting te vragen aan de examinator. Via het aanvullend facultair Onderwijs- en examenreglement kan je de termijnen en organisatie van de inzage- en feedbackmomenten van jouw faculteit terugvinden. Ook als het inzage- of feedbackmoment later gepland wordt, moet je binnen de termijn jouw beroep indienen.  

Als je denkt dat je recht is geschonden, dan kan je binnen een vervaltermijn van 7 kalenderdagen beroep aantekenen tegen een studievoortgangsbeslissing.
Deze vervaltermijn gaat voor de verschillende studievoortgangsbeslissingen in op de volgende momenten: 

• Examenbeslissing: de dag na het ontvangen van de kennisgevingsmail dat de resultaten/het puntenblad beschikbaar zijn/is in de SelfService Studenten;
• Maatregel van studievoortgangsbewaking: de dag na het ontvangen van de kennisgevingsmail dat het puntenblad beschikbaar is in de SelfService Studenten;
• Andere studievoortgangsbeslissingen: de dag na de kennisgeving van de beslissing

Wil je intern beroep aantekenen tegen een studievoortgangsbeslissing? Volg dan zorgvuldig onderstaande stappen. Als je niet aan de indieningstermijn of de formele voorwaarden voldoet, wordt je beroep onontvankelijk verklaard en kan het niet inhoudelijk worden behandeld.

1. Dien je beroep tijdig in

Het verzoekschrift moet binnen de vervaltermijn van 7 kalenderdagen worden ingediend. 

• Bij een examenbeslissing begint deze termijn op de dag na de elektronische bekendmaking van je examenresultaten.
• Bij een andere studievoortgangsbeslissing begint de termijn op de dag na de kennisgeving van de beslissing.

2. Vermeld alle verplichte informatie

Je beroep moet minstens volgende gegevens bevatten:

• jouw persoonsgegevens;
• de bestreden beslissing (de beslissing waartegen je in beroep gaat);
• een omschrijving van jouw bezwaren tegen die beslissing.

Je kan hiervoor steeds gebruikmaken van het modelverzoekschrift beroepsprocedure.

3. Voeg alle relevante bewijsstukken toe

Voeg alle documentatie toe die jouw verzoek ondersteunt. De bewijslast rust steeds bij jou. Dat betekent dat je elke bewering moet kunnen staven met de nodige bewijsstukken. De interne beroepscommissie zal geen bijkomende bewijsstukken opvragen. Zorg er daarom voor dat je dossier bij indiening inhoudelijk volledig is en alle relevante documenten bevat.

4. Hoe dien je een beroep in?

Met een VUB account 
Je stelt je beroep in via het Nederlandstalige digitale verzoekschrift: 

bezwaren.vub.be/appeal 

! In geval van technische problemen als gevolg van een storing van de applicatie, stuur je diezelfde dag per e-mail een elektronische versie van je verzoekschrift, samen met bewijs van de storing, naar: interneberoepen_OS@vub.be
 
Zonder VUB account
Beschik je niet over een VUB-mailadres (omdat je nog niet of niet meer bent ingeschreven, of omdat je wordt vertegenwoordigd door een advocaat)? Dan dien je je beroep in via een ondertekend en gedagtekend verzoekschrift, opgesteld in het Nederlands. Dit stuur je per aangetekende zending naar:

Vrije Universiteit Brussel 
Interne Beroepscommissie
t.a.v. de voorzitter, Onderwijs en Studentenzaken – BraeM 3
Pleinlaan 2
1050 Brussel

Let op! De interne beroepsprocedure verloopt uitsluitend in het Nederlands. Je verzoekschrift moet daarom ook in het Nederlands worden opgesteld.

De beslissing van de beroepscommissie wordt binnen de termijn van 4 weken na de zitting van de beroepscommissie, meegedeeld op je VUB-mailadres. Indien je VUB-mailadres is afgesloten, zal je persoonlijke mailadres gebruikt worden. Zorg er dus voor dat dit in je Student SelfService staat. Voor beroepen die op stukken worden beoordeeld is deze termijn 6 weken.

Data zitting beroepscommissie

• 9 en 16 juli
• 21, 22, 23, 24 en 25 september
• 5, 6, 7, 8, 9 en 12, 13, 14, 15 en 16 oktober

Indien je niet akkoord gaat met de beslissing over jouw intern beroep, dan kan je tegen deze beslissing een externe beroepsprocedure starten. Dit extern beroep moet je binnen de 7 kalenderdagen na de kennisgeving van de genomen beslissing op jouw intern beroep indienen bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen. Meer informatie hierover vind je terug in het Onderwijs- en examenreglement en op deze webpagina.

1. BEHANDELING BEROEP
 

• Wat is een (elektronische) aangetekende zending? 
  (Elektronische) aangetekende post is een postdienst die belangrijke documenten extra beveiligt en traceert. Een aangetekende zending heeft een aantal kenmerken die het verschil maken met gewone post, zoals: een volgnummer, bewijs van verzending en bewijs van bezorging.  
   
• Welke datum geldt als datum van mijn beroepschrift?  
  De datum van de poststempel bepaalt op welke dag het beroep is ingediend.  
   

2. BEHANDELING BEROEP 
 

• Word ik gehoord door de beroepscommissie?  
  Studenten die een (ontvankelijk) beroep indienen tegen een examenbeslissing, een examentuchtbeslissing of een maatregel van studievoortgangsbewaking, kunnen worden gehoord door de beroepscommissie. De zitting van de interne beroepscommissie vindt steeds fysiek plaats op de campus.
  
  In de andere gevallen (beroep gericht tegen een andere studievoortgangsbeslissing, of indien bij de voorbereiding van het beroep blijkt dat het beroep niet op ontvankelijke wijze werd ingediend of dat de beroepscommissie niet bevoegd is), beoordeelt de (voorzitter van de) beroepscommissie het beroep op dossier en word je niet uitgenodigd.  
  
  Let op: De interne beroepsprocedure verloopt uitsluitend in het Nederlands. De hoorzitting zal daarom ook in het Nederlands verlopen.
   
• Ik heb twee weken geleden een beroep ingediend, maar ik heb nog geen uitnodiging voor een zitting ontvangen. Wat is er misgelopen? 
  Niet alle interne beroepen worden behandeld op een zitting waarop jij als student wordt uitgenodigd. Dit is wel het geval voor interne beroepen gericht tegen: 
  - een examenresultaat (= examenbeslissing) 
  - een beslissing van de decaan inzake plagiaat of onregelmatigheden tijdens de evaluatie (= examentuchtbeslissing) 
  - bindende voorwaarden (BVW), weigering tot herinschrijving (INT) of drempelbeslissing (= maatregelen van studievoortgangsbewaking) 
  
  Voor alle andere beroepen (bv. gericht tegen een beslissing inzake een vrijstellingsaanvraag) word je niet uitgenodigd op een zitting van de beroepscommissie. Als bij de voorbereiding van het dossier blijkt dat jouw beroep niet op ontvankelijke wijze werd ingediend of dat de beroepscommissie niet bevoegd is om jouw beroep te beoordelen, word je ook niet uitgenodigd.  

Beroepen gericht tegen een examenbeslissing, een examentuchtbeslissing of een maatregel van studievoortgangsbewaking (BVW, INT en drempelbeslissing) 
 

• Moet ik op de zitting aanwezig zijn?  
  Nee, jouw aanwezigheid op de zitting is niet verplicht.  
  
  De beroepscommissie neemt een beslissing op basis van de verschillende elementen die blijken uit het dossier (jouw verzoekschrift en bijgevoegde bijlagen, de informatie verkregen via de faculteit en/of docent, …). Jouw aanwezigheid ter zitting is vooral nuttig als je bijkomende elementen wil voorleggen, die je bijvoorbeeld nog niet kon toevoegen op het ogenblik van het indienen van het verzoekschrift.  
   
• Kan ik de zitting via teams volgen?  
  Nee, de zitting van de beroepscommissie gaat door op de campus en kan niet digitaal worden bijgewoond.   
   
• Ik kan mij niet vrijmaken op het tijdstip van de zitting (want ik werk en kan dan geen verlof nemen; ik verblijf in het buitenland; ik voel me niet lekker …). Kan de zitting worden uitgesteld?  
  Nee, de samenkomst van de beroepscommissie veronderstelt de aanwezigheid van verschillende mensen. Het is niet mogelijk om de behandeling van het beroep te laten verdagen naar een andere dag dan de geplande zittingsdag.  
  
  De dagen waarop de beroepscommissie samenkomt na elke examenperiode, worden gepubliceerd op de website.  
   

3. BESLISSING BEROEPSCOMMISSIE 
 

• Hoe krijg ik kennis van de beslissing die de beroepscommissie heeft genomen over mijn intern beroep? 
  De beslissing van de beroepscommissie wordt aan jou meegedeeld via jouw VUB e-mailadres. Indien je VUB-mailadres is afgesloten, zal je persoonlijke mailadres gebruikt worden. Zorg er dus voor dat dit in je Student SelfService staat.  
   
• Hoelang duurt het vooraleer ik een beslissing ontvang?  
  Gelet op het grote aantal beroepen neemt de behandeling van een beroep meerdere weken in beslag.  
  
  Een groot aantal beroepen worden behandeld op een zitting waarvan de datum wordt meegedeeld aan de student (ontvankelijk beroep tegen examenbeslissing, examentuchtbeslissing of maatregel van studievoortgangsbewaking). Deze studenten mogen een beslissing verwachten binnen de maand na de meegedeelde zittingsdatum.  
  
  De andere beroepen vragen evenzeer een aantal weken vooraleer een beslissing kan worden verwacht. Deze studenten mogen een beslissing  van de beroepscommissie verwachten binnen de zes weken na indiening van het beroep.  
   
• Wat als ik na 1 maand na de zitting/ 6 weken na indiening van het beroep nog geen beslissing heb ontvangen? 
  Indien je na het verstrijken van deze termijn nog geen beslissing hebt ontvangen, kan je via e-mail (naar interneberoepen_OS@vub.be) navraag doen.  
   
• Ik ga niet akkoord met de beslissing. Kan ik nog bijkomende stukken indienen of gehoord worden door de beroepscommissie?  
  Nee, eenmaal de beroepscommissie een beslissing heeft genomen, is het beroep afgehandeld. Je kan wel een extern beroep indienen conform de beroepsmodaliteiten die je op de beslissing (en in het OER) terugvindt.  

=> Nog vragen? Raadpleeg dan steeds het Onderwijs- en examenreglement. Ga zeker ook na of je studietrajectbegeleider een specifieke infosessie rond resultaten, deliberaties en beroepen organiseert.