ReFlex

ReFlex staat voor redelijke flexibiliteit. Hieronder vallen allerlei aanpassingen aan onderwijs- of examenregelingen die nodig zijn om jou als student gelijke kansen te geven in het onderwijs. Tolerantie voor schrijffouten, zelf je plaats kunnen kiezen in een examenlokaal of begrip in geval je niet aanwezig kan zijn in de les zijn slechts enkele voorbeelden van maatregelen die onder een ReFlex-statuut toegekend kunnen worden.  

Een ReFlex-statuut is er om studenten gelijke kansen te geven in het hoger onderwijs door preventieve aanpassingen aan onderwijs en examens met als doel het toegankelijk en inclusief maken van het onderwijs aan de VUB. Is er een onverwachte situatie die het niet mogelijk maakt om deel te nemen aan examens of onderwijsactiviteiten? Dan is dit geen ReFlex, maar overmacht.

Enkel studenten met een geldig ReFlex-statuut kunnen maatregelen aanvragen. Er wordt steeds gekeken naar de redelijkheid van de gevraagde maatregelen binnen een specifiek statuut en jouw specifieke nood als student. Flexibiliteitsmaatregelen worden als ‘redelijk’ beschouwd als zij voldoen aan de volgende 3 criteria: haalbaarheid voor de student in kwestie, verdedigbaarheid naar medestudenten en aanvaardbaarheid voor de docent.

Studenten met een ReFlex-statuut komen ook in aanmerking voor een afwijking van het modeltraject in hun eerste bachelor

2022_Studiebegeleiding_Docent en student met laptop_Tutor_S_765907471

Inclusief onderwijs

VUB hecht belang aan het toegankelijk maken van het hoger onderwijs voor iedereen. We vinden het belangrijk dat elke student zich ten volle kan ontplooien volgens de eigen talenten. Daarom wordt vanaf academiejaar 2023-2024 gestart met een nieuw inclusief onderwijsbeleid, waarbij een aantal van de meest gevraagde examenmaatregelen standaard voor elke student toegepast zullen worden, ongeacht of je een ReFlex-statuut hebt of niet.

  • Voor elke student wordt er voldoende tijd voorzien voor het afleggen van een examen
  • Elke student mag gebruikmaken van kladpapier tijdens een examen
  • Elke student mag gebruikmaken van niet-elektronische oordopjes tijdens een examen
  • Elke student mag aanduidingen maken op het vragenblad van een examen
  • Elke student mag (voorgeschreven) medicatie innemen tijdens een examen
  • Elk examen zal voorzien worden in een inclusief format, dat de leesbaarheid en toegankelijkheid van een examen vergroot. Dit wil zeggen dat examens opgesteld zullen worden in een voldoend groot, schreefloos lettertype.

Deze maatregelen zullen vanaf academiejaar 2023-2024 dus niet meer toegekend worden via het ReFlex-statuut, omdat ze voor elke student aan VUB gelden. Andere maatregelen die nodig zijn voor jou, binnen jouw statuut kunnen uiteraard wel nog besproken worden.

Wie kan een ReFlex-statuut aanvragen?

Studenten met een functiebeperking

Een functiebeperking kan voor specifieke uitdagingen zorgen bij het volgen van lessen, afleggen van examens en studeren. In deze groep vallen studenten met een chronische ziekte, een motorische beperking, een auditieve beperking, een visuele beperking, een leerstoornis (dyslexie of dyscalculie), een autismespectrumstoornis (ASS) of een aandachtstoornis, etc. 

Student-ondernemers

Registreer je eerst als student-ondernemer via dit formulier, dan nemen we contact met je op voor de verdere stappen in de procedure. Nadat je registratie goedgekeurd werd, kan je met het bewijs hiervan het ReFlex-statuut aanvragen.  

Werkstudenten

Werkstudenten zijn studenten die een vol- of deeltijdse job combineren met een opleiding (specifiek voor werkstudenten). Enkel studenten die ingeschreven zijn in een specifiek programma voor werkstudenten komen in aanmerking om het ReFlex-statuut voor werkstudenten aan te vragen. Neem zeker ook contact op met je faculteit om te bekijken welke ondersteuning zij bieden voor werkstudenten.

Studentenvertegenwoordigers

In deze groep vallen studenten met een mandaat als studentenvertegenwoordiger binnen de VUB.

Andere omstandigheden

Ook andere studenten in een bijzondere situatie, bvb zwangere studenten, mantelzorgers,... kunnen mogelijk een ReFlex-statuut aanvragen. Heb je vragen over je eigen uitzonderlijke situatie waarin je studeert en het ReFlex-statuut? Neem dan zeker contact op met het ReFlex-Team om te bekijken of je in aanmerking komt.

Geen ReFlex: Topsport

Combineer je je opleiding met topsport? Dan hoef je de onderstaande procedure niet te volgen, maar neem je contact op met de medewerkers Topsport en Studie. Samen kunnen jullie duidelijke afspraken maken die je toelaten om je opleiding optimaal af te stemmen op je topsportcarrière.  

Topsport en Studie

Geen ReFlex: Overmacht

Een ReFlex-statuut is er om preventief aanpassingen aan te vragen voor het onderwijs en examens, niet om acute situaties op te vangen. Situaties zoals ziek worden tijdens je examens of een overlijden in je dichte omgeving waardoor je niet aan een practica kan deelnemen vallen onder overmacht. 

Overmachtsprocedure

Verschil tussen statuut en maatregelen

Om maatregelen te kunnen aanvragen voor examens en lessen moet je eerst een geldig ReFlex-statuut hebben. Pas als dit in orde is, kan je de aan je statuut toegekende maatregelen aanvragen.  



Een ReFlex-statuut wordt toegekend op basis van je persoonlijke situatie. Erkend worden als een student met een ReFlex-statuut is de eerste stap in het proces. Pas als dit in orde is, worden er aan je specifiek statuut bepaalde maatregelen gekoppeld. Afhankelijk van je statuut en noden zullen deze maatregelen verschillen van student tot student, steeds volgens de criteria van haalbaarheid, verdedigbaarheid en aanvaardbaarheid.



Sommige statuten zijn geldig tijdens je hele loopbaan als VUB-student, andere statuten zijn tijdelijk en moeten na een bepaalde periode vernieuwd worden. Maatregelen aanvragen kan enkel wanneer je statuut geldig en actief is.

Is je statuut geldig en actief? Dan kan je de aan jou toegekende maatregelen aanvragen voor je vakken. Dit kan zowel voor onderwijs (vb. practica en lessen) als voor examens. Enkel de maatregelen die aan je statuut toegekend zijn kan je aanvragen.

Hoe vraag ik een ReFlex-statuut aan?

Het statuut aanvragen en het toekennen van concrete maatregelen aan dat statuut is pas mogelijk na inschrijving en binnen de voorziene periode. Het is dus belangrijk dat je je statuut op tijd en binnen de voorziene periode aanvraagt. Enkel zo ben je zeker dat je aanvraag op tijd verwerkt kan worden en je statuut in orde is wanneer de lessen en examens van start gaan.

Aanvraagperiodes
  • 1ste semester: tussen 1 september en 30 oktober
  • 2de semester: tussen 1 februari en 30 maart
  • 2de zittijd: tussen 15 juni en 30 juni

Dit zijn de deadlines voor het aanvragen van je ReFlex-statuut. Nadat je een statuut hebt aangevraagd gelden er aparte deadlines voor het aanvragen van specifieke maatregelen voor een vak.

Uitzondering op de deadline(s)

Enkel in heel uitzonderlijke omstandigheden en met een bewijs van deze omstandigheden (bv. Een langdurige ziekenhuisopname voor de deadline, een ernstige gebeurtenis die net na de deadline heeft plaatsgevonden, etc.) kan een ReFlex-statuut nog na de deadline toegekend worden. Neem hiervoor contact op met het ReFlex-team via reflex@vub.be . Bij een aanvraag voor een uitzondering op de deadline zal het ReFlex-team ook steeds beslissen volgens de criteria van haalbaarheid, verdedigbaarheid en aanvaardbaarheid welke aanvragen nog toegelaten kunnen worden.

Stuur je attesteringsbundel in

Je krijgt enkel toegang tot dit formulier binnen de aanvraagperiode, met je VUB account. Je aanvraag komt terecht bij het ReFlex-Team, die geldigheid van je attesten nakijken. Je zal via je VUB-mailadres op de hoogte gehouden worden van de volgende stappen in het proces van je aanvraag. Hou je mailbox dus goed in het oog!

Voor te leggen documenten

Overzicht benodigde documenten

 

Hier vind je een overzicht van de attesten en/of documenten die nodig zijn om je ReFlex-statuut aan te vragen, en aan welke voorwaarden deze moeten voldoen. Studenten met een functiebeperking kunnen gebruik maken van de voorziene attesteringsbundel.

Functiebeperking

Studenten met een leerstoornis (dyslexie/dyscalculie), motorische functiebeperking, auditieve functiebeperking, visuele functiebeperking, chronische ziekte, autismespectrumstoornis (ASS), AD(H)D, ticstoornis, coördinatieontwikkelingsstoornis, ontwikkelingsstotteren, ontwikkelingsdysfasie, psychiatrische functiebeperking of een overige functiebeperking dienen één van volgende attesten in:

  • OF Ingevulde en ondertekende VLOR attesteringsbundel
  • OF Ondertekend gemotiveerd onderzoeksverslag (enkel voor leerstoornis, ASS, AD(H)D, tic-stoornis, coördinatie-ontwikkelingsstoornis, ontwikkelingsstotteren - zie criteria)
  • OF Bewijs van inschrijving bij het VAPH (Vlaams Agentschap voor Personen met een handicap)
  • OF Attest van erkenning van handicap van de DG Personen met een handicap (Directie-generaal Personen met een handicap)

     
Werkstudenten
  • Voor te leggen: Verklaring van de werkgever (opgesteld door de werkgever)
  • Voorwaarde: ingeschreven zijn als werkstudent

     
Studentenvertegenwoordiger
  • Voor te leggen: Bewijs van mandaat binnen de VUB

     
Student ondernemer
 
Andere situaties
  • Voor te leggen: Een onafhankelijk bewijs van jouw persoonlijke en uitzonderlijke situatie (vb. attest gynaecoloog zwangerschap, verklaring mantelzorger, etc.)

Voor te leggen documenten: Testen en resultaten

 

Waar kan ik me als volwassene laten testen op een ontwikkelingsstoornis?

De mogelijkheden voor diagnostiek bij volwassenen zijn meer beperkt dan voor kinderen. Bespreek jouw vraag met jouw huisarts en vraag naar een doorverwijzing bij jou in de buurt. Hou er rekening mee dat er bijna overal lange wachtlijsten zijn.

Ik heb nog geen attest/resultaat van mijn testing, kan ik toch al mijn statuut aanvragen?

Om het statuut te kunnen toekennen is een geldig attest noodzakelijk. Beschik je nog niet over je definitief resultaat, maar is er wel al een attest waarin het vermoeden van de diagnose aangegeven wordt in afwachting van je definitief resultaat? Dan kan dit in sommige uitzonderlijke omstandigheden tot een tijdelijk statuut leiden. Je kan ook dit attest indienen via het aanvraagformulier.

Hoe vraag je ReFlex-maatregelen aan?

Eens je ReFlex-statuut in orde is heb je het recht om de aan jou toegekende maatregelen aan te vragen voor onderwijsactiviteiten en examens. Er is dus een verschil tussen het toegekend krijgen van je statuut, en het aanvragen en verkrijgen van maatregelen. 

Het moet voor alle studenten en docenten duidelijk zijn welke maatregelen er voor elk examen moeten worden voorzien, en hoe ze praktisch georganiseerd kunnen worden. Daarom moet elke ReFlex-student zijn maatregelen voor de deadline aanvragen en dit via het juiste online formulier.

Elk semester opnieuw aanvragen

De medewerkers van Studiebegeleiding bespreken je aanvragen steeds met je docenten van het desbetreffende vak. Het ReFlex-Team neemt waar nodig een bemiddelende rol op tussen de student en het onderwijzend team, maar de eindbeslissing over de haalbaarheid van de gevraagde maatregelen blijft bij de docent. Je wordt via je VUB e-mail steeds op de hoogte gehouden van de status van je aanvragen. Lees deze mails aandachtig: als student ben je zelf verantwoordelijk voor een correcte opvolging van de beslissing en praktische afspraken over jouw maatregelen.

Welke maatregelen kan je aanvragen?

Alle maatregelen waar jij voor in aanmerking komt, staan opgesomd in je Reflex-statuut. Aanvragen voor maatregelen die hier niet in staan, kunnen we niet in behandeling nemen. 

Deadlines

Studenten die na aangegeven deadlines een aanvraag indienen, kunnen dat semester geen beroep meer doen op flexibele maatregelen. Enkel in heel uitzonderlijke omstandigheden en met een bewijs van deze omstandigheden (bv. Een opname in het ziekenhuis in de dagen voor de deadline) kan de deadline herbekeken worden. Neem hiervoor contact op met het ReFlex-team via reflex@vub.be . Bij een aanvraag voor een uitzondering op de deadline zal het ReFlex-team ook steeds beslissen volgens de criteria van haalbaarheid, verdedigbaarheid en aanvaardbaarheid wat mogelijk is.

Onderwijsmaatregelen
 

Wil je bij je lessen, groepswerken, papers, labo’s en practica’s, excursies, bachelor- en masterproef gebruik maken van je onderwijsmaatregelen?
Vul dit online formulier in

  • 1ste semester: vanaf start semester tot 1 december
  • 2de semester: vanaf start semester tot 1 mei
     

De verwerking van je aanvraag kan 10 werkdagen in beslag nemen. Hou hier rekening mee wanneer je de aanvraag indient.

Examenmaatregelen buiten de reguliere examenperiode
 

Voor evaluaties of tests buiten de reguliere examenperiode (januari- , juni- en 2de zittijd) kan je ook je examenmaatregelen aanvragen.  
Vul dit online formulier in

Deadline

voor deze examenmaatregelen is uiterlijk 10 werkdagen voor het examenmoment van je tussentijdse evaluatie.

Studenten Management en Bedrijfskunde die maatregelen aanvragen voor de examenperiode in april doen dit tussen 1 maart en 15 maart met dit formulier.

Doe je een aanvraag na deze deadline? Dan kan je geen beroep doen op je flexibele maatregelen.

Examenmaatregelen voor elke examenperiode
 

Voor elke examenperiode (januari, juni en 2de zit) kan je je examenmaatregelen aanvragen.  
Vul dit online formulier in

Deadlines
  • Aanvragen examenperiode januari: 1 november - 1 december
  • Aanvragen examenperiode juni: 1 april - 1 mei
  • Aanvragen tweede zit: vanaf einde deliberaties - 15 juli
  • Alle evaluaties of testen die buiten de examenperiode in eerste of tweede zit vallen: Ten laatste 2 weken op voorhand via dit formulier.
  • Examenperiode april - Bedrijfskunde en Management: tussen 1 en 15 maart (met dit online formulier)
     

Studenten die na deze deadline een aanvraag indienen, kunnen die examenperiode geen beroep meer doen op hun flexibele maatregelen.

Vertrouwen en discretie

Je ReFlex-dossier wordt opgevolgd door een studentenpsycholoog en wordt dus vertrouwelijk behandeld. Bij het aanvragen van redelijke aanpassingen wordt de reden van de aanvraag niet doorgegeven aan de prof van het vak waarvoor je maatregelen aanvraagt. Enkel met jouw toelating kan meer informatie over jouw situatie worden doorgegeven.

Wat als je een interuniversitaire opleiding volgt?

Als je een interuniversitaire opleiding volgt, verloopt de erkenning en/of het verkrijgen van maatregelen in het kader van een functiebeperking als volgt:

  • De registratie en attestering van je functiebeperking verloopt via je hoofdinstelling. Dat is de instelling waar je je hoofdinschrijving hebt. Je hoeft de erkenningsprocedure niet opnieuw te doorlopen in de andere partnerinstellingen.

     
  • De maatregelen en de afspraken hierover verschillen per instelling. Neem daarom na je erkenning aan de hoofdinstelling meteen contact op met de andere instellingen waar je opleiding doorgaat om je faciliteiten te regelen. Dat doe je ten laatste voor 30 oktober in het eerste semester en voor 30 maart in het tweede semester. Hou ook rekening met de specifieke deadlines van elke partnerinstelling.

     
  • Als je contact opneemt met de partnerinstelling, stuur je het best meteen ook de informatie over je beperking en de toegekende maatregelen aan de hoofdinstelling door (bijvoorbeeld je attest van onderwijs- en examenfaciliteiten en de attesten over je functiebeperking). Op die manier kan de contactpersoon van de partnerinstelling je sneller helpen. Zij zullen je op de hoogte brengen van de volgende stappen aan deze instelling.  

     
Contactgegevens per onderwijsinstelling zijn:

 

Contact

Vragen over het ReFlex-statuut of de mogelijkheid om maatregelen aan te vragen? 

Ben je een toekomstige student aan de VUB? Kom dan zeker naar een van de infodagen! Daar is iemand aanwezig die meer toelichting kan geven over onze werking en procedure.

reflex@vub.be