Afwezig?

Overmachtsprocedure van jouw faculteit

Kan je niet deelnemen aan een verplichte les, een evaluatie of examen door overmacht? Verwittig dan onmiddellijk de juiste persoon of dienst, volgens de instructies van jouw faculteit. 

Volg altijd de overmachtsprocedure van je eigen faculteit, ook als het vak in kwestie bij een andere faculteit hoort. Neem geen contact op met de docent van het vak. Enkel als je niet kan deelnemen aan een gepland mondeling examen, dien je ook de docent via e-mail te informeren over je afwezigheid vóór je mondeling examen.  

Examen verplaatsen

In het geval van overmacht kan je vragen om je gemiste examen binnen de huidige examenperiode op een ander moment af te leggen. Check in dit overzicht welke specifieke instructies er gelden voor jouw faculteit.

Let op! Een inhaalexamen is een gunst die de faculteit mogelijk kan toestaan, maar geen recht dat door de student kan worden afgedwongen. Een inhaalexamen wordt enkel georganiseerd indien het organisatorisch mogelijk is. Het is dus niet altijd mogelijk om je examen op een ander moment af te leggen. In dat geval word je alsnog doorverwezen naar de volgende zittijd. Je gaat er veiligheidshalve dan ook vanuit dat er geen inhaalexamen wordt georganiseerd en je het examen in een volgende zittijd zal moeten afleggen. 
Examen verplaatsen wegens overlap

Gaat het om overmacht door een technisch probleem bij een digitaal examen, dan contacteer je onmiddellijk de titularis van het desbetreffende vak. Mocht dat niet lukken of kan je niet meer aansluiten bij het examen, vul dan het overmachtsformulier in.
Hulp bij digitale examens

Je mist een verplichte les

Verwittig zo snel mogelijk de docent (of assistent) van het vak. In geval van een langdurige afwezigheid kan je best ook je studietrajectbegeleider contacteren.

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

Je hoeft niemand te verwittigen en krijgt geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen. Je wordt automatisch doorverwezen naar de volgende examenperiode (of je herneemt het vak het volgende academiejaar), indien je nog voldoende examenkansen over hebt. Als je niet deelneemt aan een gepland mondeling examen vragen we je, uit beleefdheid en om praktische redenen, de docent via e-mail zelf te informeren over je afwezigheid minstens 1 uur vóór aanvang van je mondeling examen. 

Verplaatsing van een gemist examen aanvragen wegens overmacht

• Vul het online overmachtsformulier in ten laatste op de dag van het (gemiste) examen.
• Bezorg zo snel mogelijk een geldig bewijs van overmacht (ziektebriefje, overlijdensbericht,...) ten laatste 3 kalenderdagen na de examendatum aan het faculteitssecretariaat via e-mail, indien dit nog niet doorgestuurd werd met het online formulier.
• Overmacht door werkverplichting of overlijden? Check de instructies die hieronder worden gegeven.
• Je wordt door het faculteitssecretariaat via e-mail (naar je VUB mailadres) op de hoogte gebracht als je toelating krijgt om deel te nemen aan het inhaalexamen. Hou dus je VUB-mailbox in de gaten zodra je je overmachtsdossier hebt ingediend (ook in het weekend).
• Bevestig je deelname voor de deadline vermeld in deze e-mail, anders mag je niet deelnemen aan het inhaalexamen.
• Alle communicatie met betrekking tot overmacht en inhaalexamens verloopt via het faculteitssecretariaat. Neem geen contact op met de docent (of assistent) tenzij op expliciete vraag van de faculteitsmedewerker.
• Om organisatorische redenen kan beslist worden geen inhaalexamen te organiseren of de examenvorm te wijzigen. Er wordt steeds getracht zoveel mogelijk inhaalexamens aan te bieden, maar dit is nooit gegarandeerd. 

Overmacht door werkverplichting

Kan je als werkstudent (officieel statuut) niet deelnemen aan een examen omwille van een werkgerelateerde verplichting? Vul dan, uiterlijk voor de start van de examenperiode, het online overmachtsformulier (hierboven) in én voeg als bewijs dit document toe, ingevuld door je werkgever.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, vul je bovenstaand overmachtsformulier in, uiterlijk op de dag van je examen, en lever je een geldig attest in:

• overlijdensbericht of doodsbrief waaruit de relatie met de overledene tot de tweede graad kan afgeleid worden
• of een officieel attest van overlijden (via gemeente of medische instantie) én een bewijs dat de relatie met de overledene tot de tweede graad aantoont

Breng ook de studietrajectbegeleider op de hoogte, zodat er samen met jou gekeken kan worden wat de mogelijkheden zijn en welke acties ondernomen kunnen worden. 

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat

Vragen over de impact op je studietraject en/of je studievoortgang?

Contacteer de studietrajectbegeleider van je opleiding
 

Je mist een verplichte les

Vul dit overmachtsformulier in

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

Je hoeft niemand te verwittigen en krijgt geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen. Je krijgt wel de kans om je examen af te leggen in de volgende examenperiode, mits je nog voldoende examenkansen over hebt. Als je niet deelneemt aan een gepland mondeling examen, dien je de docent via e-mail zelf te informeren over je afwezigheid vóór het tijdstip van je mondeling examen. 

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens overmacht

 

Vul het online overmachtsformulier in

• Vul het overmachtsformulier in ten laatste op de dag van het (gemiste) examen.
• Bezorg een geldig bewijs van overmacht (ziektebriefje, overlijdensbericht,...) ten laatste 3 kalenderdagen na het gemiste examen aan het faculteitssecretariaat via e-mail, indien dit nog niet werd doorgestuurd via het online formulier.
• De examinator of de faculteit brengt je op de hoogte indien een inhaalexamen mogelijk is.

Overmacht door werk

Als je als werkstudent niet in staat bent aanwezig te zijn op een verplichte les door een werkgerelateerde verplichting, dan bezorg je een geldig attest aan je faculteitssecretariaat, ten laatste op de dag van de verplichte les. Indien je niet kan deelnemen aan een examen, meld je dit uiterlijk 3 weken voor de start van de examenperiode.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, verwittig dan je faculteitssecretariaat uiterlijk op de dag van je examen of verplichte les, en lever een geldig attest in.

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat

Je mist een verplichte les of tussentijdse test/evaluatie

Bekijk steeds de instructies van de docent op Canvas. Laat voorafgaand aan de verplichte les of tussentijdse test/evaluatie de docent en de assistent van het vak weten dat je niet aanwezig zal zijn. 
In geval van overmacht bezorg je een geldig (medisch) attest, aan de docent en de assistent van het vak. In geval van een langdurige afwezigheid kan je bovendien best ook je studietrajectbegeleider contacteren.

Als je als werkstudent niet in staat bent aanwezig te zijn op een verplichte les door een werkgerelateerde verplichting, dan bezorg je ten laatste op de dag van de verplichte les dit ingevulde formulier samen met de nodige bewijsstukken aan de docent en de assistent. 

De docent en/of de assistent bepaalt of je afwezigheid gewettigd is of niet.

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

In geval van afwezigheid bij een schriftelijk (deel)examen hoef je niemand te verwittigen. Indien je niet deelneemt aan gepland mondeling examen, dien je de docent zelf via e-mail op de hoogte te brengen van je afwezigheid voorafgaand aan het tijdstip van je mondeling examen. 

Je afwezigheid is niet gewettigd, je krijgt bijgevolg geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen.

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens overmacht
 

Vul het online overmachtsformulier in

• Vul het online overmachtsformulier in ten laatste op de dag van het gemiste examen. Je hoeft het faculteitssecretariaat niet te mailen.
  • Lees hieronder de specifieke instructies in geval van overmacht door ziekte, werk of overlijden.
• Indien het gaat om een gepland mondeling examen, dien je de docent zelf via e-mail op de hoogte te brengen van je afwezigheid voorafgaand aan het tijdstip van je mondeling examen.
• Pas na afloop van het examen zal worden bepaald of een inhaalexamen al dan niet organisatorisch mogelijk is, conform artikel 111 §3 van het Onderwijs- en examenreglement. Een faculteitsmedewerker brengt je hiervan op de hoogte.
   

Overmacht door ziekte 

In geval van ziekte volg je de instructies hierboven. Indien je je geldig medisch attest toegevoegd hebt aan het online formulier hoef je het faculteitssecretariaat niet te mailen. 
Meer informatie over wat beschouwd wordt als ‘geldig medisch attest’ kan je terugvinden in artikel 112 §1 van het onderwijs- en examenreglement. Andere bewijzen van afwezigheid worden niet aanvaard. 

Indien je je geldig medisch attest nog niet hebt toegevoegd aan het formulier, dien je dit ten laatste 3 kalenderdagen na het gemiste examen én ten laatste de dag van de nieuwe examenkans aan het faculteitssecretariaat te bezorgen via mail.

Overmacht door werk

Als je als werkstudent niet in staat bent aanwezig te zijn op een (deel)examen door een werkgerelateerde verplichting, meld je door bovenstaand online overmachtsformulier in te vullen en dit ingevulde formulier samen met de nodige bewijsstukken toe te voegen.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, volg je de instructies zoals hierboven omschreven. Je voegt als bijlage aan het online overmachtsformulier de nodige bewijsstukken toe.

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat

Je mist een verplichte les

Verwittig zo snel mogelijk de docent (of assistent) van het vak met je faculteitssecretariaat in cc. In geval van een langdurige afwezigheid kan je best ook je studietrajectbegeleider contacteren.

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

Je hoeft niemand te verwittigen en krijgt geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen. Je krijgt wel de kans om je examen af te leggen in de volgende examenperiode, mits je nog voldoende examenkansen over hebt. Als je niet deelneemt aan een gepland mondeling examen, dien je de docent via e-mail zelf te informeren over je afwezigheid vóór het tijdstip van je mondeling examen. 

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens overmacht
 

Vul het online overmachtsformulier in

• Vul het online overmachtsformulier in ten laatste op de dag van het (gemiste) examen.
• Bezorg een geldig bewijs van overmacht (ziektebriefje, overlijdensbericht,...) ten laatste 3 kalenderdagen na de examendatum aan het faculteitssecretariaat via e-mail, indien dit nog niet doorgestuurd werd met het online formulier.
• Scroll op deze pagina naar beneden om te weten wat een geldig medisch attest inhoudt.
• De faculteit brengt je op de hoogte indien een inhaalexamen mogelijk is. Bevestig je deelname voor de deadline vermeld in deze e-mail, anders mag je niet deelnemen aan het inhaalexamen.
• Alle communicatie met betrekking tot overmacht en inhaalexamens verloopt via het faculteitssecretariaat. We vragen je geen contact op te nemen met de docent (of assistent).
   

Overmacht door werk

Als je als werkstudent niet in staat bent aanwezig te zijn op een verplichte les door een werkgerelateerde verplichting, dan bezorg je een geldig attest aan je faculteitssecretariaat, ten laatste op de dag van de verplichte les. Indien je niet kan deelnemen aan een examen, wordt een werkverplichting niet als overmacht beschouwd (tenzij in uitzonderlijke, acute omstandigheden), aangezien de examenperiode reeds van het begin van het academiejaar gekend is.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, verwittig dan je faculteitssecretariaat uiterlijk op de dag van je examen of verplichte les, en lever een geldig attest in (overlijdensbericht waaruit de graad van verwantschap blijkt).

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat

Je mist een verplichte les

Verwittig zo snel mogelijk de docent (of assistent) van het vak met je faculteitssecretariaat in cc. In geval van een langdurige afwezigheid kan je best ook je studietrajectbegeleider contacteren.

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

Je hoeft niemand te verwittigen en krijgt geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen. Je krijgt wel de kans om je examen af te leggen in de volgende examenperiode, mits je nog voldoende examenkansen over hebt. Als je niet deelneemt aan een gepland mondeling examen, dien je de docent via e-mail zelf te informeren over je afwezigheid vóór het tijdstip van je mondeling examen. 

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens overmacht

 

Vul het overmachtsformulier in

• Bezorg dit ten laatste op de dag van het examen aan je faculteitssecretariaat en de titularis van het desbetreffende vak in cc. Dit geldt enkel voor vakken van de faculteit Letteren en Wijsbegeerte. 
• Bezorg een geldig bewijs van overmacht (ziektebriefje, overlijdensbericht,...) ten laatste 3 kalenderdagen na de examendatum aan het faculteitssecretariaat via e-mail.
• De faculteit brengt je op de hoogte indien een inhaalexamen mogelijk is.
  
   

Overmacht door werk

Als je als werkstudent niet in staat bent aanwezig te zijn op een verplichte les door een werkgerelateerde verplichting, dan bezorg je een geldig attest aan je faculteitssecretariaat, ten laatste op de dag van de verplichte les. Indien je niet kan deelnemen aan een examen, meld je dit uiterlijk 3 weken voor de start van de examenperiode.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, verwittig dan je faculteitssecretariaat uiterlijk op de dag van je examen of verplichte les, en lever een geldig attest in.

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat

Je mist een verplichte les

Verwittig zo snel mogelijk de docent (of assistent) van het vak met je faculteitssecretariaat in cc. In geval van een langdurige afwezigheid kan je best ook je studietrajectbegeleider contacteren.

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

Je hoeft niemand te verwittigen en krijgt geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen. Je krijgt wel de kans om je examen af te leggen in de volgende examenperiode, mits je nog voldoende examenkansen over hebt. Als je niet deelneemt aan een gepland mondeling examen, dien je de docent via e-mail zelf te informeren over je afwezigheid vóór het tijdstip van je mondeling examen. 

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens overmacht

 

Vul het overmachtsformulier in

• Stuur het volledig ingevulde overmachtsformulier via e-mail naar de examinator van het desbetreffende vak, met het faculteitssecretariaat in cc., ten laatste op de dag van het gemiste examen.
• Bezorg een geldig bewijs van overmacht (ziektebriefje, overlijdensbericht,...) ten laatste 3 kalenderdagen na de originele examendatum via e-mail aan de examinator met het faculteitssecretariaat in cc.
• De docent of het faculteitssecretariaat brengt je via e-mail op de hoogte indien een inhaalexamen al dan niet mogelijk is.
  
   

Overmacht door werk

Als je als werkstudent niet in staat bent aanwezig te zijn op een verplichte les door een werkgerelateerde verplichting, dan bezorg je een geldig attest aan je faculteitssecretariaat, ten laatste op de dag van de verplichte les. Indien je niet kan deelnemen aan een examen, meld je dit uiterlijk 3 weken voor de start van de examenperiode.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, verwittig dan je faculteitssecretariaat uiterlijk op de dag van je examen of verplichte les en lever een geldig attest in.

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat

Je mist een verplichte les

Stuur je attest naar het faculteitssecretariaat. In geval van een langdurige afwezigheid kan je best ook je studietrajectbegeleider contacteren.

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

Je hoeft niemand te verwittigen en krijgt geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen. Je krijgt wel de kans om je examen af te leggen in de volgende examenperiode, mits je nog voldoende examenkansen over hebt. Als je niet deelneemt aan een gepland mondeling examen, is het beleefd om zelf de docent te informeren over je afwezigheid vóór het tijdstip van je mondeling examen. 

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens overmacht
 

Vul het online overmachtsformulier in

• Dien dit online formulier in ten laatste op de dag van het gemiste examen.
• Bezorg een geldig bewijs van overmacht (ziektebriefje, overlijdensbericht,...) ten laatste 3 kalenderdagen na de examendatum aan het faculteitssecretariaat via e-mail, als dit nog niet met het online overmachtsformulier werd ingediend.
• De faculteit brengt je op de hoogte indien een inhaalexamen mogelijk is.
   

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens verblijf in het buitenland

Indien je op de dag van het examen in het buitenland verblijft voor een stage of study exchange, kan je aanvragen om het examen te verplaatsen. Je vult hiervoor het onderstaand formulier in. De coördinator internationalisatie van de faculteit zal in het formulier bevestigen dat je voor een stage of je studie in het buitenland bent, waarna de aanvraag naar de docent wordt gestuurd.

Vul het online formulier in

Je mag niet sporten (op medisch voorschrift)

Je bent enkel vrijgesteld van de sportactiviteiten tijden sportlessen, maar volgt wel de lessen zelf, er kan immers nog theorie gegeven worden. Je kan wel de docent contacteren en vragen of het nuttig is om de les bij te wonen indien je niet mee kan sporten. Vraag altijd aan je dokter om zo specifiek mogelijk op te schrijven wat je wel of niet kan of mag doen. Bv. als je niet mag zwemmen, vraag dan of je wel in het water mag.

Je hebt een belangrijke sportwedstrijd tijdens een verplichte les

Je kan enkel vrijgesteld worden voor verplichte lessen omwille van sportactiviteiten als je een topsportstatuut hebt. In elk ander geval ben je niet gewettigd afwezig.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, verwittig dan je faculteitssecretariaat uiterlijk op de dag van je examen of verplichte les, en lever een geldig attest in.

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat

Je mist een verplichte les

Verwittig zo snel mogelijk de docent (of assistent) van het vak met je faculteitssecretariaat in cc. In geval van een langdurige afwezigheid kan je best ook je studietrajectbegeleider contacteren. 

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

Je hoeft niemand te verwittigen en krijgt geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen. Je krijgt wel de kans om je examen af te leggen in de volgende examenperiode, mits je nog voldoende examenkansen over hebt. Als je niet deelneemt aan een gepland mondeling examen, dien je de docent via e-mail zelf te informeren over je afwezigheid vóór het tijdstip van je mondeling examen. 

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens overmacht

 

Vul het overmachtsformulier in

• Bezorg dit ten laatste op de dag van het examen aan je faculteitssecretariaat en de titularis van het desbetreffende vak.
• Bezorg een geldig bewijs van overmacht (ziektebriefje, overlijdensbericht,...) ten laatste 3 kalenderdagen na de examendatum aan het faculteitssecretariaat via e-mail.
• De faculteit brengt je op de hoogte indien een inhaalexamen mogelijk is.
  
   

Overmacht door werk

Als je als werkstudent niet in staat bent aanwezig te zijn op een verplichte les door een werkgerelateerde verplichting, dan bezorg je een geldig attest aan je faculteitssecretariaat, ten laatste op de dag van de verplichte les. Indien je niet kan deelnemen aan een examen, meld je dit uiterlijk 3 weken voor de start van de examenperiode.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, verwittig dan je faculteitssecretariaat uiterlijk op de dag van je examen of verplichte les, en lever een geldig attest in.

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat

Je mist een verplichte les

Verwittig zo snel mogelijk de docent (of assistent) van het vak met je faculteitssecretariaat in cc. In geval van een langdurige afwezigheid kan je best ook je studietrajectbegeleider contacteren. 

Je neemt niet deel aan een examen (geen overmacht)

Je hoeft niemand te verwittigen en krijgt geen kans om een verplaatsing van je examen aan te vragen. Je krijgt wel de kans om je examen af te leggen in de volgende examenperiode, mits je nog voldoende examenkansen over hebt. Als je niet deelneemt aan een gepland mondeling examen, dien je de docent via e-mail zelf te informeren over je afwezigheid vóór het tijdstip van je mondeling examen. 

Verplaatsing van een examen aanvragen wegens overmacht

 

Vul het overmachtsformulier in

• Bezorg dit ten laatste op de dag van het examen aan je faculteitssecretariaat.
• Bezorg een geldig bewijs van overmacht (ziektebriefje, overlijdensbericht,...) ten laatste 3 kalenderdagen na de examendatum aan het faculteitssecretariaat via e-mail.
• De faculteit brengt je op de hoogte indien een inhaalexamen mogelijk is.
  
   

Overmacht door werk

Als je als werkstudent niet in staat bent aanwezig te zijn op een verplichte les door een werkgerelateerde verplichting, dan bezorg je een geldig attest aan je faculteitssecretariaat, ten laatste op de dag van de verplichte les. Indien je niet kan deelnemen aan een examen, meld je dit uiterlijk 3 weken voor de start van de examenperiode.

Overmacht door overlijden

In geval van overlijden van een familielid met bloed- of aanverwantschap tot en met de tweede graad, verwittig dan je faculteitssecretariaat uiterlijk op de dag van je examen of verplichte les, en lever een geldig attest in.

Vragen over afwezigheden of de overmachtsprocedure?

Contacteer het faculteitssecretariaat