FAQ aanmelden en inschrijven

Je kan online je aanmelding indienen via onze website. Check zeker alle nuttige informatie over aanmelden en inschrijven, zoals de deadlines, benodigde documenten, taalvoorwaarden en hoe het aanmeldingsproces eruit ziet.
=> Start je aanmelding hier

Het is onmogelijk voor ons om op voorhand te zeggen of je aanvaard zal worden voor een opleiding, daarvoor dient het online aanmeldingsproces. Stuur aub geen documenten door op voorhand om te laten checken, maar dien gewoon je aanmelding in via onze website en wacht to onze administratie deze heeft kunnen verwerken.

Alle aanmeldingscriteria en -voorwaarden staan op onze website, en op elke programmapagina vind je de specifieke toelatingsvoorwaarden terug.

Enkel studenten die aanmelden met een Belgisch diploma kunnen aanmelden voor het 2de semester, dat start in februari. Andere studenten kunnen enkel starten aan het begin van het academiejaar, in september.
=> Alles over starten in het 2de semester

Er zijn een aantal VUB beursprogramma's beschikbaar en een divers aanbod aan financiële steun.

Let wel:  Voor buitenlandse studenten zijn slechts enkele externe beurzen beschikbaar, waarvan de selectiecriteria zeer specifiek zijn en de aanvraagdeadlines vroeg vallen.
=> Hier krijg je een idee van hoeveel het kost om 1 jaar in België te studeren

Als je je vorige opleiding hebt afgewerkt, en je wil een nieuwe opleiding starten aan de VUB, kan je gewoon aanmelden. Onze administratie bekijkt je aanmelding en beslist of je kan starten aan de VUB. Check daarvoor de aanmeldingsvoorwaarden en academische vereisten.

Wil je overstapen naar de VUB midden in je opleiding? Dan worden studiepunten niet automatisch overgezet. Je zal het gekozen programma moeten starten vanaf het 1ste jaar, en je kan vrijstellingen aanvragen (zonder garantie) voor vakken die je reeds behaald hebt aan je vorige school.

Het is niet mogelijk om je aanvaarding uit te stellen. Als je toegelaten bent voor een opleiding en je wil dat uitstellen naar een volgend academiejaar, zal je gewoon een nieuwe aanmelding moeten indienen zodra de aanmeldingen voor het volgende academiejaar mogelijk zijn. Als buitenlandse student zal je ook de application fee opnieuw moeten betalen, maar je aanmelding zal sneller verwerkt worden.

Als je aanmeldt met een buitenlands diploma start het screeningsproces zodra we je application fee hebben aanvaard. Het hele proces kan tot 10 weken duren, en je wordt telkens per e-mail op de hoogte gehouden van elke nieuwe stap.

=> Aanmeldingsproces met een Belgisch diploma
=> Aanmeldingsproces met een buitenlands diploma

Als je aangemeld hebt voor een fout programma, dan kan je best gewoon een nieuwe aanmelding doen (voor de deadline) voor het juiste programma en de 'foute' aanmelding negeren.

Als je je persoonlijke informatie wil aanpassen na het indienen van je aanmelding, kan je de aanpassingen doorsturen naar studentenadministratie@vub.be met vermelding van je volledige naam en het aanmeldingsnummer (zichtbaar in je overzicht), zodat we je dossier kunnen aanpassen.

Als je de verkeerde documenten hebt toegevoegd of er ontbreken nog documenten, kan je deze doorsturen naar studentenadministratie@vub.be met vermelding van je volledige naam en het aanmeldingsnummer (zichtbaar in je overzicht), zodat we ze kunnen toevoegen aan je dossier.

Zorg ervoor dat alle benodigde documenten aanwezig zijn, anders kan je je aanmelding niet indienen. Check hier welke documenten je zal moeten uploaden tijdens je aanmelding.

Krijg je een error of is er een technisch probleem, neem dan contact op met info@vub.be of 02 629 20 10.

Als je je paswoord vergeten bent, kan je klikken op 'paswoord vergeten' om je paswoord via e-mail te resetten.

Als je met onze vorige aanmeldingstool je aanmelding hebt ingediend, wordt je aanmelding gewoon verwerkt en krijg je via e-mail updates doorheen het screeningsproces. Sinds februari 2024 hebben we een nieuwe aanmeldingstool. Als je nog geen aanmelding hebt ingediend, maak je gewoon een nieuwe account aan in de nieuwe tool en dien je daar je aanmelding in.

Als je een aanmelding wil annuleren, laat dan via studentenadministratie@vub.be weten dat je niet verder wil gaan met de aanmelding, en volg de e-mails en instructies niet meer op. Zorg er zeker voor dat je het online studiecontract niet ondertekent (indien van toepassing), zodat je niet per ongeluk inschrijft voor een fout programma.

Als je al student bent aan de VUB, en je wil een nieuwe aanmelding indienen, dan kan dat via je Student SelfService. Je mag de eerste stap overslaan (nieuwe account maken) en gewoon inpikken bij 'nieuwe aanmelding'.
=> Handleiding nieuwe aanmelding via Student SelfService

Als je een aanmelding hebt ingediend, kan je die zien staan bij je 'overzicht' in de aanmeldingstool. Je krijgt binnen de 24u ook een automatische bevestigingsmail. 
Als je een application fee moet betalen, krijg je de betaaluitnodiging ook via e-mail, binnen enkele dagen na het indienen van je aanmelding. De application fee hoef je niet tegen de aanmeldingsdeadline te betalen.

Je wordt doorheen het screeningsproces via e-mail op de hoogte gehouden telkens je status verandert. 

In je aanmeldingsoverzicht zal de status blijven staan als 'wachten op goedkeuring'. Dit is normaal, en deze verandert niet tot je klaar bent om je studiecontract te ondertekenen. Doorheen het screeningsproces zal je via e-mail telkens updates krijgen als je status verandert. 

=> Hier zijn alle stappen van het aanmeldingsproces met een Belgisch diploma
=> Hier zijn alle stappen van het aanmeldingsproces met een buitenlands diploma

Heb je het gevoel dat je al lang geen e-mail met een statusupdate meer hebt gekregen? Aarzel niet om contact op te nemen met info@vub.be of 02 629 20 10.

Werd je gevraagd om extra documenten in te sturen, en heb je na het insturen nog steeds geen bevestiging gekregen? Gelieve even geduld te hebben. Onze medewerkers verwerken de mails zo snel mogelijk en je krijgt via e-mail een update zodra de documenten aan je dossier zijn toegevoegd. Nieuwe/reminder e-mails komen telkens weer op het einde van de wachtrij terecht.

Werd je aanmelding geweigerd omdat je de aanmeldingsdeadline hebt gemist?
=> Check of je hebt aangemeld voor het correcte academiejaar. Als je een fout hebt gemaakt, dien je een nieuwe aanmelding in voor het juiste academiejaar (voor de aanmeldingsdeadline) en kan je de foute aanmelding negeren.
=> Ben je een niet-EER-student met een geldige verblijfsvergunning, stuur dan een foto van de voor- en achterkant van je verblijfsvergunning door naar studentenadministratie@vub.be. Bij goedkeuring zal onze administratie je aanmelding heropenen en verder verwerken.

In je voorwaardelijke toelatingsbrief word je gevraagd om je diploma te verifiëren (behalve als je aanmeldt met een Vlaams diploma, dan hoef je dit niet te doen). Je diploma kan pas worden geverifiëerd wanneer je het behaald hebt, dus stuur aub geen verificaties als je je programma nog niet hebt afgewerkt. Eens de verificatie in orde is, zal je tussen juli en oktober je studiecontract kunnen ondertekenen om je officieel in te schrijven. Je wordt hiervan op de hoogte gebracht via e-mail.
=> Ontdek hier hoe je je diploma kan verifiëren

Zodra je studiecontract klaar staat om te tekenen, krijg je een e-mail tijdens de inschrijvingsperiode (vanaf 1 juli). Het is niet mogelijk om je studiecontract vroeger al te tekenen. Klik op 'overzicht' in de aanmeldingstool, waar je status zal aangeven dat je je contract kan tekenen, en klik verder om je studiecontract digitaal te ondertekenen. Achteraf ontvang je het ondertekende contract via e-mail.
=> Check hier de stappen die volgen na het tekenen van je studiecontract

Ontdek welke documenten je nodig hebt voor jouw aanmelding, en meer gedetailleerde info over wat je exact moet aanleveren.
=> Check hier de benodigde documenten

Je moet voldoen aan de taalvoorwaarden (Engels of Nederlands afhankelijk van het gekozen programma) voordat je aanmelding kan worden aanvaard. Er zijn verschillende manieren om je taalkennis te bewijzen, 1 is voldoende. De verschillende taalbewijzen op onze webpagina zijn de enige die we aanvaarden. Andere taaltesten of taalbewijzen worden niet geaccepteerd.

Er zijn geen voorbereidende taalprogramma's beschikbaar. Je moet het vereiste taalniveau reeds behaald hebben op het moment dat je aan de VUB wil starten.

=> Hier vind je de taalvoorwaarden voor Nederlands en Engels
=> Check welk document je precies moet uploaden als taalbewijs 

Je kan je online aanmelding niet vervolledigen als er documenten ontbreken, dus je dienst je aanmelding best pas in wanneer je alle nodige documenten beschikbaar hebt.

Uitzondering: Het enige document dat je 'blanco' kan laten is het taalbewijs. Als je nog wacht op je taaltest(resultaten) bvb, mag je deze later nog doorsturen (voor de aanmeldingsdeadline) naar studentenadministratie@vub.be met vermelding van je volledige naam en het aanmeldingsnummer (zichtbaar in je overzicht). Enkel niet-EER-studenten mogen het taalbewijs na de deadline (31 maart) doorsturen en ten laatste op 30 juni (voor 1 juli).

Uitzondering: Als je nog een ijkingstoets of toelatingsexamen moet afleggen, maar je wil al aanmelden om een kot te kunnen aanvragen: Voeg een leeg document/pdf toe in plaats van het gevraagde bewijs, en stuur de nodige documenten later (voor de aanmeldingsdeadline) door naar studentenadministratie@vub.be met vermelding van je volledige naam en het aanmeldingsnummer (zichtbaar in je overzicht). Als je geen kot wil aanvragen, kan je best gewoon wachten met je aanmelding tot je de nodige documenten hebt.

We raden je aan om zo snel mogelijk je aanmelding te doen, ook als je je diploma nog niet behaald hebt. Als je in je laatste jaar zit, kan je een inschrijvingsbewijs uploaden in plaats van je diploma. Zorg ervoor dat de verwachte afstudeerdatum en de titel van je diploma op dit document staan.

Als je je aanmelding al hebt ingediend, en je wil nog extra of ontbrekende documenten toevoegen, mag je deze doorsturen naar studentenadministratie@vub.be met vermelding van je volledige naam en het aanmeldingsnummer (zichtbaar in je overzicht), zodat we ze kunnen toevoegen aan je dossier. Hoe sneller we alle documenten hebben, hoe sneller we je aanmelding kunnen verwerken.

Zorg ervoor dat je alle nodige documenten ingediend hebt tegen de aanmeldingsdeadline, anders kan je aanmelding niet worden verwerkt. Er is 1 uitzondering: Niet-EER-studenten mogen het taalbewijs na de aanmeldingsdeadline (31 Maart) insturen, en ten laatste op 30 juni (voor 1 juli). Geen nood als je niet meteen een antwoord krijgt op je mail, zolang je de documenten op tijd doorstuurt worden ze verwerkt en krijg je updates via e-mail.

Als je ontbrekende of extra documenten hebt doorgestuurd via e-mail, kan het even duren tot deze verwerkt worden. Tijdens de inschrijvingsperiode kan het druk worden en onze medewerkers verwerken de mails zo snel ze kunnen. Stuur aub geen reminders, want zo komt je e-mail telkens weer achteraan de wachtrij terecht. Zodra je documenten toegevoegd worden aan je dossier krijg je een update via e-mail.

Documenten moeten enkel vertaald worden door een beëdigd vertaler als ze niet beschikbaar zijn in het Engels, Nederlands, Frans of Duits. Ze moeten niet worden gelegaliseerd voor je aanmelding.
=> Meer info over het vertalen van documenten

Na het indienen van je aanmelding krijg je via e-mail de nodige instructies om de application fee te betalen. Deze e-mail kan enkele dagen op zich laten wachten, maar geen zorgen: de application fee moet niet voor de aanmeldingsdeadline worden betaald (op de factuur staat een aparte deadline voor de betaling). Betalen kan enkel via overschrijving.
=> Hier vind je meer info over hoe je de application fee kan betalen

Stuur ons aub geen betaalbewijs van je application fee, om onze mailbox niet onnodig te belasten. Je krijgt automatisch een bevestiging via e-mail zodra we je betaling hebben verwerkt.

Weet ook: de application fee hoeft niet te worden betaald voor de aanmeldingsdeadline. Zolang je aanmelding ingediend werd voor de deadline is dit voldoende. Als je de application fee betaald hebt, en je hebt na 4 weken nog geen bevestiging ontvangen, mag je contact opnemen met studentenadministratie@vub.be. 

Als je een aanmelding hebt ingediend voor het foute programma, maar wel al je application fee hebt betaald, zal je een nieuwe aanmelding moeten doen voor het correcte programma (voor de aanmeldingsdeadline) en de application fee opnieuw betalen. De application fee is niet terugbetaalbaar. Enkel als je per ongeluk hebt aangemeld voor een programma in de foute onderwijstaal, kan je aanmelden voor het juiste programma en de studentenadministratie contacteren om te vragen of ze je betaalde application fee willen overzetten van de oude naar de nieuwe aanmelding.

De application fee is niet terugbetaalbaar, ook niet als je per ongeluk te veel betaalt. Als je aanmelding wordt aanvaard en je beslist om je in te schrijven, dan wordt het volledige betaalde bedrag afgetrokken van je studiegeldfactuur.

Als je de betalingsdeadline mist die op de betaaluitnodiging staat, wordt je aanmelding afgesloten en kan je enkel verder gaan door een nieuwe aanmelding in te dienen (voor de aanmeldingsdeadline), gevolgd door een nieuwe betaaluitnodiging. Als je de betaling nog maakt na de betalingsdeadline is dit op eigen risico, zonder garantie dat onze administratie je aanmelding nog zal verwerken.

De application fee wordt enkel kwijtgescholden voor erkende vluchtelingen (officiële status) or als je in aanmerking komt voor tijdelijke bescherming in België. In dit geval neem je contact op met onze International Relations Office.

Voor andere aanvragen: Ontdek hier hoeveel het kost om 1 jaar in België te studeren.